O guia rápido para "Importação de NFS-es tomadas" tem as seções:

• O que é a importação de NFS-es tomadas?
• Como funciona a importação de NFS-es tomadas?
• Como configurar o sistema para utilizar a importação de NFS-es tomadas?
• Como é feita a consulta de NFS-es?
• Como consultar o histórico de consultas?
• Como gerar o documento de compra de serviço a partir das NFS-es tomadas?
• Como exportar as NFS-es tomadas?

O que é a importação de NFS-es tomadas?

A Nota Fiscal de Serviços Tomadas é um documento fiscal emitido quando uma empresa contrata serviços de terceiros, atuando como tomadora. Este documento detalha as operações em que a empresa é a contratante, especificando informações como o valor do serviço, tributos incidentes e a descrição da atividade realizada. A gestão adequada dessas notas é essencial para o controle fiscal e financeiro da empresa, assegurando a conformidade com as obrigações tributárias e facilitando processos de auditoria e escrituração fiscal.

O principal desafio da importação de NFS-e tomadas está na diversidade de sistemas municipais, pois cada município adota um modelo próprio de emissão e disponibilização das notas fiscais, incluindo layouts, padrões de XML, APIs e regras tributárias. Essa falta de padronização exige soluções específicas para integrar e processar os dados, tornando o processo mais complexo e demandando maior esforço técnico para garantir conformidade e eficiência.

Veja os principais benefícios de utilizar a importação de NFS-es tomadas:

• Automação: Elimina processos manuais, como cadastro de prestadores e tomadores.
• Integração Completa: Liga diretamente as informações da nota com os documentos de compra de serviço e registros financeiros.
• Conformidade Fiscal: Registra corretamente retenções de tributos e outros dados fiscais.
• Eficiência Operacional: Reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas, aumentando a precisão e agilidade.

Com essas funcionalidades, o processo de importação de NFS-e tomadas no Nomus ERP otimiza a gestão fiscal e financeira da empresa, garantindo controle e segurança em cada etapa.

Como funciona a importação de NFS-es tomadas?

A importação de NFS-e tomadas consiste em um processo que permite registrar e gerenciar as notas fiscais de serviços contratados pela empresa diretamente no sistema Nomus ERP. A funcionalidade é desenvolvida com base em uma interface intuitiva e processos automatizados para garantir eficiência e precisão. Abaixo estão os passos e recursos que definem o funcionamento:

1. Tela de gerenciamento de NFS-e Tomadas

A importação e gestão das NFS-e tomadas ocorrem em uma tela específica chamada "Notas fiscais de serviços tomadas", similar à tela "Notas fiscais destinadas". Essa tela permite:

• Importar as NFS-e tomadas.
• Visualizar as notas fiscais importadas em uma tabela.
• Gerar documentos de compra de serviço a partir das notas.
• Exportar os arquivos XML e PDFs das notas fiscais.

2. Processo de Importação

O processo começa ao clicar no botão "Importar NFS-e tomadas". Aqui está o fluxo:

• Consulta das NFS-es tomadas: O sistema inicia a busca das NFS-es tomadas, registra o início da importação e busca os arquivos XML e PDFs das NFS-es.
• Armazenamento no Banco de Dados: Os arquivos obtidos (PDF, XML e JSON com os dados).
• Cadastro Automático: O sistema realiza o "match" do prestador e tomador com registros existentes no Nomus ERP (como CNPJ e razão social). Caso o prestador ou tomador não esteja cadastrado, o sistema cria automaticamente o registro necessário.
• Histórico de Importação: Um botão específico permite acessar o histórico das notas fiscais importadas para acompanhamento.

3. Geração de Documentos de Compra de Serviço

Ao selecionar uma ou várias notas fiscais com o status "Aguardando geração do documento", o sistema permite gerar documentos de compra de serviço, automaticamente, a partir das informações da nota fiscal de serviço tomada.

4. Exportação de NFS-e Tomadas

O sistema possibilita a exportação das notas fiscais em um arquivo ".zip" que contém:

• PDFs e XMLs das notas fiscais.
• Nomeação dos arquivos com o número da nota fiscal para identificação fácil.

Como configurar o sistema para utilizar a importação de NFS-es tomadas?

Para realizar as configurações necessárias, sua empresa deve entrar em contato com o Suporte da Nomus pelo e-mail suporte@nomus.com.br. No e-mail, é importante incluir as seguintes informações:

• Certificado digital: Anexar no e-mail um arquivo PFX ou P12.
• Senha: Informar a senha do certificado.
• E-mail para aviso de vencimento do certificado digital: Informe um e-mail para que o sistema possa enviar lembretes sobre o vencimento do certificado digital.

Após o envio dessas informações para o suporte da Nomus, nossos analistas serão responsáveis por realizar as configurações necessárias.

Atenção: Alguns municípios não são homologados com o Nomus. Clique aqui para ver os municípios homologados. 

Como é feita a consulta de NFS-es?

Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas" e clique no botão "Importar NFS-es tomadas":

Ao clicar no botão "Importar NFS-e tomadas" é aberto uma tela que tem as seguintes informações:

• Período que será consultado.
• Empresas que tem integração habilitada.
• Empresas e fornecedores com dados faltando.
• Validação de cadastros.
• Botão para baixar lista de empresas e fornecedores.

A lista de empresas e fornecedores com dados faltando está disponível em um arquivo '.txt' para download. Veja um exemplo do arquivo na imagem abaixo:

A consulta abrange todas as empresas habilitadas e fornecedores ativos, independentemente de eventuais dados ausentes. A mensagem de confirmação destaca os campos faltantes sempre que a cidade exigir informações do prestador, mesmo que esses campos específicos não sejam obrigatórios.

Ao clicar no botão "Confirmar", o sistema realiza a consulta para todas as empresas com integração habilitada.

Quando for a primeira importação na empresa, como padrão o sistema sempre importa NFS-es tomadas emitidas a partir do período:

• A partir de: Data corrente - 31
• Até: Data corrente - 1

Por exemplo, se a data atual for 31/10/2024, a data "A partir de" será 30/09/2024 e a data "Até" será 30/10/2024.

Depois que a primeira importação for feita, o sistema sempre fará a importação das NFS-es tomadas emitidas a partir da data da última importação finalizada, como abaixo:

• A partir de: Data da última importação finalizada.
• Até: Data corrente - 1

As horas não são levadas em consideração nessas datas.

Caso ocorra alguma validação na consulta, o sistema exibe uma mensagem que indica as ações necessárias para que o usuário possa tentar novamente. Como somente consultas que apresentaram validações permitem uma nova tentativa, uma mesma nota não é consultada duas vezes.

O botão "Importar NFS-e tomadas" fica desabilitado se:

• Não houver empresas com integração habilitada.
• O usuário já tenha pedido uma importação na data corrente.
• Existir uma importação em andamento.

O sistema exibe uma mensagem de ajuda explicando esses motivos.

Como consultar o histórico de consultas?

Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas" e clique no botão "Ver histórico de importações":

Caso o sistema tenha encontrado falha na importação de algum município, isso é apresentado no histórico.

Durante a consulta, caso ocorram erros, o sistema tenta importar novamente até 3 vezes. Se o erro persistir, o status "ERRO" será registrado na coluna "Situação", acompanhado de detalhes sobre a causa na coluna "Mensagens de erro".

A primeira coluna apresenta a situação da consulta, que tem os ícones com as cores:

• Verde: Finalizada.
• Vermelho: Erro.
• Amarelo: Processando.

Se o status for "erro" (ícone vermelho), o usuário pode solicitar ao sistema uma nova tentativa de importação utilizando o submenu "Tentar novamente". O contador  de tentativas será reiniciado, e o sistema realizará até 3 novas tentativas de importação. Esse processo pode ser repetido quantas vezes o usuário desejar.

Como gerar o documento de compra de serviço a partir das NFS-es tomadas?

Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas", selecione uma ou mais NFS-es tomadas com status do documento "Aguardando geração do documento" e clique no botão "Gerar documento de compra de serviço".

Ao realizar esses passos, o sistema faz as seguintes ações:

• Exibe uma mensagem de confirmação da geração do documento de compra de serviço.
• Muda a coluna "Status do documento" para "Documento gerado".
• Informa na coluna "Documento de compra de serviço" o número do documento.

Essa ação também pode ser feita de forma individual pelo submenu "Gerar documento de compra de serviço".

Como exportar as NFS-es tomadas?

Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas", clique no botão "Exportar NFS-es tomadas".

Informe a empresa, o período de exportação e  clique em exportar.

O sistema faz o download do arquivo de exportação no formato ".zip", contendo:

• PDFs das NFS-es tomadas.
• XMLs das NFS-es tomadas.

Também é possível exportar esses arquivos de forma individual; Para isso, acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomados", busque pelas NFS-e tomada desejada, e no submenu, escolha entre:

• Ver PDF da NFS-e
• Ver XML da NFS-e
• Ver txt da NFS-e