Como o sistema Nomus envia emails de cobrança automáticos para os clientes?

Neste artigo vamos entender como o sistema Nomus envia emails de cobrança automáticos para os clientes.

No último artigo entendemos que a rotina de cobrança deve ser configurada para ser executada 1 vez ao dia, todos os dias, no período da manhã.

No momento da execução da rotina de cobrança, o sistema avalia todas as contas a receber e envia emails de lembrete de vencimento, cobrança após o vencimento e confirmação de recebimento para os clientes de acordo com a configuração dos passos da régua de cobrança.

A seguir vamos entender na prática como o sistema envia email de:

• Lembrete de vencimento
• Cobrança após o vencimento
• Confirmação de recebimento

Lembrete de vencimento

O sistema envia um email de lembrete de vencimento para as contas a receber pendentes e ainda não vencidas, de acordo com o preenchimento do campo "Dias antes do vencimento" nos passos com tipo "Lembrete de vencimento" na régua de cobrança.

Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Lembrete de vencimento" como abaixo:

Agora imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:

Agora vamos entender as ações que o sistema irá executar nos próximos 5 dias.

Dia 21/11/2019

• Envia 1 email de lembrete "3 dias antes do vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "202" que vence em "24/11/2019".

Dia 22/11/2019

• Envia 1 email de lembrete "3 dias antes do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "200" que vence em "25/11/2019".
• Envia 1 email de lembrete "3 dias antes do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "201" que vence em "25/11/2019".

Dia 23/11/2019

• Não envia nenhum email de lembrete de vencimento.

Dia 24/11/2019

• Envia 1 email de lembrete "no dia do vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "202" que vence em "24/11/2019".

Dia 25/11/2019

• Envia 1 email de lembrete "no dia do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "200" que vence em "25/11/2019".
• Envia 1 email de lembrete "no dia do vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente à conta "201" que vence em "25/11/2019".

Atenção, é importante entender que o sistema não aglutina mais de 1 conta a receber em 1 único email de lembrete de vencimento.

Agora vamos apresentar o envio de emails de lembrete de vencimento na nossa base de treinamento.

Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber para o "Cliente Exemplo AC":

Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de lembrete de vencimento para o "Cliente Exemplo AC" que são apresentados nas imagens a seguir.

Lembrete para a conta a receber código 514 que vence hoje

Lembrete para a conta a receber código 513 que vencerá em 3 dias

Cobrança após o vencimento

O sistema envia um email de cobrança após o vencimento para as contas a receber pendentes e vencidas de acordo com o preenchimento do campo "Dias após o vencimento" nos passos com tipo "Cobrança após vencimento" na régua de cobrança.

Por exemplo, imagine que a sua régua de cobrança tem 2 passos com tipo "Cobrança após vencimento" como abaixo:

Agora imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa tenha as seguintes contas a receber pendentes:

Agora vamos entender as ações que o sistema irá executar nos próximos 5 dias.

Dia 21/11/2019

• Envia 1 email de cobrança "3 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente às contas "300" e "301" que venceram em "18/11/2019".

Dia 22/11/2019

• Não envia nenhum email de cobrança após o vencimento.

Dia 23/11/2019

• Envia 1 email de cobrança "7 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo GO" referente à conta "302" que venceu em "16/11/2019".

Dia 24/11/2019

• Não envia nenhum email de cobrança após o vencimento.

Dia 25/11/2019

• Envia 1 email de cobrança "7 dias após o vencimento" para o "Cliente Exemplo AC" referente às contas "300" e "301" que venceram em "18/11/2019".

Atenção, no exemplo acima, perceba que aglutinamos as contas "300" e "301" em 1 único email de cobrança pois essas contas têm a mesma data de vencimento 

Para o sistema Nomus aglutinar as contas vencidas em 1 único email de cobrança é preciso marcar a configuração "Aglutinar contas a receber em atraso do cliente em 1 único email" no cadastro da empresa.

Além disso, ao marcar essa configuração, o sistema sempre vai considerar a conta a receber com a data de vencimento mais antiga, para definir a posição do cliente na régua de cobrança.

Essa questão ficará mais clara nos exemplos que apresentaremos a seguir.

Agora vamos apresentar o envio de emails de cobrança após o vencimento na nossa base de treinamento.

Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo AM":

Ainda em 18/12/2019, também tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo DF":

Perceba na imagem acima que o "Cliente Exemplo DF" tem 2 contas a receber em atraso, e que a conta a receber mais atrasada estava com 7 dias de atraso, e essa conta que será considerada pelo sistema para definir a posição do cliente na régua de cobrança.

Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de cobrança após o vencimento, 1 email de cobrança 3 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo AM", e 1 email de cobrança 7 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo DF".

Esses emails são apresentados a seguir:

Cobrança 3 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo AM"

Cobrança 7 dias após o vencimento para o "Cliente Exemplo DF"

Confirmação de recebimento

O sistema envia um email de confirmação de recebimento para as contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento.

Esse envio de email é configurado no passo com tipo "Confirmação de recebimento" na régua de cobrança através da inclusão da ação "Enviar email".

Por exemplo imagine que no dia 20/11/2019 sua empresa teve as seguintes contas a receber baixadas com pelo menos 1 recebimento:

No dia 21/11/2019 o sistema enviará 3 emails de confirmação de recebimento:

• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "400".
• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo BA" referente à conta "401".
• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo MA" referente à conta "402".

Atenção, quando uma conta a receber é baixada sem nenhum recebimento, o sistema não envia o email de confirmação de recebimento.

Além disso, na execução da 1a rotina de cobrança, o sistema envia emails de confirmação de recebimento para todas as contas a receber baixadas nos últimos 7 dias.

Agora vamos apresentar um exemplo de envio de emails de confirmação de recebimento na nossa base de treinamento.

Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento fizemos o recebimento baixando as seguintes contas a receber dos clientes "Cliente Exemplo BA" e "Cliente Exemplo MA":

Após fazer a baixas das contas informadas acima, executamos a rotina de cobrança, e o sistema enviou 2 emails de confirmação de recebimento, 1 email para o "Cliente Exemplo MA" e 1 email para o "Cliente Exemplo BA".

Esses emails são apresentados a seguir:

Confirmação de recebimento para o "Cliente Exemplo MA"

Confirmação de recebimento para o "Cliente Exemplo BA"

Separação de emails de cobrança após o vencimento por empresa

Por fim é importante destacar que os emails de cobrança após o vencimento são separados por empresa cadastrada no sistema.

Por exemplo, imagine que no dia 20/11/2019 você tenha as seguintes contas a receber pendentes do "Cliente Exemplo RS".

No dia 21/11/2019 o sistema enviará 2 emails de cobrança após o vencimento, 1 email para cada empresa, como abaixo:

• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo RS" referente à conta "500" pela empresa "01 - Matriz".
• Envia 1 email de "confirmação de recebimento" para o "Cliente Exemplo RS" referente à conta "501" pela empresa "02 - Filial"

Vamos apresentar um exemplo de envio de emails de cobrança após o vencimento na nossa base de treinamento.

Em 18/12/2019 na nossa base de treinamento tínhamos as seguintes contas a receber pendentes para o "Cliente Exemplo RS":

Perceba na imagem acima que as 2 contas vencem no mesmo dia 03/11/2019, estão com 45 dias de atraso, porém foram geradas em empresas diferentes.

A nossa régua de cobrança está configurada para enviar emails 45 dias após o vencimento.

Na execução da rotina de cobrança no dia 18/12/2019 o sistema enviou 2 emails de cobrança após o vencimento para o "Cliente Exemplo RS", um email foi enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Lucro Presumido)" e outro email foi enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Simples Nacional)"

Esses emails são apresentados a seguir:

Email enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Simples Nacional)"

Email enviado pela empresa "Indústria Sucesso (Lucro Presumido)"