Geração de adiantamento a fornecedores no processo de compras

 

Esse artigo apresenta a geração de adiantamento a fornecedores no processo de compras.

 

Para entender o que é adiantamento a fornecedores leia este artigo aqui, e para entender como configurar o sistema para fazer adiantamento a fornecedores leia este artigo aqui.

 

Para facilitar o entendimento do processo de geração de adiantamento a fornecedores no processo de compras, suponha que a sua empresa negocie a compra de 50.000 kg de polietileno de alta densidade com um fornecedor, ao preço unitário de R$ 3,00, totalizando um pedido de compra no valor de R$ 150.000, com um adiantamento de R$ 60.000 antes do recebimento, e o pagamento do valor restante de R$ 90.000 em 30 dias após o recebimento.

 

O valor de R$ 60.000 pago ao fornecedor antes do recebimento do produto trata-se de um adiantamento ao fornecedor pois foi pago pela sua empresa antes do recebimento do produto solicitado ao fornecedor.

 

Passo 1) Criação do pedidos de compra

 

O primeiro passo é a criação do pedido de compra.

 

Na criação do pedido de compra devemos selecionar uma condição de pagamento configurada para gerar adiantamento e clicar no botão "Gerar parcelas".

 

Após clicar no botão "Gerar parcelas", o sistema irá selecionar a opção "Sim" na coluna "Gera adiantamento" em todas as parcelas configuradas para gerar adiantamento.

 

No nosso exemplo o sistema selecionou a opção "Sim" na parcela 1 no valor de R$ 60.000 que será adiantado ao fornecedor.

 

Apresentamos a seguir uma imagem da aba "Condições de pagamento" na tela de pedidos de compra:

 

Nessa imagem destacamos:

• Valor total financeiro: R$ 150.000
• Condição de pagamento: A condição de pagamento "Adiant. de 40% mais 1 parcela para 30 dias" foi selecionada. Essa condição de pagamento está configurada para gerar adiantamento da 1a parcela.
• Gera adiantamento: A opção "Sim" foi selecionada para a parcela 1.
• Valor da parcela 1: A parcela 1 está com o valor de R$ 60.000 que corresponde ao valor do adiantamento ao fornecedor que será pago pela empresa.

 

Após salvar o pedido de compra, acesse a tela de contas a pagar e veja que o sistema gerou uma conta a pagar com tipo "Adiantamento a fornecedor" no valor de R$ 60.000.

 

Essa conta a pagar é apresentada na imagem a seguir:

 

Nessa imagem destacamos:

• Tipo de conta: Informa que o tipo de conta gerado foi de "Adiantamento a fornecedor".
• Valor a pagar: Informa que o valor a pagar do adiantamento ao fornecedor é de R$ 60.000.
• Descrição do lançamento: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor foi gerada a partir da parcela 1 de 2 do pedido de compra PC 00030.
• Status: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor está com status "Pendente" pois ela ainda não foi paga.

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Passo 2) Pagamento do adiantamento ao fornecedor

 

O segundo passo é o pagamento do adiantamento ao fornecedor.

 

Esse pagamento deve ser feito no momento em que a sua empresa paga o adiantamento para o fornecedor.

 

Esse pagamento pode ser feito de diversas maneiras no sistema Nomus como:

• Submenu "Pagar" ao clicar em uma conta a pagar
• Botão "Ações > Pagar em lote" ao selecionar uma ou mais contas a pagar
• Conciliação de arquivo OFX

 

Em nosso exemplo faremos o pagamento da conta a pagar de adiantamento a fornecedor através do submenu "Pagar" conforme destacado na imagem a seguir:

 

Após clicar no submenu "Pagar" vamos salvar o pagamento do adiantamento ao fornecedor no valor de R$ 60.000 conforme apresentado na imagem a seguir:

Após salvar o pagamento, a conta a pagar de adiantamento a fornecedor fica com status "Baixada" e com saldo a pagar igual a zero.

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Passo 3) Geração do documento de entrada

 

O terceiro passo é a geração do documento de entrada.

 

O documento de entrada deve ser gerado quando o produto é recebido do fornecedor.

 

Em nosso exemplo geramos o documento de entrada para o pedido de compra no valor de R$ 150.000 com adiantamento de R$ 60.000.

 

Apresentamos a seguir uma imagem da aba "Condições de pagamento" na tela de documentos de entrada:

Nessa imagem destacamos:

• Valor total financeiro: R$ 150.000
• Botão "Ver adiantamento": Ao clicar nesse botão é possível ver os adiantamento gerados para o pedido de compra vinculado ao documento de entrada.
• Quadro "Parcelas": Perceba no quadro "Parcelas" que o sistema gerou 2 parcelas, inclusive para a parcela 1 no valor de R$ 60.000 que foi adiantada ao fornecedor.
• Gera conta a pagar: Veja que este campo está marcado indicando que o sistema vai gerar contas a pagar no módulo financeiro ao salvar o documento de entrada.

 

Ao clicar no botão "Ver adiantamentos" o sistema exibe o quadro apresentado a seguir:

Nessa imagem destacamos:

• Tipo de conta: Informa que o tipo de conta gerado foi de "Adiantamento a fornecedor".
• Valor pago: Informa que o valor de R$ 60.000 do adiantamento ao fornecedor já foi pago.
• Pedido de compra origem: Informa que a conta a pagar de adiantamento a fornecedor foi gerada a partir do pedido de compra PD 00030.

 

Contas a pagar

 

Após salvar o documento de entrada, acesse a tela de contas a pagar, e veja que o sistema gerou 2 contas a pagar com tipo "Confirmada".

 

A 1a conta a pagar no valor de R$ 60.000 já está com o status "Baixada" pois o sistema já fez a baixa sem numerário desta conta através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor.

 

A 2a conta a pagar no valor de R$ 90.000 está com o status "Pendente".

 

Veja essas 2 contas a pagar em destaque na imagem a seguir:

 

Nessa imagem destacamos:

• Tipo de conta: As 2 contas a pagar foram geradas com o tipo de conta "Confirmada".
• Valor a pagar: O valor a pagar da 1a conta a pagar é de R$ 60.000, e esse valor já foi baixado, e o valor a pagar da 2a conta a pagar é de R$ 90.000.
• Status: A 1a conta a pagar está com status "Baixada" pois o sistema já fez a baixa sem numerário desta conta através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor, já a 2a conta a pagar está com o status "Pendente" e ainda será paga ao fornecedor.
• Saldo a pagar: A 1a conta a pagar está com saldo a pagar zero pois ela já foi baixada, e a 2a conta a pagar está com saldo a pagar de R$ 90.000.

 

Baixa sem numerário por compensação com adiantamento a fornecedor

 

Agora vamos entender como o sistema fez a baixa sem numerário da 1a conta a pagar no valor de R$ 60.000 através da compensação com o adiantamento pago ao fornecedor.

 

Para isso clique nesta conta a pagar e selecione o submenu "Acessar" destacado na imagem a seguir:

 

Após clicar no submenu "Acessar" veja as informações do quadro "Baixas sem numerário realizadas nesta conta a pagar".

 

Esse quadro apresenta as baixas sem numerário realizadas na conta a pagar, como na imagem a seguir:

Nessa imagem destacamos:

• Tipo de baixa: Informa que a baixa sem numerário teve o tipo "Compensação com adiantamento a fornecedor".
• Valor da baixa: Veja que o valor da baixa foi de R$ 60.000.
• Código da conta a pagar utilizada para baixa: Informa o código da conta a pagar de adiantamento a fornecedor que foi utilizada para baixa.

 

Agora vamos entender como essa baixa fica registrada na conta a pagar de adiantamento a fornecedor.

 

Para isso clique na conta a pagar de adiantamento a fornecedor que já está baixada e selecione o submenu "Acessar".

 

Após clicar no submenu "Acessar" veja as informações do quadro "Baixas sem numerário realizadas por esta conta a pagar".

 

Esse quadro apresenta as baixas sem numerário realizadas pela conta a pagar, como na imagem a seguir:

Nessa imagem destacamos:

• Tipo de baixa: Informa que a baixa sem numerário realizada teve o tipo "Compensação com adiantamento a fornecedor".
• Valor da baixa: Veja que o valor da baixa foi de R$ 60.000.
• Código da conta a pagar baixada: Informa o código da conta a pagar confirmada que foi baixada através de compensação com adiantamento ao fornecedor.