O guia rápido de aprovação para pagamento de contas a pagar tem as seções:

• O que é a aprovação para pagamento de contas a pagar?
• Como configurar o sistema para utilizar a aprovação para pagamento de contas a pagar?
• Como aprovar o pagamento de contas a pagar?
• Como o sistema bloqueia o pagamento de contas a pagar aguardando aprovação ou reprovadas?

O que é a aprovação para pagamento de contas a pagar?

O processo de aprovação para pagamento de contas a pagar garante que todas as contas a pagar só poderão ser pagas após a aprovação de usuários autorizados evitando pagamentos indesejáveis pelo setor Financeiro.

Quando você trabalha com esse processo o sistema Nomus passa a controlar o status na aprovação para pagamento de todas as contas a pagar, com 3 status possíveis:

• Aguardando aprovação
• Aprovado
• Reprovado

O status "Aguardando aprovação" é definido para todas as contas a pagar criadas no sistema.

As contas a pagar aguardando aprovação são avaliadas por usuários que decidem se irão aprovar ou reprovar o pagamento.

Quando o usuário aprova o pagamento, o status é modificado para "Aprovado", e quando o usuário reprova o pagamento, o status é modificado para "Reprovado".

Somente contas a pagar com status "Aprovado" podem ser pagas pelo setor FInanceiro.

Como configurar o sistema para utilizar a aprovação para pagamento de contas a pagar?

Configuração geral

Para habilitar a aprovação para pagamento de contas a pagar selecione a opção "Sim" na configuração geral "Habilitar aprovação para pagamento na conta a pagar".

Após habilitar essa configuração geral, acesse a tela "Contas a pagar" e veja que o sistema já vai exibir uma caixa com o "Status na aprovação para pagamento" dentro da coluna "Status" conforme em destaque na imagem a seguir:

Cadastro de grupos de usuários

No cadastro de grupos de usuários você deve habilitar as permissões relacionadas ao processo de aprovação para pagamento de contas a pagar:

• Aprovar pagamento da conta a pagar: Usuário tem permissão para aprovar pagamento de contas a pagar.
• Reprovar pagamento da conta a pagar: Usuário tem permissão para reprovar pagamento de contas a pagar.
• Reverter decisão de pagamento da conta a pagar: Usuário tem permissão para estornar aprovação para pagamento de contas a pagar e estornar reprovação para pagamento de contas a pagar.

Geralmente recomenda-se habilitar todas as 3 permissões para os usuários que ficarão responsáveis pela aprovação para pagamento de contas a pagar.

Como aprovar o pagamento de contas a pagar?

Aprovar pagamento de contas a pagar

Para aprovar o pagamento de uma conta a pagar, acesse a tela Contas a pagar, clique em uma conta com status na aprovação para pagamento "Aguardando aprovação" e utilize o submenu "Aprovar pagamento".

Se desejar pesquisar todas as contas a pagar aguardando aprovação para pagamento selecione a opção "Pagamento aguardando aprovação" no campo de pesquisa avançada "Status na aprovação para pagamento".

Após aprovar o pagamento veja que o status na aprovação para pagamento foi modificado para "Aprovado", e ao passar o mouse em cima da caixa de status, veja o usuário responsável pela aprovação e a data/hora da aprovação, conforme apresentado na imagem a seguir:

Se desejar é possível aprovar contas a pagar em lote, selecionando uma ou mais contas a pagar, utilizando a função especial "Aprovação para pagamento", clicando no botão "Aprovar pagamento", conforme em destaque na imagem a seguir:

Ao clicar o botão "Aprovar pagamento" o sistema irá aprovar o pagamento de todas as contas a pagar selecionadas e com status na aprovação para pagamento "Aguardando aprovação".

Contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Aprovado" ou "Reprovado" não são consideradas pelo sistema.

Reprovar pagamento de contas a pagar

Para reprovar o pagamento de uma conta a pagar acesse a tela Contas a pagar, clique em um conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Aguardando aprovação" e utilizar o submenu "Reprovar pagamento".

Se desejar pesquisar todas as contas a pagar aguardando aprovação para pagamento selecione a opção "Pagamento aguardando aprovação" no campo de pesquisa avançada "Status na aprovação para pagamento".

Após reprovar o pagamento veja que o status na aprovação para pagamento foi modificado para "Reprovado", e ao passar o mouse em cima da caixa de status, veja o usuário responsável pela reprovação e a data/hora da aprovação, conforme apresentado na imagem a seguir:

Se desejar é possível reprovar contas a pagar em lote, selecionando uma ou mais contas a pagar, utilizando a função especial "Aprovação para pagamento", clicando no botão "Reprovar pagamento", conforme em destaque na imagem a seguir:

Ao clicar o botão "Reprovar pagamento" o sistema irá reprovar o pagamento de todas as contas a pagar selecionadas e com status na aprovação para pagamento "Aguardando aprovação".

Contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Aprovado" ou "Reprovado" não são consideradas pelo sistema.

Estornar aprovação para pagamento de contas a pagar

Caso você se arrependa da aprovação de uma conta a pagar, acesse a tela Contas a pagar, clique em um conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Aprovado" e utilizar o submenu "Estornar aprovação para pagamento", destacado na imagem a seguir:

Após estornar a aprovação para pagamento, o status na aprovação para pagamento será modificado "Aguardando aprovação".

Se desejar pesquisar todas as contas a pagar aprovadas para pagamento selecione a opção "Pagamento aprovado" no campo de pesquisa avançada "Status na aprovação para pagamento".

Se desejar é possível estornar a aprovação para pagamento em lote, selecionando uma ou mais contas a pagar, utilizando a função especial "Aprovação para pagamento", clicando no botão "Estornar aprovação para pagamento", conforme em destaque na imagem a seguir:

Ao clicar o botão "Estornar aprovação para pagamento" o sistema irá estornar a aprovação para pagamento de todas as contas a pagar selecionadas e com status na aprovação para pagamento "Aprovado".

Contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" ou "Aguardando aprovação" não são consideradas pelo sistema.

Estornar reprovação para pagamento de contas a pagar

Caso você se arrependa da reprovação de uma conta a pagar, acesse a tela Contas a pagar, clique em um conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" e utilizar o submenu "Estornar reprovação para pagamento", destacado na imagem a seguir:

Após estornar a reprovação para pagamento, o status na aprovação para pagamento será modificado "Aguardando aprovação".

Se desejar pesquisar todas as contas a pagar reprovadas para pagamento selecione a opção "Pagamento reprovado" no campo de pesquisa avançada "Status na aprovação para pagamento".

Se desejar é possível estornar a reprovação para pagamento em lote, selecionando uma ou mais contas a pagar, utilizando a função especial "Aprovação para pagamento", clicando no botão "Estornar reprovação para pagamento", conforme em destaque na imagem a seguir:

Ao clicar o botão "Estornar reprovação para pagamento" o sistema irá estornar a reprovação para pagamento para de todas as contas a pagar selecionadas e com status na aprovação para pagamento "Reprovado".

Contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Aprovado" ou "Aguardando aprovação" não são consideradas pelo sistema.

Como o sistema bloqueia o pagamento de contas a pagar aguardando aprovação ou reprovadas?

Ao habilitar o processo de aprovação para pagamento de contas a pagar, somente contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Aprovado" podem ser pagas pelo setor FInanceiro.

Logo, o sistema bloqueia o pagamento de qualquer conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" ou "Aguardando aprovação".

Bloqueio no submenu Pagar na tela de contas a pagar

Na tela de contas a pagar, ao clicar em uma conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" ou "Aguardando aprovação", e selecionar o submenu "Pagar", o sistema vai bloquear o pagamento.

Na imagem a seguir destacamos o submenu "Pagar" e a mensagem de validação apresentada pelo sistema:

Bloqueio no botão Pagar em lote na tela de contas a pagar

Na tela de contas a pagar, ao selecionar uma ou mais contas a pagar, e clicar no botão "Ações > Pagar em lote", o sistema vai bloquear o pagamento de todas as contas a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" ou "Aguardando aprovação".

Na imagem a seguir destacamos o botão "Pagar em lote" e a mensagem de validação apresentada pelo sistema:

Bloqueio no botão Confirmar conciliação na tela de conciliação bancária através do arquivo OFX

Na tela de conciliação bancária através do arquivo OFX, ao selecionar uma conta a pagar com status na aprovação para pagamento "Reprovado" ou "Aguardando aprovação", e clicar no botão "Confirmar conciliação", o sistema vai bloquear a conciliação.

Na imagem a seguir destacamos o botão "Confirmar conciliação" e a mensagem de validação apresentada pelo sistema: