O guia rápido para "Conferência de pedidos de compra" tem as seções:

• O que é Conferência de Pedidos de Compra?
• Como funciona a Conferência de pedidos de compra no Nomus?
• Como configurar o sistema para utilizar a Conferência de pedidos de compra?
  • Configuração geral
  • Grupos de usuário
• Como utilizar a conferência de pedidos de compra no Nomus?
  • Status dos itens de pedido de compra
  • Como iniciar a conferência de pedidos de compra?
  • Como registrar a conferência dos itens do pedido?
  • Como ver as conferências realizadas?
• Vínculo entre pedidos de compra e documentos de entrada

O que é Conferência de Pedidos de Compra?

Na rotina industrial, a conferência de pedidos de compra é uma etapa essencial para garantir que os insumos, matérias-primas, componentes ou produtos adquiridos estejam de acordo com o que foi solicitado ao fornecedor.

Essa funcionalidade permite que as equipes de recebimento validem cada item entregue, evitando erros que impactam diretamente a produção, o estoque e o financeiro da fábrica.

A conferência de pedidos de compra é importante para:

• Evitar paralisações na produção por recebimento de materiais errados ou incompletos;
• Garantir que a quantidade e unidade de medida estejam corretas antes de liberar o item para uso ou armazenagem;
• Fortalecer o controle de qualidade e a rastreabilidade de insumos críticos;
• Proteger a empresa contra falhas de entrega, custos extras e divergências fiscais;

Por exemplo, imagine uma indústria de móveis que compra parafusos, chapas de MDF, tecidos e espumas para fabricar cadeiras. Ao receber uma entrega de espumas, a equipe de recebimento confere o pedido de compra no sistema e verifica se a quantidade, o tipo de espuma, a densidade e a unidade de medida estão de acordo com o que foi solicitado ao fornecedor.

Durante a conferência, a equipe percebe que foram entregues 80 placas de espuma, mas o pedido era de 100 placas, além de identificar que parte do material possui uma densidade diferente da especificada para o produto final.

Sem essa conferência, o material poderia ser liberado para o estoque ou para a produção, causando atrasos, retrabalho, perda de qualidade no produto e até problemas no custo final da cadeira. Com a conferência de pedidos de compra, a indústria consegue registrar a divergência, bloquear o recebimento incorreto e acionar o fornecedor antes que o erro impacte a produção.

Como funciona a Conferência de pedidos de compra no Nomus?

Abaixo, um resumo de como funciona a conferência de pedidos de compra no Nomus.

• A conferência pode ser feita por item do pedido;
• Permite validar dados como: quantidade, unidade, status, observações e resultado da conferência;
• Possui controle de status: Em conferência, Conferência aprovada ou Conferência reprovada;
• Integra-se ao documentos de entrada, impedindo o recebimento de itens não aprovados.

Como configurar o sistema para utilizar a Conferência de pedidos de compra?

Segue abaixo as configurações necessárias referentes a conferência de pedidos de compra:

Configuração geral

Acesse a tela "Configuração geral" e avalie as seguintes configurações:

• Ativar conferência em pedidos de compras: Ao ativar essa configuração, o sistema permite indicar que o pedido está sendo conferido na tela de Pedidos de compra. E ao ser conferido, é possível liberar o pedido para entrada ou indicar alguma divergência no recebimento do pedido. Além disso, só deve ser possível vincular pedidos de compra a documentos de entrada, quando o item do pedido estiver aprovado na conferência com status "Conferência aprovada".
• Permitir alterar a decisão final da conferência pelo sistema: Essa configuração só é habilitada para edição quando a configuração "Ativar conferência em pedidos de compras" estiver habilitada.
  Quando a conferência está sendo concluída, o sistema faz automaticamente uma análise da conferência para decidir se a conferência está aprovada ou não. Quando essa configuração está desativada, a decisão de conferência aprovada ou reprovada é feita 100% pelo sistema. Caso a configuração esteja habilitada, o sistema permite que o usuário altere a decisão final sugerida pelo sistema.

Grupos de usuário

Acesse a tela "Grupos de usuários" e habilite as permissões abaixo para os grupos de usuários que necessitam acessar essa funcionalidade:

• Permitir iniciar a conferência no pedido de compra e seus itens
• Permitir registrar conferência no pedido de compra e seus itens
• Ver registro de conferências realizadas

Como utilizar a conferência de pedidos de compra no Nomus?

Status dos itens de pedido de compra

A funcionalidade de conferência do pedido de compra conta com alguns status específicos que ajudam a acompanhar e controlar cada etapa desse processo. Esses status foram criados para facilitar o entendimento sobre o andamento da conferência e orientar as ações necessárias dentro do sistema. São eles:

• Em conferência: Pedido está em análise, aguardando verificação.
• Conferência aprovada: Análise finalizada e validada sem pendências.
• Conferência reprovada: Análise concluída com divergências ou problemas identificados.

Como iniciar a conferência de pedidos de compra?

Para iniciar a conferência do pedido de compra e de seus itens, é necessário que os itens estejam com os seguintes status:

• Liberado
• Atendido parcialmente
• Conferência reprovada

Acesse a tela "Pedidos de Compra", localize o pedido que deseja iniciar a conferência e, no submenu, clique em "Iniciar conferência do pedido de compra".

Ao selecionar essa opção, o sistema atualiza o status dos itens do pedido para "Em conferência".

Caso não deseje alterar o status de todos os itens do pedido de compra, é possível seguir o mesmo caminho acessando o submenu do item específico que deseja iniciar a conferência.

Como registrar a conferência dos itens do pedido?

Para iniciar o registro da conferência dos itens do pedido de compra, é necessário que pelo menos um dos itens esteja com o status "Em conferência".

Acesse a tela "Pedidos de Compra", localize o pedido que deseja registrar a conferência e, no submenu, clique em "Registrar conferência dos itens do pedido de compra".

Caso não deseje registrar a conferência de todos os itens do pedido de compra, é possível seguir o mesmo caminho acessando o submenu do item específico que deseja registrar a conferência.

Ao clicar no submenu "Registrar conferência dos itens do pedido de compra", o sistema abre uma  tela chamada "Registro de conferência dos itens do pedido de compra".

Na aba "Registro de conferência", o sistema apresenta uma tabela de informações sobre o pedido de compra, com as seguintes colunas:

• Pedido: Código do pedido de compra selecionado.
• Empresa: Empresa do pedido de compra selecionado.
• Fornecedor: Fornecedor do pedido de compra selecionado.
• Valor total: Valor total do pedido de compra selecionado.

Abaixo, o sistema apresenta outra tabela para o usuário preencher com os dados da conferência. Segue abaixo cada coluna apresentada na tabela:

• Itens: Código do item do pedido de compra selecionado.
• Código do Produto.
• Descrição do produto.
• Qtde pedida: Quantidade pedida ao fornecedor.
• Qtde recebida: Quantidade já registrada como entrada no sistema.
• Saldo a receber: Quantidade restante a ser registrada como entrada no sistema.
• Valor unitário: Valor unitário do item do pedido de compra.
• Valor total dos produtos com desconto: Valor total dos produtos com desconto do item do pedido de compra.
• IPI: Valor do IPI.
• ICMS ST: Valor do ICMS ST.
• Qtde já conferida: O somatório de todas as conferências desse item do pedido. 

• Unidade de medida da conferência: O sistema sugere automaticamente a unidade de medida do item do pedido de compra. O comportamento varia conforme o caso:

   

  • Se a unidade do item do pedido for igual à unidade principal do produto, o sistema exibe apenas essa unidade.
  • Se forem diferentes, o sistema apresenta ambas as unidades, que são (Importante: Mesmo quando as duas unidades são exibidas, o sistema sugere, por padrão, a unidade utilizada no item do pedido de compra(:
    • A unidade informada no item do pedido de compra;
    • A unidade de medida principal do produto.

• Qtde conferida: Informe a quantidade efetivamente conferida no recebimento.
• Qtde conferida na U.M principal do produto: O sistema calculada de forma dinâmica. Sempre que o usuário altera o campo "Unidade de medida da conferência" e/ou o valor da "Qtde conferida". Segue os possíveis comportamentos do sistema:
  • Caso a unidade de medida escolhida seja a mesma unidade de medida principal do produto, então nesse campo, o sistema apresenta o mesmo valor informado na coluna "Qtde conferida", e ao lado o sistema apresenta o símbolo da unidade de medida do produto.
  • Caso a unidade de medida escolhida seja diferente da unidade de medida principal do produto, o sistema converte o valor digitado no campo "Qtde conferida" para a unidade de medida principal do produto, e ao lado o sistema apresenta o símbolo da unidade de medida principal do produto. Essa conversão é feita com base na conversão das unidades de medidas secundárias cadastradas no produto.

•  Nº da NF-e do fornecedor: Informe o número da nota fiscal do fornecedor. Campo opcional.
• Conferência concluída?: Marque caso a conferência esteja concluída. 
• Decisão da conferência pelo sistema: Abaixo, os possíveis comportamentos do sistema:
  • Ao concluir a conferência, o sistema verifica se a soma entre os valores das colunas "Qtde já conferida" e "Qtde conferida na U.M. principal do produto" é igual à "Qtde do item do pedido de compra". Caso essa condição seja atendida, o sistema sugere automaticamente o status "Conferência aprovada", destacado na cor verde.
  • Ao concluir a conferência, o sistema verifica se a soma entre os valores das colunas "Qtde já conferida" e "Qtde conferida na U.M. principal do produto" é igual à "Qtde do item do pedido de compra". Caso essa condição NÂO seja atendida, o sistema sugere o status como "Conferência reprovada" em vermelho. 
  • Se a conferência não está sendo concluída, o sistema não informa nenhum valor nessa coluna.
• Decisão final da conferência: Essa coluna é dinâmica e varia conforme o valor definido na coluna "Decisão da conferência pelo sistema". Ela só é preenchida quando a conferência estiver marcada como concluída, de acordo com a coluna "Conferência concluída?". O comportamento de edição depende de uma configuração geral:
  • Se a configuração geral "Permitir alterar a decisão final da conferência pelo sistema" estiver habilitada, o sistema permite que o usuário edite o valor dessa coluna manualmente.
  • Se a configuração estiver desabilitada, a coluna permanece bloqueada para edição, mas é automaticamente preenchida com a decisão sugerida pelo sistema.

• Observações: Ao clicar no ícone, o sistema abre uma janela (popup) para que o usuário possa digitar a observação desejada.

Na parte inferior da tela, o usuário pode salvar as informações ou cancelar para voltar a tela de "Pedidos de compra".

Ainda na tela "Registro de conferência dos itens do pedido de compra", na aba "Histórico de conferências", o sistema apresenta uma tabela com o histórico de conferência dos itens.

Como ver as conferências realizadas?

Acesse a tela "Pedidos de Compra", localize o pedido que deseja ver a conferência e, no submenu, clique em "Ver registros de conferências realizadas".

O sistema abre uma janela, chamada "Histórico de conferências realizadas", com o histórico de conferências

Vínculo entre pedidos de compra e documentos de entrada

O vinculo entre pedidos de compra e documentos de entrada pode ser feita de várias formas, segue abaixo cada caso:

Criação do documento de entrada pela tela "Pedido de compra"

Quando a configuração geral "Ativar conferência em pedidos de compras" estiver habilitada, o sistema permite vincular itens do pedido de compra aos itens do documento de entrada apenas quando o status do item for "Conferência aprovada".

Caso contrário, o sistema não permite a criação do documento de entrada. 

Selecionar pedidos de compra pela tela "Criação/edição de documentos de entrada"

Na "Criação/edição de documentos de entrada", com a configuração geral "Ativar conferência em pedidos de compras" ativa, o sistema busca apenas itens com status "Conferência aprovada".

Selecionar pedidos de compra pela tela "Criação/edição de item de documento de entrada"

Na "Criação/edição de item de documento de entrada", com a configuração geral "Ativar conferência em pedidos de compras" ativa, o sistema busca apenas itens com status "Conferência aprovada".

Selecionar pedidos de compra pelo botão "Vincular" no item de documento de entrada

No botão "Vincular" no item de documento de entrada, com a configuração geral "Ativar conferência em pedidos de compras" ativa, o sistema busca apenas itens com status "Conferência aprovada".

Vincular pedido na importação de XML e geração de documento de entrada com item de pedido e pedido de compra inserido no XML
 

Ao importar um XML pela tela de Documentos de entrada ou gerar um documento de entrada pela tela "Notas fiscais destinadas", o sistema é capaz de localizar automaticamente o item e vincular ao documento gerado. O sistema faz isso pelo campo xPed que indica o número do pedido de compra e pelo campo nItemPed que indica o número do item do pedido de compra. Então, ao localizar um pedido no sistema equivalente ao valor do xPed e um item nesse pedido com número equivalente ao nItemPed, o sistema gera o documento com o pedido vinculado.

Sendo assim, ao gerar o documento de entrada por um desses 2 métodos, caso o sistema localize o pedido de compra e o status do item do pedido localizado esteja diferente de "Conferência aprovada", ele NÂO realiza esse vínculo, mas  gera o documento de entrada normalmente.

Essa importação sem vínculo com o pedido só ocorre se a conferência NÂO estiver aprovada, e nesse caso, o usuário só consegue vincular ao pedido de compra na edição do documento.

Mas se a conferência estiver aprovada, e com a quantidade conferida igual a quantidade da entrada, o sistema vincula.

Agora, se a conferência estiver aprovada, mas a Qtde do item do documento entrada <= (Soma da qtde conferida do item do pedido de compra - Soma da qtde já vinculada a itens de documento de entrada anteriores), o sistema NÂO gera o documento de entrada e valida:

Por exemplo, foi criado um pedido de compra com a quantidade conferida de 3000 Kg de um item, ao dar entrada da nota com a quantidade de 9100 kg, o sistema validou:

• Os documentos a seguir não foram gerados: 6326331 (O item 1 do documento está sendo vinculado ao item 00001 do pedido de compra PC00099 com quantidade 9.100, porém a quantidade disponível com conferência aprovada nesse item do pedido é 3.000.)