O guia rápido “Importação do XML da NF-e de saída” está subdividido nas seções:
Boas práticas para utilização da importação de XML da NF-e de saída
Como funciona a criação automática de produtos a partir do XML?
Como funciona a criação automática de pessoas a partir do XML?
Como acessar a função especial “Importar arquivo XML da NF-e”?
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Como vincular o XML a pedidos de venda no momento da importação?
O que é a importação do XML da NF-e de saída?
A importação do XML da NF-e de saída é uma funcionalidade que permite:
Carregar arquivos XML de notas fiscais de venda emitidas em outros sistemas;
Interpretar automaticamente os dados do arquivo (cliente, produtos, valores, impostos, CFOP, natureza da operação etc.);
Criar um documento de saída no Nomus, já com os itens, tributos e informações fiscais;
Opcionalmente, vincular o documento de saída a pedidos de venda existentes, atualizando o status desses pedidos;
Criar novos cadastros de produtos e pessoas, quando ainda não existirem no sistema, seguindo regras configuráveis.
Na prática, a empresa consegue registrar no Nomus as saídas de mercadorias que já foram faturadas em outro emissor de NF-e, sem precisar digitar manualmente cada documento.
Veja uma imagem da tela "Importação de arquivo XML de NF-e":
Em quais situações essa funcionalidade é útil?
Alguns exemplos comuns de uso:
Vendas em marketplaces em que a NF-e é emitida pela própria plataforma ou por um emissor parceiro;
E-commerce com emissor próprio de NF-e, onde o objetivo é centralizar o controle de estoque e faturamento no Nomus;
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Empresas em fase de migração de sistema, que ainda emitem notas fiscais em outro software, mas já controlam pedidos, estoque e resultados no ERP da Nomus;
Em todos esses cenários, a importação do XML da NF-e de saída garante:
rastreabilidade entre Pedido de venda, Documento de saída e NF-e;
movimentação correta de estoque;
registros fiscais consistentes para contabilidade, financeiro e custos.
Veja o botão funções especiais na tela de documento de saída:
Boas práticas para utilização da importação de XML da NF-e de saída
Para aproveitar todo o potencial da funcionalidade e evitar problemas, recomendamos:
Organizar os XMLs antes de importar: Separe os arquivos por empresa e período. Evite misturar notas de diferentes CNPJs na mesma importação.
Conferir séries, tipos de movimentação e setores de estoque: Verifique se as séries usadas nas NF-e estão cadastradas no Nomus. Padronize os nomes dos tipos de movimentação para facilitar o "match" com a tag <natOp> do XML. Garanta que os setores de estoque estejam corretamente vinculados a produtos e tipos de movimentação.
Utilizar o vínculo com pedidos de venda sempre que houver pedido registrado: Isso melhora o controle de atendimento de pedidos e a rastreabilidade interna. A conciliação pode ser feita na importação ou depois, pela tela de “Vincular itens de pedido de venda”.
Acompanhar as mensagens e logs de erro: Quando um XML não puder ser importado (produto inexistente, tipo de movimentação não encontrado, série não cadastrada etc.), o sistema apresenta mensagens claras. Após corrigir o cadastro, é possível tentar a importação novamente.
Revisar periodicamente cadastros criados automaticamente: Ajuste descrições de produtos, grupos, tipos e métodos de ressuprimento. Revise cadastros de clientes, regimes tributários e informações fiscais.
Ao estruturar a rotina dessa forma, a importação do XML da NF-e de saída transforma-se em um aliado importante para:
reduzir lançamentos manuais;
manter o estoque sempre alinhado com as vendas realizadas em outros canais;
garantir consistência fiscal e contábil dentro do Nomus ERP Industrial.
Quais são as configurações gerais necessárias?
Antes de utilizar a importação de XML de NF-e de saída na rotina, recomendamos revisar algumas configurações gerais do sistema.
Criação automática de produtos
É possível configurar o sistema para criar produtos automaticamente quando, ao importar um XML, encontrar um código de produto que ainda não existe no cadastro.
O nome da configuração geral é "Habilitar a criação automática de produtos ao importar xml', que:
Quando a criação automática está habilitada, o sistema prepara um novo cadastro de produto com base nos campos do XML (código, descrição, NCM, unidade, origem etc.).
Quando está desabilitada, a importação do item é bloqueada até que o produto seja cadastrado manualmente.
Essa configuração é importante para evitar falhas no processo e controlar o crescimento da base de produtos.
Veja uma imagem da configuração geral em destaque:
Criação automática de pessoas (clientes)
Da mesma forma, existe uma configuração geral que define se o sistema pode criar automaticamente a pessoa (cliente) a partir dos dados do XML. O nome da configuração geral é "Habilitar a criação automática de pessoas ao importar xml". As informações importadas a partir dos dados do XML são:
CNPJ/CPF
Razão social ou nome
Endereço
E-mail e telefone, quando informados
Quando a criação automática está habilitada, a pessoa é cadastrada com a categoria “Cliente” já marcada.
Veja uma imagem da configuração geral em destaque:
Método de ressuprimento padrão
Como o XML não traz informações de método de ressuprimento dos produtos, o sistema tem uma configuração geral:
“Método de ressuprimento que será considerado na criação de produtos na importação de arquivo XML na tela de documentos de saída”
Nessa configuração, você define qual deve ser o método padrão para produtos criados automaticamente, escolhendo entre:
Comprado
Fabricado
Essa decisão afeta depois a reposição de estoque, ordens de produção e planejamento de compras.
Veja uma imagem da configuração geral em destaque:
Tipo de produto padrão
Outro campo que não existe no XML é o tipo de produto (matéria-prima, produto acabado, revenda etc.). Por isso, temos uma configuração geral:
“Tipo de produto que será considerado na criação de produtos na importação de arquivo XML na tela de documentos de saída”
Esse campo é uma combo que apresenta todos os tipos de produto cadastrados na tela “Tipos de produto”, e define o tipo padrão dos produtos criados automaticamente.
Veja uma imagem da configuração geral em destaque:
Como funciona a criação automática de produtos a partir do XML?
Quando a configuração geral para criação automática de produtos está habilitada, o Nomus usa os dados do XML para montar o cadastro, seguindo este "de / para" principal:
<cProd>: código interno do produto;
<cEAN>: código GTIN;
<xProd>: descrição;
<NCM>: associação ao NCM cadastrado (busca pelo código);
<uCom>: unidade de medida (associada pelo símbolo);
<orig>: origem do produto (nacional/importado).
Além disso:
Tipo de produto é definido pela configuração geral específica;
Método de ressuprimento é definido pela configuração geral (Comprado/Fabricado);
O controle de lote pode ser definido por regra da empresa, considerando ou não informações de lote presentes no XML.
Ao salvar o documento, o sistema exibe uma mensagem informando quantos produtos foram criados a partir da importação, permitindo que o usuário, se desejar, acesse posteriormente o cadastro para ajustes mais finos.
Como funciona a criação automática de pessoas a partir do XML?
Se a configuração geral de criação automática de pessoas estiver ativada, ao importar um XML cujo cliente não existe no cadastro, o Nomus:
cria automaticamente uma nova pessoa;
preenche CNPJ/CPF, razão social/nome, endereço, e-mail e telefone com base no XML;
marca a categoria “Cliente”.
Esse recurso é especialmente útil em operações com grande volume de clientes novos (como vendas em marketplaces).
Caso a empresa prefira controlar a criação de cadastros manualmente, basta desativar a configuração. Nesse cenário, a importação da nota só será concluída quando a pessoa já estiver corretamente cadastrada.
Como acessar a função especial “Importar arquivo XML da NF-e”?
Para utilizar a importação:
Acesse a tela “Documentos de saída”.
No topo da tela, utilize o menu de funções especiais.
Selecione a opção “Importar arquivo XML da NF-e”.
O sistema abre uma tela chamada "Importação de arquivo XML de NF-e" para carregar os arquivos e preparar os documentos de saída.
Veja o botão funções especiais na tela de documento de saída:
Como importar um ou mais XMLs ao mesmo tempo?
A função especial foi aprimorada para permitir a importação de 1 a N XMLs em uma única operação, seguindo o padrão de seleção de arquivos das telas de anexo. Segue abaixo os passos:
Na tela de importação, clique em “Selecionar arquivos”.
Escolha um ou mais arquivos XML de NF-e de saída.
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Após a seleção, o sistema processa cada XML e cria uma linha para cada arquivo, contendo:
resumo da nota;
opções de vínculo com pedidos de venda;
tabela com os itens que irão compor o documento de saída.
Se algum arquivo for inválido ou não estiver no padrão esperado de NF-e, o sistema exibe a mensagem de erro correspondente.
Veja uma imagem de uma mensagem apresentada na tela de importação do XML:
Como vincular o XML a pedidos de venda no momento da importação?
Um dos pontos mais importantes da importação é a possibilidade de vincular a NF-e a pedidos de venda já cadastrados no Nomus.
Isso pode ser feito de duas formas complementares:
pelo botão “Selecionar pedidos”, que faz um vínculo em lote;
pelo botão “Vincular” em cada item, que permite ajustes finos.
Botão “Selecionar pedidos”
Dentro de cada linha, há o botão “Selecionar pedidos”.
Ao clicar nele, o sistema abre uma tela listando itens de pedidos de venda que atendem aos seguintes critérios:
Empresa: igual à empresa do XML;
Pessoa (cliente): igual à pessoa do XML;
Produto: mesmo produto do item;
Status do pedido: “Liberado” ou “Atendido parcialmente”.
Nesse caso, você pode:
Selecionar os itens de pedido que correspondem à nota;
Confirmar em “Selecionar”.
Após essa confirmação, o Nomus vincula os itens do pedido aos itens do documento de saída que deve ser criado, preenchendo automaticamente a coluna “Itens de pedido de venda”.
Esse comportamento respeita a configuração geral:
“Aglutinar itens de pedido de venda com o mesmo código do produto e valor unitário em 1 único item de documento de saída na geração do documento de saída a partir de um pedido de venda.”
Ou seja, se a empresa utiliza aglutinação de itens, essa lógica também é aplicada na importação do XML.
Veja uma imagem do botão "Selecionar pedidos" em destaque:
Coluna “Itens de pedido de venda” e botão “Vincular”
Mesmo depois de usar o botão “Selecionar pedidos”, você ainda pode ajustar os vínculos item a item.
Na tabela de itens do XML, existe a coluna “Itens de pedido de venda”, que traz o botão “Vincular”.
O comportamento é o mesmo do documento de entrada:
Ao clicar em “Vincular”, o sistema abre uma janela para pesquisar e escolher o item de pedido de venda desejado;
A sugestão inicial considera os mesmos critérios do botão “Selecionar pedidos” (empresa, pessoa, produto, status);
É possível trocar ou definir o vínculo manualmente, inclusive quando um item do XML deve ser associado a um pedido diferente do sugerido.
Importante: o vínculo com pedidos de venda não é obrigatório. Você pode importar o XML, gerar o documento de saída e, se preferir, vincular aos pedidos mais tarde, utilizando a função específica de “Vincular pedido de venda”, que é explicada adiante.
Veja uma imagem do botão "Vincular" em destaque:
Como revisar e ajustar os itens do documento de saída?
Abaixo do botão “Selecionar pedidos”, a tela exibe uma tabela com os itens que devem ser usados para criar o documento de saída.
Grande parte das colunas é preenchida automaticamente a partir do XML, mas algumas são editáveis e exigem atenção.
Código do produto e lote
O campo “Código do produto” é obtido a partir da tag <cProd> do XML.
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O sistema tenta localizar esse código no cadastro de produtos do Nomus:
Se encontrar, assume o produto cadastrado;
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Se não encontrar:
Se a criação automática estiver habilitada, o sistema se prepara para criar o produto ao salvar;
Se estiver desabilitada, a importação desse item é bloqueada.
Quando o produto controla lote, é necessário decidir como preencher essa informação. Dependendo da parametrização:
o lote pode vir de campos específicos no XML;
o sistema pode exigir que o usuário informe o lote manualmente;
ou utilizar alguma configuração padrão definida pela empresa.
O importante é que, ao final, nenhum produto com controle de lote fique sem lote informado.
Veja uma imagem da coluna produto e lote destacados:
Tipo de movimentação
O tipo de movimentação é um campo fundamental, pois define:
se há baixa de estoque;
se há impacto fiscal e financeiro;
qual natureza a saída representa dentro da empresa.
Nesse caso, na importação:
o sistema tenta fazer o "match" do nome do tipo de movimentação com a tag <natOp> (Natureza da Operação) do XML;
se encontrar um tipo de movimentação com o mesmo nome, ele é utilizado nos itens do documento de saída;
se não encontrar, o Nomus exibe uma mensagem de orientação, por exemplo: “Não foi possível localizar um tipo de movimentação com o nome ‘XXXXX’. Será necessário revisar os cadastros de tipo de movimentação existentes e, caso necessário, cadastrar o tipo de movimentação mencionado.”
Enquanto não houver um tipo de movimentação válido, o documento de saída não pode ser salvo.
Veja uma imagem da coluna tipo de movimentação destacado:
Setor de saída e setor de entrada
Segue abaixo cada definição:
Setor de saída: é uma combo que apresenta todos os setores de estoque vinculados ao produto e ao tipo de movimentação.
Setor de entrada: é exibido apenas quando o tipo de movimentação for de natureza transferência, sendo utilizado para indicar para qual setor a mercadoria está indo.
Você pode ajustar setor por setor, item a item, caso a nota envolva diferentes locais de estoque.
Veja uma imagem das colunas setor de saída e setor de entrada destacados:
Coluna “Encerra item”
A coluna “Encerra item” funciona exatamente como na tela normal de documentos de saída:
é uma checkbox que indica se o item do documento encerra o item correspondente do pedido de venda;
o preenchimento padrão respeita a configuração geral “Comportamento padrão da coluna ‘Encerra item’ na tela de documentos de saída”.
Esse comportamento pode ser ajustado item a item durante a importação.
Veja uma imagem da coluna encerrar item destacado:
O que acontece ao salvar a importação?
Após revisar todos os itens, setores, tipos de movimentação e vínculos com pedidos, o usuário deve clicar em “Salvar”. Ao salvar, o sistema:
Cria o documento de saída no Nomus, com base nos dados do XML;
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Realiza as mesmas validações que já são feitas quando um documento de saída é criado manualmente:
obrigatoriedade de pessoa, produto, tipo de movimentação, setores de estoque;
consistência de valores e tributos;
regras fiscais específicas de cada operação;
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Atualiza o status dos itens dos pedidos de venda vinculados: se todos os itens de um pedido forem atendidos, o pedido pode ser encerrado. Caso apenas parte for atendida, o status segue as regras de atendimento parcial.
Se algum item do documento de saída não tiver vínculo com pedido de venda, o sistema pode exibir uma mensagem de alerta, como:
“Aviso: X itens do documento de saída foram criados sem vínculo com pedido de venda.”
Isso não impede a importação, mas ajuda a equipe a acompanhar os casos que precisam ser conciliados depois.
Veja uma imagem de um documento de saída criado:
Como vincular pedidos de venda depois da importação do XML?
Em muitas empresas, faz sentido importar vários XMLs rapidamente e realizar a conciliação com pedidos de venda em um momento posterior. Para isso, o Nomus oferece uma função específica.
Submenu “Vincular pedido de venda”
Na tela de Documentos de saída, ao selecionar um documento criado a partir de XML, o sistema exibe no submenu a opção:
“Vincular pedido de venda”
Essa opção:
fica disponível apenas para documentos de saída originados de importação de XML (ou conforme permissões específicas);
depende de permissões de acesso, por segurança, já que alterar vínculos de pedidos impacta relatórios e controles internos.
Veja uma imagem com o submenu em destaque:
Tela “Vincular itens de pedido de venda”
Ao clicar em “Vincular pedido de venda”, o Nomus abre a tela “Vincular itens de pedido de venda”. Nela, encontramos:
Uma tabela com o cabeçalho do documento de saída (empresa, pessoa, data, número etc.);
O botão “Selecionar pedido de venda”, com o mesmo comportamento já descrito. Onde filtra pedidos pela mesma empresa, mesma pessoa, produtos compatíveis e status adequado;
A tabela de itens do documento de saída, com a coluna “Itens de pedido de venda” e o botão “Vincular” em cada linha.
Após selecionar os itens de pedido e confirmar, o sistema:
cria o vínculo entre item do documento de saída e item do pedido de venda;
atualiza o status dos itens do pedido de venda, conforme as quantidades atendidas.
Veja uma imagem da tela Vincular itens de pedido de venda:
#VamosEmFrente
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