O guia rápido “Importação de lançamentos e agendamentos financeiros” está subdividido nas seções:
O que é a Importação de lançamentos e agendamentos financeiros?
Como funciona a aprovação automática de pagamentos importados?
O que é a Importação de lançamentos e agendamentos financeiros?
A importação de dados financeiros é um recurso que permite cadastrar informações no sistema a partir de planilhas preenchidas pelo usuário.
Com esse processo, a empresa pode importar registros como:
- contas a receber;
- contas a pagar;
- recebimentos;
- pagamentos;
- baixas sem numerário.
Antes desse recurso, esses registros precisavam ser criados manualmente no sistema. Com a importação, o usuário preenche uma planilha padronizada, envia o arquivo para o Nomus e processa os dados pela tela “Arquivos Importados Financeiro”.
Após o processamento, o sistema valida as informações da planilha e cria automaticamente os registros financeiros correspondentes.
Veja abaixo uma imagem da tela Importar Novo Arquivo:
Quais informações podem ser importadas?
A tela “Arquivos Importados Financeiro” permite trabalhar com três tipos de importação:
- Importação de contas a pagar e receber: utilizada para criar agendamentos financeiros de contas a pagar e contas a receber.
- Importação de recebimentos e pagamentos: utilizada para criar lançamentos financeiros de recebimentos ou pagamentos, com ou sem vínculo a uma conta já cadastrada.
- Importação de baixa sem numerário: utilizada para registrar baixas sem numerário em contas a pagar ou contas a receber.
Cada tipo de importação possui uma planilha própria, com campos e regras específicas.
Veja abaixo uma imagem da planilha de importação padrão de contas a pagar e receber:
Como acessar a tela Arquivos Importados Financeiro?
A tela “Arquivos Importados Financeiro” centraliza os arquivos importados relacionados aos processos financeiros.
Nessa tela, o usuário pode:
- importar um novo arquivo;
- consultar arquivos já importados;
- editar arquivos pendentes de processamento;
- baixar o arquivo de origem;
- processar arquivos pendentes;
- excluir arquivos importados;
- baixar os modelos de planilha.
Na tabela da tela, o sistema apresenta informações como:
- Código: código do arquivo importado.
- Nome do arquivo: nome do arquivo enviado pelo usuário.
- Data: data em que o arquivo foi importado.
- Tipo de importação: indica se o arquivo é de contas a pagar/receber, pagamentos/recebimentos ou baixa sem numerário.
- Usuário: usuário que realizou a importação.
- Observações: observações informadas no momento da importação, quando houver.
- Status: situação do arquivo no processo de importação.
Os status possíveis são:
- Pendente de processamento: o arquivo foi importado, mas ainda não foi processado.
- Processado: o arquivo já foi processado e os registros financeiros foram criados no sistema.
Veja abaixo uma imagem da tela “Arquivos Importados Financeiro”:
Como baixar as planilhas de importação?
Na tela “Arquivos Importados Financeiro”, o sistema disponibiliza opções para baixar os modelos de planilha.
Para isso, acesse o botão de "Funções especiais" e selecione uma das opções:
- Download da planilha de importação de contas a receber e a pagar;
- Download da planilha de importação de recebimentos e pagamentos;
- Download da planilha de importação de baixas sem numerário.
As planilhas também podem ser baixadas pelas telas relacionadas ao processo, como "Contas a receber", "Contas a pagar", "Recebimentos" e "Pagamentos".
Após preencher a planilha, recomenda-se consultar seu Analista de Implantação para validar as informações e garantir que a importação seja realizada corretamente.
Veja abaixo uma imagem do botão de funções especiais com as opções de download:
Como importar um novo arquivo financeiro?
Para importar um novo arquivo, acesse a tela “Arquivos Importados Financeiro” e clique no botão “Importar novo arquivo”.
O sistema abrirá uma tela para envio do arquivo.
Veja abaixo uma imagem da tela de importação de novo arquivo:
Nessa tela, preencha os campos conforme as orientações abaixo:
-
Tipo de importação: selecione o tipo de arquivo que dever ser importado. As opções disponíveis são:
- Importação de contas a pagar e receber;
- Importação de recebimentos e pagamentos;
- Importação de baixa sem numerário.
- Arquivo: selecione a planilha preenchida que será enviada para o sistema.
- Observações: informe uma observação sobre a importação, caso necessário.
Após preencher os campos, clique em “Salvar”.
Ao salvar, o arquivo é registrado com o status “Pendente de processamento”. Isso significa que o arquivo foi importado, mas os dados ainda não foram criados no sistema.
Caso clique em “Voltar”, o sistema retorna para a tela anterior sem realizar a importação.
Veja abaixo uma imagem da tela de importação de novo arquivo preenchida:
Como importar arquivos pelas telas financeiras?
Além da tela “Arquivos Importados Financeiro”, também é possível iniciar a importação pelas telas financeiras de origem.
Nas telas “Contas a receber” e “Contas a pagar”, o sistema disponibiliza a opção “Importação de contas a pagar e receber”.
Nas telas “Pagamentos” e “Recebimentos”, o sistema disponibiliza a opção relacionada à importação de pagamentos e recebimentos.
Ao iniciar a importação por uma dessas telas, o tipo de importação é definido automaticamente pelo sistema.
Por exemplo, ao iniciar a importação pela tela “Contas a receber”, o sistema considera que será importada uma planilha de contas a pagar e receber.
Depois de salvar o arquivo, o usuário é redirecionado para a tela “Arquivos Importados Financeiro”, onde poderá processar o arquivo importado.
Veja abaixo uma imagem do botão "Importar arquivo financeiro" na tela contas a receber:
Como processar um arquivo importado?
Depois de importar o arquivo, ele fica com o status “Pendente de processamento”.
Para processá-lo:
- Acesse a tela “Arquivos Importados Financeiro”.
- Localize o arquivo desejado.
- Clique no submenu do arquivo.
- Selecione a opção “Processar o arquivo”.
Ao processar o arquivo, o sistema realiza validações na estrutura da planilha e nas informações preenchidas.
Se não houver inconsistências, o sistema cria os registros financeiros correspondentes e altera o status do arquivo para “Processado”.
Se houver inconsistências, o sistema exibe mensagens indicando quais campos ou linhas precisam ser corrigidos.
Veja abaixo uma imagem da opção “Processar o arquivo” em destaque:
Como preencher a planilha de contas a pagar e receber?
A planilha de contas a pagar e receber deve ser utilizada para importar agendamentos financeiros.
A aba principal da planilha é chamada “Contas a pagar/receber”.
Essa planilha cria contas com base na natureza informada:
- Entrada: cria uma conta a receber.
- Saída: cria uma conta a pagar.
Os campos da planilha devem ser preenchidos conforme abaixo:
Tipo de conta
Campo obrigatório.
Informe o tipo da conta que deve ser criada. As opções aceitas são:
- Confirmada;
- Adiantamento de cliente;
- Adiantamento a fornecedor.
O texto deve ser preenchido conforme o padrão aceito pela planilha.
Natureza da conta
Campo obrigatório.
Informe a natureza da conta:
- Entrada: para criar uma conta a receber.
- Saída: para criar uma conta a pagar.
A natureza informada precisa ser compatível com a classificação financeira utilizada.
Classificação financeira
Campo obrigatório.
Informe o nome da classificação financeira cadastrada no sistema.
A classificação financeira precisa existir no Nomus e deve ter natureza compatível com o campo “Natureza da conta”.
Por exemplo:
- se a natureza da conta for "Entrada", a classificação financeira também deve ser compatível com entrada;
- se a natureza da conta for "Saída", a classificação financeira também deve ser compatível com saída.
Valor a receber/pagar
Campo obrigatório.
Informe o valor da conta a receber ou da conta a pagar.
Esse campo deve estar em formato numérico. Caso o valor possua mais casas decimais do que o sistema utiliza, o valor é arredondado conforme o padrão do Nomus.
O valor informado é utilizado como base para o valor agendado da conta.
Data de vencimento
Campo obrigatório.
Informe a data de vencimento da conta.
Essa data também é utilizada como data de agendamento da conta criada no sistema.
Data de competência
Campo obrigatório.
Informe a data de competência da conta.
Esse campo deve estar em formato de data.
Empresa
Campo obrigatório.
Informe o nome da empresa cadastrada no sistema.
O nome preenchido na planilha deve corresponder ao nome existente no cadastro de empresas do Nomus.
Conta bancária
Campo obrigatório.
Informe o nome da conta bancária cadastrada no sistema.
O nome preenchido deve corresponder ao cadastro de contas bancárias do Nomus.
Pessoa
Campo obrigatório.
Informe o nome da pessoa vinculada à conta.
O nome preenchido deve corresponder ao cadastro de pessoas do sistema.
Forma de pagamento
Campo obrigatório ou opcional, conforme a configuração geral do sistema.
Para contas a receber, o campo é obrigatório quando a configuração “Tornar preenchimento do campo Forma de pagamento obrigatório na tela de criação/edição de contas a receber” estiver habilitada.
Para contas a pagar, o campo é obrigatório quando a configuração “Tornar preenchimento do campo Forma de pagamento obrigatório na tela de criação/edição de contas a pagar” estiver habilitada.
Quando preenchida, a forma de pagamento deve corresponder ao nome cadastrado no sistema.
Descrição do lançamento
Campo opcional.
Utilize esse campo para informar uma descrição sobre a conta que deve ser criada.
A descrição deve respeitar o limite de caracteres permitido pelo sistema.
Comentários
Campo opcional.
Utilize esse campo para registrar comentários adicionais sobre a conta.
O preenchimento deve respeitar o limite de caracteres permitido pelo sistema.
Retenções
Campos opcionais.
A planilha permite informar os seguintes valores de retenção:
- Retenção de IRRF;
- Retenção de INSS;
- Retenção de ISS;
- Retenção de PIS;
- Retenção de COFINS;
- Retenção de CSLL;
- Outras retenções.
Esses campos devem ser preenchidos em formato numérico.
Quando um campo de retenção estiver em branco, o sistema considera o valor como zero.
As retenções são utilizadas nos cálculos financeiros da conta, conforme as regras de valores do sistema.
Veja abaixo uma imagem da planilha de importação de agendamentos financeiro preenchida:
Como preencher a planilha de pagamentos e recebimentos?
A planilha de pagamentos e recebimentos deve ser utilizada para importar lançamentos financeiros.
A aba principal da planilha é chamada “Pagamentos/Recebimentos”.
Essa planilha pode criar:
- Recebimentos, quando a natureza do lançamento for Entrada;
- Pagamentos, quando a natureza do lançamento for Saída.
Os campos da planilha devem ser preenchidos conforme abaixo:
Natureza do lançamento
Campo obrigatório.
Informe a natureza do lançamento:
- Entrada: cria um recebimento.
- Saída: cria um pagamento.
A natureza informada deve ser compatível com a classificação financeira e, quando houver vínculo, com o tipo da conta informada no campo “Código da conta a receber/pagar”.
Classificação financeira
Campo obrigatório.
Informe o nome da classificação financeira cadastrada no sistema.
A classificação financeira precisa existir no Nomus e deve ter natureza compatível com o campo “Natureza do lançamento”.
Empresa
Campo obrigatório.
Informe a empresa relacionada ao pagamento ou recebimento.
O nome preenchido deve corresponder ao cadastro de empresas do sistema.
Conta bancária
Campo obrigatório.
Informe a conta bancária que será utilizada no lançamento.
O nome preenchido deve corresponder ao cadastro de contas bancárias do sistema.
Forma de pagamento
Campo obrigatório ou opcional, conforme a configuração geral do sistema.
Para recebimentos, o campo é obrigatório quando a configuração “Tornar preenchimento do campo Forma de pagamento obrigatório na tela de criação/edição de recebimentos” estiver habilitada.
Para pagamentos, o campo é obrigatório quando a configuração “Tornar preenchimento do campo Forma de pagamento obrigatório na tela de criação/edição de pagamentos” estiver habilitada.
Quando preenchida, a forma de pagamento deve corresponder ao nome cadastrado no sistema.
Pessoa
Campo obrigatório quando o lançamento não estiver vinculado a uma conta pelo campo “Código da conta a receber/pagar”.
Quando o código da conta estiver preenchido, o sistema considera a pessoa vinculada à própria conta a pagar ou conta a receber.
Código da conta a receber/pagar
Campo opcional.
Informe o código da conta a receber ou da conta a pagar que deve ser vinculada ao pagamento ou recebimento.
Quando esse campo for preenchido, o sistema vincula o lançamento financeiro à conta correspondente.
É importante observar a compatibilidade entre o código da conta e a natureza do lançamento:
- um código de conta a receber deve ser utilizado com natureza "Entrada";
- um código de conta a pagar deve ser utilizado com natureza "Saída".
Se a natureza do lançamento for incompatível com o tipo da conta, o sistema impede o processamento da linha.
Valor recebido/pago
Campo obrigatório.
Informe o valor do recebimento ou pagamento.
Esse campo deve estar em formato numérico.
Quando o lançamento estiver vinculado a uma conta a pagar ou a receber, o sistema utiliza esse valor para atualizar o saldo e o status da conta, considerando também os demais pagamentos, recebimentos ou baixas já vinculados à mesma conta.
Valor taxa bancária
Campo opcional.
Informe o valor da taxa bancária, quando houver.
Esse campo deve estar em formato numérico.
A taxa bancária só pode ser utilizada em lançamentos de natureza "Entrada", ou seja, em recebimentos.
Não é permitido importar taxa bancária em lançamentos de natureza "Saída", pois pagamentos não utilizam esse campo.
Valor de multa/juros
Campo opcional.
Informe o valor de multa ou juros, quando houver.
Esse campo deve estar em formato numérico.
O sistema permite importar multa ou juros mesmo quando o valor recebido ou pago for zero, seguindo o mesmo comportamento das telas financeiras do sistema.
Valor do desconto
Campo opcional.
Informe o valor de desconto, quando houver.
Esse campo deve estar em formato numérico.
O sistema permite importar desconto mesmo quando o valor recebido ou pago for zero, seguindo o mesmo comportamento das telas financeiras do sistema.
Descrição do lançamento
Campo opcional.
Utilize esse campo para informar uma descrição sobre o pagamento ou recebimento.
A descrição deve respeitar o limite de caracteres permitido pelo sistema.
Comentários
Campo opcional.
Utilize esse campo para registrar comentários adicionais sobre o lançamento.
O preenchimento deve respeitar o limite de caracteres permitido pelo sistema.
Veja abaixo uma imagem da planilha de importação de lançamentos financeiro preenchida:
Como preencher a planilha de baixa sem numerário?
A planilha de baixa sem numerário deve ser utilizada para importar baixas em contas a pagar ou contas a receber sem movimentação financeira em conta bancária.
A aba principal da planilha é chamada “Baixa sem numerário”.
Os campos da planilha devem ser preenchidos conforme abaixo.
Código da conta a pagar/receber
Campo obrigatório.
Informe o código da conta a pagar ou da conta a receber que deve ser baixada.
O código deve corresponder a uma conta existente no sistema.
A conta informada pode ser:
- uma conta a receber;
- uma conta a pagar.
O sistema identifica o tipo da conta pelo próprio cadastro do agendamento financeiro.
Motivo da baixa
Campo obrigatório.
Informe o motivo da baixa sem numerário.
O motivo informado deve estar cadastrado no sistema.
Além disso, o sistema valida se o motivo pode ser utilizado para o tipo da conta informada.
O motivo da baixa pode estar configurado para:
- apenas contas a receber;
- apenas contas a pagar;
- contas a receber e contas a pagar.
Quando o motivo estiver configurado para ambos, ele pode ser utilizado tanto em baixas de contas a receber quanto em baixas de contas a pagar.
Data da baixa
Campo obrigatório.
Informe a data da baixa sem numerário.
Esse campo deve estar em formato de data.
Valor da baixa
Campo obrigatório.
Informe o valor da baixa sem numerário.
Esse campo deve estar em formato numérico.
O sistema utiliza esse valor para atualizar o saldo da conta vinculada, considerando também pagamentos, recebimentos e outras baixas já existentes para a mesma conta.
Observações
Campo opcional.
Utilize esse campo para registrar informações adicionais sobre a baixa.
O preenchimento deve respeitar o limite de caracteres permitido pelo sistema.
Tipo da baixa
Na importação, o sistema registra a baixa sempre como baixa forçada.
Veja abaixo uma imagem da planilha de importação de baixa sem numerário preenchida:
Como funciona a validação do motivo da baixa sem numerário?
No cadastro de motivos de baixa sem numerário, o motivo pode ser configurado para uso em:
- contas a receber;
- contas a pagar;
- contas a receber e contas a pagar.
Durante a importação da planilha de baixa sem numerário, o sistema valida se o motivo informado pode ser utilizado para a conta indicada na linha.
Por exemplo:
- se a linha informar uma conta a receber, o motivo precisa estar habilitado para contas a receber ou para ambos;
- se a linha informar uma conta a pagar, o motivo precisa estar habilitado para contas a pagar ou para ambos.
Quando o motivo estiver cadastrado apenas para contas a pagar, ele não pode ser utilizado em uma baixa de conta a receber.
Quando o motivo estiver cadastrado apenas para contas a receber, ele não pode ser utilizado em uma baixa de conta a pagar.
Quando o motivo estiver cadastrado para ambos, ele pode ser utilizado nos dois tipos de conta.
Essa validação ajuda a manter a consistência das baixas sem numerário importadas.
Como funcionam as validações da importação?
Ao processar uma planilha, o sistema realiza validações antes de criar os registros financeiros.
Essas validações ajudam a evitar inconsistências nos dados importados.
O sistema verifica, por exemplo:
- se a planilha possui as colunas obrigatórias;
- se os rótulos das colunas estão corretos;
- se existem colunas duplicadas;
- se campos obrigatórios foram preenchidos;
- se campos numéricos possuem valores válidos;
- se campos de data possuem datas válidas;
- se empresas, pessoas, contas bancárias, classificações financeiras, formas de pagamento e motivos existem no sistema;
- se a natureza da classificação financeira é compatível com a natureza da conta ou do lançamento;
- se os valores informados respeitam o saldo da conta vinculada;
- se o motivo da baixa é compatível com o tipo da conta;
- se os limites de caracteres dos campos de texto foram respeitados.
Quando o sistema identifica inconsistências, o processamento não é concluído e uma mensagem é apresentada ao usuário.
A mensagem indica o campo com problema e as linhas da planilha que precisam ser revisadas.
Veja abaixo uma imagem contendo validações ao tentar importar uma planilha de baixa sem numerários fora do padrão:
Como funciona a aprovação automática de pagamentos importados?
Quando a configuração “Habilitar aprovação para pagamento na conta a pagar” estiver habilitada, o sistema considera uma regra específica para pagamentos importados pela planilha de Pagamentos/Recebimentos.
Nesse cenário, ao importar um pagamento de conta a pagar, o pagamento é registrado com o status “Aprovada automaticamente após importação de pagamento”.
Esse status é exibido em destaque na cor amarela.
Essa regra indica que o pagamento foi aprovado automaticamente pelo processo de importação, respeitando a configuração de aprovação existente no sistema.
Esse status evita que pagamentos importados fiquem sem identificação adequada quando a empresa utiliza controle de aprovação para pagamento de contas a pagar.
Como o sistema calcula valores, saldos e status?
Ao processar pagamentos, recebimentos e baixas sem numerário, o sistema considera o valor acumulado da conta vinculada.
Isso significa que a validação não considera apenas a linha atual da planilha.
O sistema também considera:
- pagamentos já vinculados à conta;
- recebimentos já vinculados à conta;
- baixas sem numerário já registradas;
- outras linhas da própria planilha relacionadas à mesma conta;
- retenções, descontos, multas, juros e taxas bancárias, quando aplicável.
De forma geral, o sistema utiliza as seguintes regras:
- o valor total recebido ou pago não pode ultrapassar o valor permitido para a conta;
- o valor total de baixas sem numerário não pode ultrapassar o saldo permitido da conta;
- quando o valor recebido, pago ou baixado completar o valor da conta, o status da conta pode ser atualizado para "Baixada";
- quando o valor recebido, pago ou baixado for parcial, a conta permanece com saldo em aberto;
- o saldo da conta é calculado considerando o valor da conta menos os valores já recebidos, pagos ou baixados;
- taxas bancárias são permitidas apenas em recebimentos;
- descontos, multas e juros são considerados conforme as mesmas regras utilizadas nas telas financeiras do sistema.
Esse comportamento permite importar mais de um pagamento, recebimento ou baixa para a mesma conta, desde que os valores acumulados respeitem as regras financeiras do sistema.
Como editar, baixar ou excluir um arquivo importado?
As ações disponíveis dependem do status do arquivo.
Arquivo com status Pendente de processamento
Quando o arquivo estiver com status “Pendente de processamento”, o sistema disponibiliza as opções:
- Editar;
- Download do arquivo de origem;
- Processar o arquivo;
- Excluir.
A opção “Editar” permite substituir o arquivo importado anteriormente por um novo arquivo.
A opção “Download do arquivo de origem” permite baixar a planilha enviada pelo usuário.
A opção “Processar o arquivo” executa as validações e cria os registros financeiros no sistema.
A opção “Excluir” remove o arquivo importado antes do processamento.
Veja uma imagem do submenu de um arquivo com o status "Pendente de processamento":
Arquivo com status Processado
Quando o arquivo estiver com status “Processado”, o sistema disponibiliza as opções:
- Download do arquivo de origem;
- Excluir.
Ao excluir um arquivo processado, o sistema também exclui os registros financeiros gerados a partir desse arquivo, desde que essa exclusão seja permitida.
No caso de contas a pagar ou contas a receber, se alguma conta criada pela importação já possuir pagamento, recebimento ou baixa sem numerário vinculada, o sistema não permite excluir o arquivo.
Essa regra evita a exclusão de registros que já foram movimentados financeiramente.
Veja uma imagem do submenu de um arquivo com o status "Processado":
O que acontece após o processamento do arquivo?
Após o processamento do arquivo, o sistema cria os registros financeiros correspondentes à planilha importada.
Quando a empresa vinculada ao registro estiver com a "Contabilidade Online Ativa", o sistema também realiza automaticamente os lançamentos contábeis necessários, conforme as regras contábeis aplicáveis ao processo.
Esse comportamento ajuda a manter a integração entre o financeiro e a contabilidade, evitando retrabalho manual.
Pontos importantes
Antes de realizar uma importação financeira, observe os seguintes pontos:
- Utilize sempre o modelo de planilha disponibilizado pelo sistema.
- Não altere os nomes das colunas da planilha.
- Preencha os campos obrigatórios destacados na planilha.
- Confira se empresas, pessoas, contas bancárias, classificações financeiras, formas de pagamento e motivos já estão cadastrados no sistema.
- Verifique se a natureza da conta ou do lançamento está compatível com a classificação financeira.
- Para pagamentos e recebimentos vinculados, confira se o código da conta a pagar ou receber está correto.
- Para baixas sem numerário, confira se o motivo da baixa pode ser utilizado no tipo de conta informado.
- Antes de processar a planilha, recomenda-se validar os dados com o Analista de Implantação.
- Após o processamento, confira os registros criados no financeiro.
- Caso o sistema apresente erro no processamento, revise as linhas indicadas na mensagem e importe novamente o arquivo corrigido.
#VamosEmFrente
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