O guia rápido “Processos no CRM” está subdividido nas seções:

• Processos no CRM

• Como acessar a tela Processos?

• Como criar um processo?

• Como adicionar arquivos durante a criação?

• Como consultar e editar um processo?

• Como acompanhar as etapas?

• Como acompanhar as modificações?

• Como adicionar um comentário?

• Como adicionar arquivos a um processo já criado?

• Como relacionar uma ordem de produção?

• Como criar uma solicitação de cotação a partir de um processo?

• Como criar uma proposta a partir de um processo?

• Como acompanhar o planejamento em um processo?

• Como criar um apontamento em um processo?

• Como criar uma tarefa em um processo?

• Como pesquisar processos?

• Como usar os filtros avançados?

• Como editar processos em lote?

Processos no CRM

Os processos são os registros criados a partir dos tipos de processo configurados no CRM. Cada processo representa uma ocorrência específica que precisa ser acompanhada, como uma negociação de venda, uma cobrança, um atendimento interno ou uma homologação de fornecedor.

Ao criar um processo, o sistema utiliza as etapas, os campos, os valores padrões e as demais regras definidas no respectivo tipo de processo.

Por meio da tela "Processos", é possível:

• criar novos processos,
• localizar registros por meio de filtros,
• consultar a etapa atual,
• identificar responsáveis e pessoas relacionadas,
• editar vários processos em lote,
• acompanhar o histórico de alterações,
• adicionar comentários e arquivos,
• criar tarefas e apontamentos,
• relacionar propostas, solicitações de cotação e ordens de produção,
• acessar o Painel de processos.

Veja abaixo uma imagem da tela "Processos":

Como acessar a tela Processos?

Para acessar a listagem, acesse:

• CRM > Processos

A tela apresenta os processos cadastrados em formato de tabela.

Entre as principais informações exibidas estão:

• Seleção: permite marcar um ou mais processos para realizar ações em lote. 
• Ações: reúne os ícones disponíveis para consultar, editar ou acessar o processo, conforme as permissões do usuário. 
• Código interno: apresenta o identificador numérico gerado internamente pelo sistema para o processo. 
• Código do processo: apresenta o código definido para identificar o processo na operação da empresa. 
• Tipo de processo: informa o modelo utilizado na criação do registro, como Negociação de venda, Cobrança ou Atendimento interno. 
• Nome: apresenta o título utilizado para identificar o processo. 
• Status: informa a situação geral do processo, como Em andamento, Concluído ou Cancelado. 
• Etapa atual: mostra a fase em que o processo se encontra dentro do fluxo configurado. 
• Equipe: apresenta a equipe responsável pelo acompanhamento do processo. 
• Responsável: identifica o usuário encarregado de conduzir e acompanhar o processo. 
• Data/hora programada: informa a data e o horário previstos para uma atividade, acompanhamento ou conclusão relacionada ao processo. 
• Data/hora da criação: apresenta a data e o horário em que o processo foi cadastrado no sistema. 
• Data de encerramento: informa quando o processo foi finalizado. 
• Empresa: apresenta a empresa do sistema à qual o processo está relacionado. 
• Pessoa: identifica o cliente, fornecedor ou outro cadastro de pessoa relacionado ao processo. 
• Pontos: apresenta a pontuação atribuída ao processo conforme os critérios definidos pela empresa.

As colunas apresentadas podem variar conforme as configurações da tabela e do tipo de processo.

Veja uma imagem da tela de processos com a tabela em destaque:

Como criar um processo?

Na tela "Processos", clique em "Novo processo".

Também é possível utilizar o atalho "Alt + N".

O sistema abre a tela "Criação de processo", dividida nas abas "Editar processo" e "Arquivos anexos".

Informações gerais

Na aba "Editar processo", preencha as informações gerais:

• Tipo de processo: selecione o modelo que deve ser utilizado. As etapas e os demais campos da tela são definidos conforme essa escolha.
• Nome: informe um título que permita identificar o processo. Por exemplo: Negociação com a Indústria Exemplo.
• Etapa: selecione a etapa inicial do processo. Normalmente, o sistema apresenta inicialmente a primeira etapa configurada no tipo.
• Responsável pela criação: identifica o usuário responsável pela criação do registro.
• Responsável: informe o usuário que deve acompanhar o processo.
• Categoria: selecione a categoria aplicável, quando o campo estiver disponível.
• Seção: selecione a seção relacionada à categoria, quando necessário.

Veja uma imagem do quadro "Informações gerais":

Informações do tipo de processo

A seção "Informações do tipo de processo" apresenta os campos padrões e personalizados habilitados durante a configuração do tipo.

Podem ser exibidos, por exemplo:

• campos de texto,
• campos numéricos,
• datas,
• listas de opções,
• textos longos,
• pessoa,
• contato,
• prioridade,
• produto,
• receita prevista,
• entre outros.

Os campos apresentados e sua obrigatoriedade dependem das configurações realizadas no tipo de processo.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Também é possível utilizar o atalho "Ctrl + S".

Para abrir o painel relacionado aos processos, clique em "Acessar painel de processos".

Veja uma imagem do quadro "Informações do tipo de processos" referente a um exemplo de tipo de processo:

Como adicionar arquivos durante a criação?

Na tela "Criação de processo", acesse a aba "Arquivos anexos".

Clique em "Anexar arquivo" e selecione o documento desejado.

Os arquivos adicionados ficam vinculados ao processo e podem ser consultados posteriormente em sua página de acompanhamento.

Caso seja enviado um arquivo com o mesmo nome de outro já anexado, o arquivo existente pode ser substituído.

Veja uma imagem da aba "Anexar arquivo":

Como consultar e editar um processo?

Na tabela de processos, utilize os ícones apresentados no início de cada linha para editar ou abrir o registro.

Ao acessar um processo, a tela apresenta:

• código e nome do processo,
• tipo de processo,
• responsável,
• última atualização,
• origem,
• data programada,
• etapas do fluxo,
• informações gerais,
• descrição,
• histórico,
• recursos relacionados ao processo.

Para alterar as informações, utilize os ícones de edição apresentados nas respectivas seções e clique em "Salvar" ao concluir.

Veja uma imagem da tela  "Processos" com o ícone de edição em destaque:

Como acompanhar as etapas?

Na parte superior da tela do processo, são apresentadas as etapas definidas em seu tipo.

A etapa atual fica destacada, permitindo visualizar rapidamente em qual ponto do fluxo o processo se encontra.

A alteração de etapa pode ocorrer de diferentes formas, conforme a configuração do tipo:

• seleção direta de uma nova etapa.
• movimentação pelo Painel de processos.
• tomada de decisão por meio do workflow.

Quando o tipo estiver configurado para controlar as mudanças pelo workflow, utilize o botão "Tomar decisão com base no workflow".

Nesse caso, o sistema exige respostas, informações ou validações antes de permitir o avanço.

Veja abaixo uma imagem da tela de edição de um processo com o campo de etapa em destaque:

Como acompanhar as modificações?

A aba "Modificações" apresenta o histórico do processo em ordem cronológica.

É possível consultar registros como:

• criação do processo,
• alteração de campos,
• mudanças no planejamento,
• troca de etapa,
• comentários,
• apontamentos.

Os filtros disponíveis permitem apresentar:

• Tudo: exibe todos os registros.
• Comentários: apresenta somente os comentários.
• Atualizações: exibe as alterações realizadas no processo.
• Apontamentos: apresenta os registros de atividades.

Também é possível ordenar o histórico para apresentar os registros mais recentes primeiro.

Veja abaixo uma imagem da aba "Modificações":

Como adicionar um comentário?

Na aba "Modificações", localize a seção "Novo comentário".

Digite a informação desejada no editor de texto e salve o processo.

Os comentários podem ser utilizados para registrar:

• atualizações importantes,
• retornos realizados,
• decisões tomadas,
• orientações para outros usuários,
• informações complementares sobre o andamento.

Conforme as configurações do tipo de processo, usuários e equipes mencionados nos comentários podem receber notificações por e-mail.

Veja uma imagem da aba "Modificações" no campo "Novo comentário":

Como adicionar arquivos a um processo já criado?

Na página de edição de um processo, acesse a aba "Arquivos anexos".

Clique em "Anexar arquivo" e selecione o documento.

Essa aba pode ser utilizada para armazenar arquivos relacionados ao processo, como:

• documentos enviados pelo cliente,
• propostas,
• apresentações,
• contratos,
• relatórios,
• imagens,
• comprovantes.

Veja uma imagem da aba "Arquivos anexos":

Como relacionar uma ordem de produção?

Quando esse recurso estiver disponível, acesse a aba "Ordens de produção relacionadas ao ticket".

Informe a ordem no campo "Ordem" e clique em "Adicionar".

A ordem fica vinculada ao processo, permitindo consultar de forma centralizada os registros relacionados ao atendimento, à negociação ou à atividade acompanhada.

Veja uma imagem da aba "Ordens de produção relacionadas ao ticket":

Como criar uma solicitação de cotação a partir de um processo?

Na aba "Solicitações de cotação", clique em "Nova solicitação de cotação".

O recurso permite criar e relacionar uma solicitação ao processo em acompanhamento.

A disponibilidade dessa aba depende das configurações e dos recursos utilizados pela empresa.

Veja uma imagem da aba "Solicitações de cotação":

Como criar uma proposta a partir de um processo?

Na aba "Propostas", clique em "Criar proposta".

A proposta criada fica relacionada ao processo, facilitando o acompanhamento da negociação e o acesso aos documentos comerciais.

Essa opção é especialmente utilizada em processos de vendas.

Veja uma imagem da aba "Propostas":

Como acompanhar o planejamento em um processo?

Quando o planejamento estiver habilitado no tipo de processo, a aba "Planejamento" apresenta as informações por etapa.

Podem ser exibidos:

• Etapa: fase à qual o planejamento está relacionado,
• Equipe planejada: equipe prevista para executar as atividades,
• Tempo planejado: quantidade de tempo estimada,
• Tempo apontado: tempo efetivamente registrado,
• % de conclusão: percentual de execução da etapa,
• Produtividade: relação calculada a partir das informações de planejamento e apontamento.

Dependendo da configuração, o usuário pode alterar a equipe e o tempo planejado diretamente no processo.

Veja uma imagem da aba "Planejamento":

Como criar um apontamento em um processo?

Na aba "Apontamentos", crie um novo registro para documentar uma atividade realizada no processo.

Na tela "Novo Apontamento", podem ser apresentados os seguintes campos:

• Processo: identifica o registro relacionado,
• Tipo do processo: apresenta o modelo utilizado,
• Etapa: informa a etapa à qual o apontamento deve ser associado,
• Responsável: identifica o usuário responsável,
• Evento: classifica a atividade realizada,
• Registrar apontamento como colaborador?: informa se o usuário realizou a atividade como colaborador,
• % de conclusão da etapa: atualiza o andamento da etapa,
• Data e hora de início: registram quando a atividade começou,
• Data e hora de fim: registram quando a atividade terminou,
• Duração: informa o tempo utilizado,
• Comentários: detalham a atividade executada.

Os campos habilitados ou obrigatórios dependem da configuração de apontamento definida para cada etapa.

Veja uma imagem da aba "Apontamentos":

Como criar uma tarefa em um processo?

Na aba "Tarefas", clique em "Nova tarefa".

Preencha as informações apresentadas:

• Tipo de tarefa: classifica a atividade.
• Tarefa: identifica o que precisa ser realizado.
• Data planejada: informa quando a tarefa deve ser executada.
• Hora de início e hora de fim: definem o horário previsto.
• Responsável pela criação: apresenta o usuário que criou a tarefa.
• Responsável: informa quem deve executá-la.
• Descrição: detalha a atividade.
• Etapa do processo: relaciona a tarefa a uma etapa.
• Marcar como concluída: permite criar a tarefa já concluída, quando necessário.

Depois de preencher os campos, clique em "Salvar".

A aba também apresenta as tarefas pendentes e disponibiliza ações para concluir, editar ou excluir os registros.

Veja uma imagem da aba "Tarefas":

Como pesquisar processos?

Na parte superior da tela "Processos", utilize os filtros disponíveis.

Entre as opções estão:

• Código,
• Código do processo,
• Tipo de processo,
• Nome do processo,
• Status,
• Etapa atual,
• Equipe,
• Responsável,
• Pessoa,
• Empresa,
• Período.

Depois de preencher os critérios, clique em "Pesquisar".

Para remover os valores preenchidos, utilize o botão de limpeza.

Também é possível definir a quantidade de registros exibidos por página e navegar entre as páginas da tabela.

Veja abaixo uma imagem com o campo de pesquisa em destaque:

Como usar os filtros avançados?

Clique em "Filtros avançados" para abrir o painel lateral de pesquisa.

Os filtros são organizados em grupos, como:

• Processos: reúne informações padrões, como descrição, responsável pela criação e usuários em CC;
• Campos personalizados: apresenta os campos relacionados aos tipos de processo.

Preencha um ou mais critérios e clique em "Aplicar filtros".

Para remover todos os critérios selecionados, clique em "Limpar tudo".

A disponibilidade dos campos personalizados pode variar conforme os tipos de processo existentes e suas respectivas configurações.

Veja abaixo uma imagem de filtros avançados em destaque na tela de processos:

Como editar processos em lote?

A edição em lote permite alterar informações de vários processos ao mesmo tempo.

Para utilizá-la:

1. Marque os processos desejados na tabela.
2. Clique em "Ações".
3. Selecione "Editar processos em lote".

O sistema abre o modal de edição.

Dependendo dos processos selecionados e de suas configurações, podem ser alterados campos como:

• etapa,
• responsável,
• data programada,
• pessoa ou parceiro,
• receita prevista,
• CC,
• prioridade
• hora programada,
• campos personalizados.

Também é possível registrar um comentário para os processos selecionados.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Utilize a edição em lote com atenção, pois as alterações serão aplicadas a todos os processos selecionados.

Veja abaixo uma imagem do modal "Editar processos em lote":

Conclusão

A tela "Processos" concentra a criação, a pesquisa e o acompanhamento detalhado dos registros do CRM.

Depois de criar um processo, os usuários podem acompanhar suas etapas, editar informações, registrar comentários, anexar arquivos, criar tarefas e apontamentos e relacionar outros documentos do sistema.

As informações, abas e ações disponíveis podem variar conforme o tipo de processo, sua natureza, as configurações realizadas e as permissões do usuário.

#VamosEmFrente