O guia rápido “Painel de processos” está subdividido nas seções:

• O que é o Painel de processos?
• Como acessar o Painel de processos?
• Como o painel é organizado?
• Como interpretar os cartões?
• O que significa a data destacada no cartão?
• Como criar um processo pelo painel?
• Como filtrar os processos?
• Como filtrar por datas?
• Como utilizar os filtros avançados?
• Como ordenar os cartões?
• Como movimentar um processo entre as etapas?
• Como acessar as ações de um cartão?
• Como utilizar a edição rápida?
  • Como enviar um comentário pela edição rápida?
  • Como abrir o processo em uma nova aba?
  • Como clonar um processo?
  • Como visualizar uma proposta?
  • Como excluir um processo?
• Como consultar as informações da pessoa?
• Como acompanhar os valores por etapa?
• O que fazer quando uma coluna estiver vazia?
• Por que algumas informações não aparecem nos cartões?
• Diferença entre Processos e Painel de processos
• Boas práticas para utilizar o painel
   

O que é o Painel de processos?

O Painel de processos apresenta os processos do CRM em um formato visual, organizado por etapas. Cada processo é representado por um cartão, enquanto cada coluna corresponde a uma etapa do fluxo configurado no tipo de processo.

Essa visualização permite acompanhar rapidamente a distribuição dos processos, identificar registros que precisam de atenção e movimentá-los entre as etapas conforme o andamento das atividades.

O painel apresenta os mesmos registros disponíveis na tela "Processos", mas em um formato diferente. Enquanto a tela "Processos" utiliza uma tabela, o painel organiza os registros como cartões, facilitando o acompanhamento do fluxo.

Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:

Como acessar o Painel de processos?

Para acessar o painel, acesse:

• CRM > Painel de processos

Ao abrir a tela, selecione o tipo de processo que deseja acompanhar.

Cada tipo de processo possui suas próprias etapas. Por isso, as colunas e os cartões apresentados no painel mudam conforme o tipo selecionado.

Por exemplo, um tipo de processo de negociação de venda pode apresentar etapas como:

• Prospecção
• Qualificado 
• Agendar demonstração
• Demonstração agendada 
• Fechamento quente 
• Fechamento morno 
• Fechamento frio 
• Ganha 
• Perdida

Já outro tipo de processo pode utilizar etapas completamente diferentes.

Lembrando, que as etapas são personalizadas.

Veja abaixo uma imagem do painel de processos com tipo "Cobrança" selecionado:

Como o painel é organizado?

O Painel de processos é dividido em colunas.

Cada coluna representa uma etapa configurada no tipo de processo. Os cartões apresentados dentro dela correspondem aos processos que estão atualmente naquela etapa.

No cabeçalho de cada coluna podem ser apresentados:

• o nome da etapa.
• a quantidade de processos na etapa.
• o total da receita prevista dos processos apresentados.
• um ícone de informações, quando disponível.

Por exemplo, se a coluna "Prospecção" apresentar a informação 3 processos • R$ 45.900,00, isso significa que existem quatro processos nessa etapa e que a soma das receitas previstas desses registros corresponde a R$ 45.900,00.

A exibição dos valores depende das configurações realizadas no tipo de processo.

Atenção: Na tela de painel de processos, somente os processos com o status "Em andamento" são exibidos.

Veja abaixo uma imagem da coluna "Prospecção" em um tipo de processo "Negociações de vendas":

Como interpretar os cartões?

Cada cartão representa um processo.

As informações apresentadas podem variar conforme a configuração do tipo de processo. Entre os dados que podem ser exibidos estão:

• Nome do processo: título utilizado para identificar o registro.
• Código: número que identifica o processo.
• Responsável: usuário encarregado de acompanhar o processo.
• Pessoa: cliente, fornecedor ou outro cadastro relacionado.
• Campos personalizados: informações específicas configuradas para aquele tipo de processo.
• Receita prevista: valor que a empresa espera obter com a conclusão do processo.
• Data programada: data prevista para o próximo acompanhamento ou atividade.
• Tempo na etapa ou no processo: quantidade de dias indicada ao lado do ícone de relógio, quando essa informação estiver habilitada.
• Indicadores e etiquetas: destaques definidos nas configurações do tipo de processo.

Em uma negociação de venda, por exemplo, o cartão pode apresentar:

• nome do potencial cliente.
• código da negociação.
• responsável.
• origem da oportunidade.
• previsão de fechamento.
• ramo de atuação.
• receita prevista.
• data programada.

Veja abaixo uma imagem de um cartão em destaque:

O que significa a data destacada no cartão?

A data apresentada na parte inferior do cartão corresponde à data programada do processo.

Quando essa data aparece destacada, ela ajuda o usuário a identificar rapidamente os processos que possuem um acompanhamento previsto.

Ao utilizar o painel, é recomendável verificar os cartões com datas antigas ou vencidas e atualizar o planejamento quando necessário.

As cores da data programada indicam a situação do prazo de cada processo:

• Vermelha: indica que a data programada já passou e que o processo está em atraso.
• Amarela: indica que a data programada está próxima do vencimento e que o processo deve receber atenção.
• Verde: indica que a data programada está em dia.

Essas cores funcionam como alertas visuais e ajudam o usuário a priorizar os processos que precisam de acompanhamento.

Veja abaixo uma imagem da data em destaque:

Como criar um processo pelo painel?

Para criar um novo processo, clique em "Novo processo", na parte superior da tela.

O sistema abre a tela de criação. Preencha as informações necessárias, como:

• tipo de processo,
• nome,
• etapa inicial,
• responsável,
• pessoa relacionada,
• campos padrões
• campos personalizados,
• data programada.

Depois, clique em "Salvar".

O processo é incluído na coluna correspondente à etapa selecionada.

Segue abaixo uma imagem do modal de criação de processos pela tela painel de processos:

Como filtrar os processos?

Na parte superior do painel, estão disponíveis filtros para localizar os registros desejados.

Os campos podem incluir:

• Tipo de processo: define qual fluxo deve ser apresentado.
• Equipe: mostra apenas os processos relacionados à equipe selecionada.
• Responsável: filtra os registros acompanhados por determinado usuário.
• Pessoa: localiza processos relacionados a uma pessoa específica.
• Processo: pesquisa pelo nome ou pela identificação do processo.
• Proposta: localiza processos relacionados a determinada proposta.
• Filtrar por datas: permite limitar a consulta a um período.

Preencha um ou mais campos para restringir os resultados apresentados.

Os filtros podem ser combinados. Por exemplo, é possível consultar apenas:

• processos de negociação de venda.
• acompanhados pela equipe comercial.
• sob responsabilidade de determinado usuário.
• relacionados a uma pessoa específica.
• dentro de um período informado.

Para remover os filtros preenchidos, utilize o botão com o ícone de limpeza.

Veja abaixo uma imagem dos filtros dos processos em destaque:

Como filtrar por datas?

O filtro por período permite exibir somente os processos que possuem datas dentro de um intervalo definido.

 

Para utilizá-lo, clique em "Filtrar por datas". Em seguida, localize o tipo de data que deseja consultar:

• Data programada: filtra os processos conforme a data prevista para acompanhamento ou realização da próxima atividade.
• Data planejada da tarefa: considera a data definida para as tarefas relacionadas aos processos.
• Data de criação: filtra os processos conforme o período em que foram cadastrados no sistema.
• Previsão de fechamento: considera a data prevista para a conclusão ou o fechamento do processo.

 

Em cada opção:

1. Utilize o campo "Selecione" para escolher o critério de data disponível.
2. Informe a "data inicial" no primeiro campo.
3. Informe a "data final" no segundo campo.
4. Clique em "Filtrar".

 

O painel é atualizado e apresenta somente os processos que correspondem ao período informado.

 

É possível preencher mais de um tipo de data na mesma pesquisa. Nesse caso, o sistema considera conjuntamente os critérios informados. Para voltar a visualizar todos os processos, limpe os filtros aplicados.

 

Veja abaixo uma imagem do quadro filtros por datas em destaque:

 

Como utilizar os filtros avançados?

Clique em "Filtros avançados" para abrir o painel lateral de pesquisa.

Os campos são organizados em categorias. Entre as opções que podem estar disponíveis estão:

• Prioridade: Permite apresentar apenas os processos classificados com determinada prioridade. Por exemplo: consultar somente processos com prioridade "Alta" ou "Urgente".
• Incluir processos copiados para: Permite considerar processos nos quais determinados usuários foram incluídos para acompanhamento por meio do campo correspondente.
• Descrição: Pesquisa processos de acordo com o conteúdo registrado na descrição. Por exemplo: localizar processos cuja descrição mencione uma necessidade, produto ou assunto específico.
• Campos personalizados: Apresenta os campos personalizados relacionados aos tipos de processo. Esses filtros variam de acordo com os campos cadastrados e habilitados. Podem incluir textos, números, datas e listas de opções.

Depois de preencher os filtros desejados, clique em "Aplicar filtros".

Para remover todos os critérios informados, clique em "Limpar tudo".

O painel indica quando nenhum filtro foi selecionado. Nesse caso, é necessário preencher pelo menos um campo para restringir os resultados.

Veja abaixo uma imagem do quadro de filtros avançados em destaque:

Como ordenar os cartões?

Clique em "Ordenar" para definir a sequência em que os cartões devem ser apresentados dentro das etapas.

As opções disponíveis incluem:

• Data programada (mais próxima primeiro): apresenta no início os processos com data programada mais próxima.
• Data programada (mais distante primeiro): apresenta primeiro os processos com datas futuras mais distantes.
• Data de criação (mais recente primeiro): prioriza os processos criados recentemente.
• Data de criação (mais antiga primeiro): apresenta primeiro os processos cadastrados há mais tempo.
• Prioridade (mais importante primeiro): posiciona no início os processos com maior prioridade.

A ordenação ajuda a organizar a rotina de acompanhamento.

Por exemplo:

• utilize Data programada (mais próxima primeiro) para verificar quais processos precisam de atenção imediata.
• utilize Data de criação (mais antiga primeiro) para localizar registros antigos que ainda não avançaram.
• utilize Prioridade (mais importante primeiro) para concentrar o trabalho nos processos considerados mais urgentes.

Veja uma imagem do botão "Ordenar" em destaque:

Como movimentar um processo entre as etapas?

Para alterar a etapa de um processo pelo painel:

1. Localize o cartão desejado.
2. Clique sobre ele e mantenha o botão do mouse pressionado.
3. Arraste o cartão para a coluna da nova etapa.
4. Solte o cartão dentro da coluna desejada.

Após a movimentação, o processo passa a ser apresentado na nova etapa.

A alteração também deve ser refletida na tela "Processos" e na página de acompanhamento do registro.

Dependendo das configurações do tipo de processo, a movimentação pode exigir:

• preenchimento de informações obrigatórias.
• registro de apontamento.
• resposta a um questionário.
• tomada de decisão pelo workflow.
• conclusão de alguma validação.

Caso o sistema não permita concluir a movimentação, verifique as mensagens apresentadas e as regras configuradas para a etapa.

Veja abaixo uma imagem de um processo sendo movimentado em destaque:

Como acessar as ações de um cartão?

Clique no ícone de três pontos localizado no canto superior direito do cartão.

O menu pode apresentar as seguintes ações:

• Edição rápida.
• Abrir processo em nova aba.
• Clonar processo.
• Ver proposta.
• Excluir.

As opções podem variar conforme as configurações do processo, os recursos relacionados e as permissões do usuário.

Veja abaixo uma imagem do botão de ações de um cartão:

Como utilizar a edição rápida?

Clique no menu do cartão e selecione "Edição rápida".

O sistema abre uma janela com os campos que podem ser alterados sem acessar a página completa do processo.

Entre as informações que podem estar disponíveis estão:

• Responsável: usuário encarregado do processo.
• Hora programada: horário previsto para o acompanhamento.
• Data programada: data prevista.
• CC: usuários incluídos para acompanhar o processo.
• Campos padrões ou personalizados: informações configuradas para aparecer na edição rápida.
• Comentários: espaço para registrar novas informações sobre o andamento.

Faça as alterações necessárias e clique em "Salvar alterações".

Veja abaixo uma imagem do modal de edição rápida:

Como enviar um comentário pela edição rápida?

Na área "Comentários", digite a mensagem e clique em "Enviar comentário".

Os comentários enviados ficam registrados no histórico do processo.

Eles podem ser utilizados para informar:

• resultado de um contato.
• motivo de uma alteração.
• orientação para outro usuário.
• decisão tomada.
• atualização sobre o andamento.

A janela também pode apresentar comentários, respostas de questionários e outros registros anteriores.

Veja abaixo uma imagem da área "Comentários" em destaque:

Como abrir o processo em uma nova aba?

No menu do cartão, clique em "Abrir processo em nova aba".

O registro é aberto em outra aba do navegador. Essa opção é útil quando o usuário deseja consultar ou editar o processo sem fechar o painel.

Na página completa, podem estar disponíveis:

• informações gerais.
• descrição.
• histórico de modificações.
• comentários.
• arquivos anexos.
• propostas.
• planejamento.
• tarefas.
• apontamentos.
• outros registros relacionados.

Veja abaixo uma imagem da tela de processos aberta:

Como clonar um processo?

No menu do cartão, clique em "Clonar processo".

A clonagem cria um novo processo com base nas informações do registro selecionado.

Esse recurso pode ser útil quando é necessário cadastrar processos semelhantes.

Alguns campos podem não ser copiados, conforme as configurações realizadas no tipo de processo. Na configuração dos campos, é possível determinar que uma informação não seja preenchida na clonagem.

Antes de salvar o novo processo, revise os dados copiados para evitar o cadastro de informações incorretas.

Veja abaixo uma imagem da ação rápida "Clonar processos":

Como visualizar uma proposta?

Quando o processo possuir uma proposta relacionada, a opção "Ver proposta" pode ser apresentada no menu do cartão.

Clique nessa opção para acessar a proposta vinculada.

A disponibilidade dessa ação depende da existência de uma proposta e das configurações utilizadas no processo.

Veja abaixo uma imagem do modal de visualização de uma proposta a partir de um cartão na tela de painel de processos:

Como excluir um processo?

No menu do cartão, clique em "Excluir".

A exclusão remove o processo do CRM e deve ser realizada com atenção.

Antes de confirmar, verifique se:

• o registro realmente não precisa ser mantido.
• não existem informações importantes no histórico.
• não há tarefas, apontamentos, propostas ou arquivos que precisem ser preservados.
• a exclusão está de acordo com os procedimentos da empresa.

Caso o objetivo seja apenas encerrar o processo, pode ser mais adequado movê-lo para uma etapa final, como Concluído, Ganha, Perdida ou Cancelado, em vez de excluí-lo.

Veja abaixo uma imagem da ação rápida "Excluir":

Como consultar as informações da pessoa?

Quando essa opção estiver habilitada no tipo de processo, o cartão apresenta o ícone "Visualizar informações da pessoa".

Clique sobre o ícone para abrir uma janela com os dados da pessoa relacionada.

A janela pode conter as abas:

Informações da pessoa

Apresenta dados como:

• nome da pessoa.
• telefone da pessoa.
• tipo de pessoa.
• CPF ou CNPJ.
• nome ou razão social.
• CNAE principal.
• outros campos selecionados na configuração do tipo de processo.

Contatos

Apresenta os contatos vinculados à pessoa, conforme os dados cadastrados no sistema.

Esse recurso permite consultar informações importantes sem precisar sair do "Painel de processos".

Os dados exibidos dependem dos campos habilitados na aba "Pessoa" da configuração do tipo de processo.

Veja abaixo uma imagem do quadro de pessoas em destaque:

Como acompanhar os valores por etapa?

Quando a exibição da receita prevista estiver habilitada, o painel apresenta:

• a receita prevista em cada cartão.
• a soma das receitas no cabeçalho de cada etapa.

Esse recurso facilita a análise do valor distribuído ao longo do fluxo.

Em uma negociação de venda, por exemplo, o usuário pode identificar:

• quanto existe em prospecção,
• quanto está em qualificação,
• quanto já chegou às etapas de fechamento,
• qual é a receita prevista total de cada etapa.

Os valores apresentados correspondem aos processos que atendem aos filtros aplicados.

Se um filtro for utilizado, os totais das etapas são atualizados conforme os registros restantes.

Veja abaixo uma imagem com os campos de valores em destque:

O que fazer quando uma coluna estiver vazia?

Uma coluna sem cartões indica que nenhum processo apresentado na consulta está naquela etapa.

Isso pode ocorrer porque:

• não existem processos na etapa.
• os processos não correspondem aos filtros utilizados.
• o tipo de processo não possui registros naquela fase.
• o usuário não possui permissão para visualizar determinados processos.

Remova ou revise os filtros antes de concluir que não existem registros.

Veja abaixo uma imagem de uma coluna vazia em destaque:

Por que algumas informações não aparecem nos cartões?

Os dados apresentados no painel dependem das configurações do tipo de processo.

Na configuração, pode ser definido:

• se a receita prevista deve ser exibida.
• se a pessoa é apresentada.
• como o responsável deve ser identificado.
• quais campos personalizados devem aparecer.
• qual campo deve ser utilizado como etiqueta.
• se o ícone para consultar a pessoa deve ser disponibilizado.
• quais informações estão acessíveis pela edição rápida.

Caso uma informação necessária não apareça, a configuração do tipo de processo deve ser revisada por um usuário com permissão para alterá-la.

Diferença entre Processos e Painel de processos

A tela "Processos" apresenta os registros em uma tabela. Ela é mais indicada para:

• localizar processos por vários filtros.
• comparar informações em colunas.
• selecionar vários registros.
• editar processos em lote.
• consultar códigos e datas.
• trabalhar com uma grande quantidade de registros.

Veja abaixo uma imagem da tela de processos:

O "Painel de processos" organiza os registros por etapa e é mais indicado para:

• acompanhar visualmente o fluxo.
• verificar a quantidade de processos em cada fase.
• analisar a receita prevista por etapa.
• identificar registros parados.
• movimentar processos.
• realizar alterações rápidas.
• consultar informações da pessoa sem sair da tela.

As duas visualizações apresentam os mesmos processos e podem ser utilizadas de forma complementar.

Veja abaixo uma imagem da tela Painel de processos:

Boas práticas para utilizar o painel

• Selecione o tipo de processo correto antes de iniciar a análise.
• Utilize os filtros para reduzir a quantidade de cartões.
• Ordene os processos pela data programada ou prioridade.
• Verifique regularmente os cartões com datas vencidas.
• Registre comentários ao realizar contatos ou tomar decisões.
• Atualize a etapa sempre que o processo avançar.
• Evite movimentar processos sem confirmar se as atividades da etapa anterior foram concluídas.
• Consulte o histórico antes de alterar um processo acompanhado por outro usuário.
• Utilize a edição rápida apenas para mudanças simples.
• Abra a página completa quando precisar consultar todo o histórico ou os registros relacionados.
• Evite excluir processos quando o encerramento em uma etapa final for suficiente.

Conclusão

O Painel de processos facilita o acompanhamento visual dos processos do CRM.

As colunas representam as etapas do fluxo, e os cartões mostram os registros que estão em cada fase. Por meio do painel, o usuário pode filtrar e ordenar os processos, consultar informações, realizar edições rápidas e movimentar os cartões conforme o andamento das atividades.

As informações e ações disponíveis dependem das configurações do tipo de processo e das permissões de cada usuário.

#VamosEmFrente