O guia rápido “Gestão de tarefas no CRM” está subdividido nas seções:

• O que é Gestão de tarefas no CRM?
• Qual é a diferença entre tarefa e processo?
• Como criar um tipo de tarefa no CRM?
• Quais tipos de tarefa já vem cadastrados?
• Como configurar tarefas em um tipo de processo?
• As tarefas são criadas automaticamente?
• Como configurar tarefas padrão por etapa?
• Como criar uma tarefa dentro de um processo?
• Como visualizar as tarefas dentro do processo?
• Como interpretar as cores das tarefas?
• Como marcar uma tarefa como concluída?
• Como editar uma tarefa?
• Como excluir uma tarefa?
• Como acessar o processo relacionado?
• Como criar uma tarefa pela tela Tarefas CRM?
• Como consultar as tarefas na tela Tarefas CRM?
• Como utilizar as abas Todas, Pendentes e Concluídas?
• Quais informações são apresentadas na listagem?
• Como pesquisar tarefas?
• Como filtrar somente minhas tarefas?
• Como filtrar tarefas por datas?
• Responsável pela criação e responsável pela tarefa são a mesma pessoa?
• Como utilizar corretamente a etapa do processo?
• Boas práticas para gerenciar tarefas
   

O que é Gestão de tarefas no CRM?

A gestão de tarefas do CRM permite registrar, distribuir e acompanhar atividades que precisam ser realizadas durante um processo.

Uma tarefa pode representar, por exemplo:

• uma ligação para o cliente,
• uma reunião,
• o envio de um e-mail,
• a análise de um documento,
• um retorno comercial,
• uma atividade interna,
• qualquer outra ação que possua responsável e prazo.

As tarefas podem ser criadas dentro de um processo ou consultadas de forma centralizada na tela "Tarefas CRM". Dessa forma, cada usuário pode acompanhar o que precisa fazer, quais atividades estão atrasadas e quais já foram concluídas.

Veja uma imagem da tela de tarefas CRM:

Qual é a diferença entre tarefa e processo?

O processo representa o fluxo completo que está sendo acompanhado. A tarefa representa uma atividade específica que precisa ser realizada dentro ou fora desse fluxo.

Por exemplo:

• Processo: Negociação com o Cliente Exemplo SP.
• Etapa atual: Prospecção.
• Tarefa: Realizar uma ligação de qualificação.
• Responsável pela tarefa: Arthur Leão.
• Data planejada: 20/07/2026.

Um mesmo processo pode possuir várias tarefas, atribuídas a diferentes responsáveis e relacionadas a etapas distintas.

Veja uma imagem de uma edição de um processo:

Como criar um tipo de tarefa no CRM?

Os tipos de tarefa são utilizados para classificar as atividades cadastradas no CRM. Essa classificação facilita a identificação, a pesquisa e o acompanhamento das tarefas relacionadas aos processos.

Para criar um tipo de tarefa, acesse:

• CRM > Configurações > Tipos de tarefa no CRM

Na tela "Tipos de tarefa no CRM", clique em "Criar tipo de tarefa no CRM".

Em seguida, preencha os campos disponíveis:

• Tipo de tarefa: informe o nome que identifica a atividade. Exemplos: "Visita técnica", "Envio de proposta", "Retorno ao cliente" e "Análise de documentos".
• Comentário: registre informações complementares sobre a finalidade do tipo de tarefa ou orientações para sua utilização. Por exemplo: "Utilizar para visitas presenciais realizadas na empresa do cliente".
• Ativo?: mantenha esta opção marcada para que o tipo de tarefa fique disponível na criação de novas tarefas. Caso seja desmarcada, o cadastro permanece registrado, mas não pode ser selecionado em novas atividades.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Para sair da tela sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar".

Antes de criar um novo tipo, verifique os registros existentes para evitar classificações duplicadas ou muito semelhantes.

Utilize nomes claros e padronizados. Evite criar tipos diferentes para a mesma atividade, como Email, E-mail e Enviar e-mail, a menos que cada um represente uma finalidade realmente diferente.

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de um tipo de tarefa no CRM:

Quais tipos de tarefa já vem cadastrados?

O sistema possui tipos de tarefa padrões que podem ser utilizados imediatamente:

• Geral: utilizado para atividades que não se enquadram em uma categoria mais específica.
• Ligação: utilizado para contatos telefônicos com clientes, fornecedores ou outras pessoas relacionadas ao processo.
• Reunião: utilizado para compromissos presenciais ou on-line que envolvam duas ou mais pessoas.
• Email: utilizado para atividades relacionadas ao envio ou acompanhamento de mensagens por e-mail.
• Almoço: utilizado para compromissos de relacionamento realizados durante almoços ou encontros semelhantes.
• Evento: utilizado para feiras, palestras, treinamentos, visitas coletivas ou outros compromissos classificados como eventos.

Esses tipos podem ser utilizados como estão ou complementados com novos cadastros de acordo com a rotina da empresa.

Na tela "Tipos de tarefa no CRM", utilize os filtros:

• Nome: localiza o tipo pelo nome cadastrado.
• Ativo?: permite consultar todos os registros ou somente os tipos ativos ou inativos.

Depois de preencher os filtros, clique em "Pesquisar".

Para apresentar todos os tipos cadastrados, clique em "Exibir todos".

A tabela apresenta:

• o nome do tipo de tarefa.
• o comentário cadastrado.
• a situação do registro.

Por exemplo, a empresa também pode criar tipos como:

• Demonstração.
• Visita técnica,
• Envio de proposta,
• Análise comercial,
• Retorno ao cliente,
• Aprovação interna.

Veja abaixo uma imagem da tela de tarefas CRM:

Como configurar tarefas em um tipo de processo?

A configuração determina se o tipo de processo pode utilizar tarefas e como elas são apresentadas durante o acompanhamento.

Essa etapa deve ser realizada por um usuário com permissão para configurar tipos de processo.

Acesse a tela seguindo o caminho:

• CRM > Configurações > Tipos de processo

Localize e edite o tipo de processo desejado. Depois, acesse a aba "Tarefas".

Na aba, estão disponíveis as seguintes opções:

Permitir gestão de tarefas no processo

Marque essa opção para habilitar a aba "Tarefas" nos processos criados a partir daquele tipo.

Quando a configuração estiver ativa, os usuários podem:

• criar tarefas dentro do processo.
• relacioná-las a responsáveis.
• definir datas e horários.
• vinculá-las a etapas.
• acompanhar tarefas pendentes.
• concluir atividades.
• editar ou excluir tarefas.

Se a opção estiver desmarcada, a gestão de tarefas não fica disponível no processo.

Tipo de tarefa padrão

Define qual tipo deve ser sugerido inicialmente ao criar uma nova tarefa.

Os tipos apresentados nesse campo são os registros ativos cadastrados em:

• CRM > Configurações > Tipos de tarefa no CRM

Entre os exemplos podem estar:

• Geral
• Ligação
• Reunião
• E-mail
• Almoço
• Evento

Se o tipo padrão for "Geral", por exemplo, uma nova tarefa deve ser aberta inicialmente com essa opção selecionada. O usuário ainda pode escolher outro tipo durante a criação, quando necessário.

O tipo padrão reduz o preenchimento manual quando a maioria das tarefas daquele processo possui a mesma classificação.

Exibir as tarefas divididas por etapa

Essa opção define quais tarefas devem ser apresentadas na aba "Tarefas" do processo.

• Sim: o sistema apresenta as tarefas pendentes criadas para a etapa atual do processo. Essa opção ajuda o usuário a concentrar sua atenção nas atividades relacionadas à fase em que o processo se encontra.
• Não: o sistema apresenta as tarefas existentes no processo independentemente da etapa à qual estão vinculadas.

Essa configuração deve ser definida de acordo com a forma de trabalho da empresa.

Em um fluxo no qual cada etapa possui atividades próprias, a opção "Sim" pode facilitar o acompanhamento. Quando a empresa deseja visualizar todas as tarefas do processo em conjunto, pode ser mais adequado selecionar "Não".

Depois de realizar as configurações, clique em "Salvar".

Veja abaixo uma imagem da aba "Tarefas" na edição de um tipo de processo:

As tarefas são criadas automaticamente?

Nas configurações apresentadas na aba "Tarefas", o sistema não cria tarefas automaticamente.

A aba define:

• se o processo pode utilizar tarefas.
• qual tipo deve ser sugerido por padrão.
• como as tarefas são exibidas conforme as etapas.

As tarefas precisam ser criadas pelos usuários, seja dentro de um processo ou pela tela geral "Tarefas CRM".

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM:

Como configurar tarefas padrão por etapa?

As tarefas padrão por etapa permitem definir atividades que devem ser criadas automaticamente nos processos. Esse recurso ajuda a padronizar o trabalho, evitando que os usuários precisem cadastrar manualmente as mesmas tarefas sempre que um processo for criado ou avançar no fluxo.

Por exemplo, em um processo de negociação de venda, podem ser configuradas tarefas como:

• realizar o primeiro contato durante a etapa "Prospecção".
• fazer uma ligação de qualificação na etapa "Qualificado".
• agendar uma reunião na etapa "Agendar demonstração".
• enviar uma proposta durante a etapa de fechamento.

Como acessar a configuração?

Acesse a tela tipos de processos:

• CRM > Configurações > Tipos de processo

Localize o tipo de processo desejado, abra o submenu do registro e clique em "Definir tarefas padrões por etapa".

A tela é organizada em abas:

• Geral
• uma aba para cada etapa cadastrada no tipo de processo

A aba "Geral" reúne tarefas vinculadas ao processo de maneira geral. As demais abas permitem configurar atividades relacionadas a uma etapa específica.

O submenu "Definir tarefas padrões por etapa" é exibido somente para os tipos de processo que possuem a opção "Permitir gestão de tarefas no processo" habilitada na aba "Tarefas".

Veja abaixo uma imagem do submenu "Definir tarefas padrões por etapa" na tela de tipos de processos:

Como adicionar uma tarefa padrão?

Selecione a aba na qual a tarefa deve ser configurada e preencha os campos:

• Tipo de tarefa: selecione a classificação da atividade, como "Geral", "Ligação", "Reunião" ou "E-mail".
• Tarefa: informe o nome da atividade que deve ser criada. Por exemplo: "Realizar ligação de qualificação".
• Data planejada (dias): informe quantos dias devem ser acrescentados para calcular a data planejada da tarefa. Por exemplo, ao informar "10", a tarefa é programada para dez dias após o momento definido em "Criar tarefa".
• Hora início: informe o horário previsto para o início da atividade, quando necessário.
• Hora fim: informe o horário previsto para o término da atividade, quando necessário.
• Criar tarefa: defina em qual momento a tarefa deve ser gerada automaticamente. Na aba "Geral", por exemplo, pode ser selecionada a opção "Quando o processo for criado".
• Responsável pela tarefa: determine quem deve receber a atividade. As opções apresentadas são:
  • Igual ao responsável pelo processo: atribui a tarefa automaticamente ao usuário responsável pelo processo;
  • Informar responsável: permite definir previamente um usuário específico para a tarefa.
• Descrição: registre orientações ou informações complementares sobre a atividade. Por rxemplo: "Entrar em contato com o cliente para confirmar as necessidades levantadas e registrar o resultado no processo".

Depois de preencher os campos, clique em "Adicionar".

A tarefa é incluída na tabela localizada na parte inferior da tela.

Veja abaixo uma imagem da tela de tarefas padrões por etapas:

Como configurar uma tarefa para determinada etapa?

Na parte superior da tela, clique na aba correspondente à etapa desejada.

Por exemplo, para configurar uma tarefa que deverá ser utilizada durante a etapa "Qualificado":

1. Clique na aba "Qualificado".
2. Selecione o tipo da tarefa.
3. Informe o nome e o prazo.
4. Defina o momento da criação.
5. Escolha o responsável.
6. Preencha a descrição, quando necessário.
7. Clique em "Adicionar".

Repita o procedimento para todas as etapas que precisarem de tarefas padrão.

A configuração por etapa ajuda a garantir que cada fase do processo tenha atividades previamente definidas.

Veja abaixo uma imagem da etapa "qualificado" de um determinado tipo de processo:

Como funciona a data planejada?

O campo "Data planejada (dias)" representa a quantidade de dias utilizada para calcular o prazo da tarefa.

Por exemplo, considere uma tarefa configurada com:

• Criar tarefa: Quando o processo for criado;
• Data planejada (dias): 10.

Se o processo for criado em 20/07/2026, a tarefa deve ser gerada com data planejada para dez dias depois.

Quando o campo não for preenchido, a tarefa é criada sem uma data planejada, conforme o comportamento definido pelo sistema.

Veja abaixo uma imagem do campo data planejada em destaque:

Como escolher o responsável?

Ao selecionar "Igual ao responsável pelo processo", a tarefa acompanha automaticamente a distribuição do processo.

Por exemplo:

• responsável pelo processo: Arthur Leão.
• responsável definido na tarefa padrão: Igual ao responsável pelo processo.
• responsável da tarefa criada: Arthur Leão.

Essa opção é recomendada quando a mesma pessoa conduz o processo e executa suas atividades.

Ao selecionar "Informar responsável", é possível definir um usuário específico. Essa alternativa pode ser utilizada quando determinada tarefa sempre deve ser executada por uma pessoa ou área diferente.

Por exemplo, um processo pode ser acompanhado pelo vendedor, mas uma tarefa de análise técnica pode ser atribuída a um usuário da equipe de implantação.

Veja abaixo uma imagem do campo responsável pela tarefa em destaque:

Como consultar as tarefas padrão cadastradas?

As tarefas adicionadas são apresentadas em uma tabela com informações como:

• tipo
• tarefa
• data planejada em dias
• hora de início
• hora de fim
• momento de criação
• responsável
• descrição

Utilize as abas para consultar separadamente as tarefas gerais e aquelas relacionadas a cada etapa.

Veja abaixo uma imagem da tabela de tarefas adicionadas em destaque:

Como editar ou excluir uma tarefa padrão?

Na última coluna da tabela, estão disponíveis as ações:

• Editar: permite alterar as informações cadastradas na tarefa padrão.
• Excluir: remove a tarefa da configuração.

A exclusão da configuração impede a criação automática da tarefa em novos processos, mas não significa necessariamente que tarefas já geradas em processos existentes são removidas.

Veja abaixo uma imagem dos ícones em destaque:

Exemplo de configuração

Em um tipo de processo chamado "Negociação de venda", podem ser configuradas as seguintes tarefas:

• Geral: criar a tarefa "Revisar informações do processo" quando o processo for criado, atribuída ao responsável pelo processo.
• Prospecção: criar a tarefa "Realizar primeiro contato", com prazo de um dia.
• Qualificado: criar a tarefa "Agendar reunião de diagnóstico", com prazo de dois dias.
• Agendar demonstração: criar a tarefa "Confirmar participantes da demonstração", atribuída ao responsável pelo processo.
• Fechamento quente: criar a tarefa "Realizar acompanhamento da proposta", com prazo de três dias.

Com essa configuração, as atividades necessárias para conduzir o processo podem ser geradas de forma padronizada, com responsáveis e prazos previamente definidos.

Como criar uma tarefa dentro de um processo?

Acesse o processo no qual a atividade deve ser registrada.

Na tela do processo, clique na aba "Tarefas" e, em seguida, em "Nova tarefa".

O sistema abre a janela de criação. Preencha os campos disponíveis.

Tipo de tarefa

Selecione a classificação da atividade.

Exemplos:

• Ligação
• Reunião
• E-mail
• Geral

O campo pode ser preenchido inicialmente com o tipo padrão definido na configuração do tipo de processo.

Tarefa

Informe um nome que identifique claramente o que precisa ser feito.

Exemplos:

• Ligar para confirmar a demonstração
• Enviar proposta comercial
• Solicitar documentos
• Retornar contato
• Agendar reunião com o gestor

Evite nomes muito genéricos quando a atividade precisar de uma identificação mais clara.

Data planejada

Informe a data prevista para a realização da tarefa.

Essa data é utilizada para acompanhar o prazo e indicar se a atividade está em dia ou atrasada.

Por exemplo: 20/07/2026

Hora de início

Informe o horário previsto para começar a atividade, quando houver um horário definido.

Por exemplo: 14:00

O preenchimento pode ser utilizado em tarefas como reuniões, ligações agendadas e visitas.

Hora de fim

Informe o horário previsto para o término da atividade.

Por exemplo: 15:00

As horas de início e fim ajudam a organizar atividades com duração planejada.

Responsável pela criação

Apresenta o usuário que está criando a tarefa.

Esse campo identifica quem realizou o cadastro e normalmente é preenchido automaticamente pelo sistema.

Responsável

Selecione o usuário que deve executar ou acompanhar a tarefa.

O responsável pela tarefa pode ser diferente do responsável pela criação.

Por exemplo, um gestor pode criar uma atividade e atribuí-la a outro integrante da equipe.

Descrição

Registre informações complementares sobre o que precisa ser feito.

Por exemplo: Entrar em contato com o cliente para confirmar a disponibilidade para a demonstração e validar os participantes da reunião.

Uma descrição clara ajuda o responsável a compreender a atividade sem precisar procurar informações em outros locais.

Etapa do processo

Selecione a etapa à qual a tarefa está relacionada.

Exemplos:

• Prospecção
• Qualificado
• Agendar demonstração
• Fechamento quente

Esse vínculo é especialmente importante quando o tipo de processo está configurado para apresentar as tarefas divididas por etapa.

Marcar como concluída

Marque essa opção quando a tarefa estiver sendo cadastrada após sua realização ou quando já puder ser registrada como concluída.

Na maioria dos casos, uma atividade que ainda precisa ser executada deve ser criada sem essa opção marcada.

Depois de preencher os campos, clique em "Salvar".

Veja abaixo uma imagem da tela de nova tarefa:

Como visualizar as tarefas dentro do processo?

Na aba "Tarefas", os registros podem ser separados em dois grupos:

Tarefas pendentes

Apresenta as atividades que ainda precisam ser concluídas.

A tabela apresenta:

• Código: número de identificação da tarefa gerado pelo sistema. 
• Tipo: classificação da atividade, como Ligação, Reunião, E-mail ou Geral. 
• Tarefa: nome utilizado para identificar a atividade que deve ser realizada. 
• Etapa: mostra a etapa do processo à qual a tarefa está vinculada. Quando aparecem três traços (---), significa que nenhuma etapa foi informada. 
• Data planejada: apresenta o prazo definido para a realização da tarefa. O indicador colorido ao lado da data mostra a situação:
  • verde: tarefa pendente com data planejada em dia.
  • vermelho: tarefa pendente com data planejada em atraso.
• Responsável: identifica o usuário encarregado de executar e acompanhar a tarefa. 
• Descrição: apresenta orientações ou informações complementares sobre a atividade. Quando aparecem três traços (---), significa que nenhuma descrição foi cadastrada. 
• Marcar como concluída: a caixa de seleção permite finalizar a tarefa. Depois de marcada, a atividade passa da lista de tarefas pendentes para a lista de tarefas concluídas. 
• Editar: abre o cadastro da tarefa para alterar informações como responsável, prazo, descrição, tipo ou etapa. 
• Excluir: remove a tarefa do processo. Essa opção deve ser utilizada com atenção, pois o registro deixa de aparecer na listagem.

Veja abaixo uma imagem da tabela de tarefas pendentes em destaque:

Tarefas concluídas

Apresenta as atividades que já foram finalizadas.

Além das informações da tarefa, essa seção apresenta a data de conclusão, que é a data de encerramento da tarefa.

Essa separação permite identificar rapidamente o que ainda precisa ser feito e consultar o histórico das atividades concluídas.

Veja abaixo uma imagem da tabela de tarefas concluídas em destaque:

Como interpretar as cores das tarefas?

A cor apresentada ao lado da data planejada ajuda a identificar a situação do prazo.

• Vermelho: a tarefa está pendente e sua data planejada já passou. Portanto, a atividade está em atraso.
• Verde claro: a tarefa está pendente e sua data planejada está em dia.
• Laranja: indica que a tarefa foi concluída com atraso.
• Verde escuro: indica que a tarefa foi concluída dentro do prazo.

Ao posicionar o cursor sobre o indicador, o sistema apresenta uma mensagem com a situação da tarefa.

Essas cores permitem identificar rapidamente quais atividades precisam ser priorizadas.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM com as cores em destaque:

Como marcar uma tarefa como concluída?

Na linha da tarefa pendente, localize a coluna de ações e clique na caixa de seleção.

Ao posicionar o cursor sobre o campo, é apresentada a informação "Marcar como concluída".

Depois da conclusão:

• a tarefa deixa de ser apresentada entre as pendentes.
• passa a ser exibida entre as concluídas.
• o sistema registra a data e a hora da conclusão.
• a cor indica se a tarefa foi concluída no prazo ou com atraso.

Antes de concluir, confirme se a atividade realmente foi realizada.

Veja abaixo uma imagem do campo de marcar como concluída em destaque:

Como editar uma tarefa?

Na coluna de ações, clique no ícone de edição.

A janela da tarefa é aberta com as informações cadastradas. Altere os campos necessários, como:

• tipo
• nome
• data planejada
• horários
• responsável
• descrição
• etapa
• situação de conclusão.

Depois, clique em "Salvar".

A edição pode ser utilizada, por exemplo, para:

• alterar o prazo
• transferir a tarefa para outro responsável
• complementar a descrição
• corrigir a etapa relacionada
• ajustar os horários

Veja abaixo uma imagem de edição da tarefa:

Como excluir uma tarefa?

Na coluna de ações, clique no ícone de lixeira.

Utilize essa ação quando a tarefa tiver sido criada incorretamente ou não precisar mais ser mantida.

Antes de excluir, verifique se o correto não seria apenas:

• editar a atividade.
• alterar o responsável.
• atualizar a data planejada.
• marcar a tarefa como concluída.

A exclusão remove o registro da listagem e deve ser utilizada com atenção.

Veja abaixo uma imagem do ícone de exclusão:

Como acessar o processo relacionado?

Na tela geral "Tarefas CRM", as tarefas vinculadas a processos apresentam o ícone "Acessar processo".

Clique nesse ícone para abrir o processo relacionado e consultar:

• informações gerais
• etapa atual
• pessoa relacionada
• histórico
• comentários
• outras tarefas
• apontamentos
• arquivos e registros vinculados

Esse recurso facilita a consulta do contexto antes de realizar uma atividade.

Veja abaixo uma imagem do ícone "Acessar processo" em destaque na tela tarefas CRM:

Como criar uma tarefa pela tela Tarefas CRM?

Além da criação dentro de um processo, as tarefas podem ser gerenciadas pela tela geral:

• CRM > Tarefas no CRM

Na parte superior da tela, clique em "Nova tarefa".

Preencha os campos apresentados e, quando necessário, relacione a tarefa ao processo correspondente.

Quando a criação é iniciada dentro de um processo, o vínculo com esse processo já está definido. Na tela geral, o usuário deve conferir o processo relacionado para garantir que a tarefa fique registrada no local correto.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Veja abaixo uma imagem do botão "Nova tarefa" em destaque:

Como consultar as tarefas na tela Tarefas CRM?

A tela "Tarefas CRM" centraliza as atividades disponíveis para o usuário.

Ela pode ser utilizada para:

• consultar tarefas de vários processos.
• localizar atividades atribuídas a determinado responsável.
• identificar tarefas atrasadas.
• acompanhar tarefas concluídas.
• acessar o processo relacionado.
• editar, excluir ou concluir atividades.

Veja abaixo uma imagem da tela de tarefas CRM:

Como utilizar as abas Todas, Pendentes e Concluídas?

Na parte superior da listagem, estão disponíveis três abas.

Todas

Apresenta as tarefas pendentes e concluídas que correspondem aos filtros utilizados.

Essa opção é indicada para consultar o histórico geral das atividades.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM na aba todas:

Pendentes

Apresenta somente as tarefas que ainda não foram concluídas.

É a opção mais indicada para organizar as atividades que precisam ser executadas.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM na aba pendentes:

Concluídas

Apresenta somente as tarefas já finalizadas.

Essa aba pode ser utilizada para consultar:

• atividades realizadas
• data de conclusão
• responsáveis
• tarefas concluídas no prazo
• tarefas concluídas com atraso

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM na aba concluídas:

Quais informações são apresentadas na listagem?

A tabela da tela "Tarefas CRM" apresenta as seguintes colunas:

• Código: identificação numérica da tarefa.
• Tipo: classificação da tarefa, como Geral, Ligação ou Reunião.
• Tarefa: nome da atividade que precisa ser ou foi realizada.
• Processo: processo ao qual a tarefa está vinculada.
• Tipo de processo: modelo utilizado pelo processo relacionado.
• Pessoa: pessoa vinculada ao processo.
• Responsável: usuário encarregado da tarefa.
• Data planejada: prazo definido para a execução.
• Status: indica se a tarefa está pendente ou concluída.
• Data de conclusão: apresenta quando a tarefa foi finalizada.
• Ações: reúne as opções para concluir, editar, excluir ou acessar o processo.

Quando uma informação não tiver sido preenchida ou não se aplicar à tarefa, a tabela apresenta traços no campo correspondente.

Veja abaixo uma imagem da tabela de tarefas CRM em destaque:

Como pesquisar tarefas?

Na parte superior da tela, estão disponíveis diferentes filtros.

• Código: Localiza uma tarefa por seu número de identificação.
• Tipo de tarefa: Filtra as tarefas conforme sua classificação. Por exemplo: Ligação.
• Tarefa: Pesquisa pelo nome ou por parte do texto informado no campo Tarefa.
• Tipo de processo: Apresenta somente tarefas relacionadas a processos de determinado tipo. Por exemplo: Negociação de venda.
• Processo: Pesquisa as tarefas de um processo específico.
• Pessoa: Filtra os registros conforme a pessoa vinculada ao processo.
• Responsável: Apresenta somente as tarefas atribuídas ao usuário selecionado.
• Status: Permite pesquisar por tarefas pendentes ou concluídas. 

Depois de preencher um ou mais filtros, clique em "Pesquisar".

Para remover os critérios e realizar uma nova consulta, utilize o botão com o ícone de limpeza.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM com o campo de pesquisa em destaque:

Como filtrar somente minhas tarefas?

Clique em "Filtrar minhas tarefas" para apresentar as atividades atribuídas ao usuário que está conectado ao sistema.

Esse recurso é útil para organizar a rotina individual sem precisar selecionar manualmente o responsável.

O filtro pode ser combinado com outros critérios, como:

• status pendente.
• tipo "Ligação".
• período da data planejada.
• processo específico.

Veja abaixo uma imagem do botão "Filtrar minhas tarefas" em destaque:

Como filtrar tarefas por datas?

Clique em "Filtrar por datas".

O sistema apresenta duas formas de pesquisa:

Filtrar por período

Utilize essa opção para consultar tarefas entre uma data inicial e uma data final.

Os períodos disponíveis são:

• Data planejada: considera o prazo definido para a tarefa.
• Data de conclusão: considera quando a tarefa foi finalizada.

Para utilizar:

1. Informe a data inicial.
2. Informe a data final.
3. Realize a pesquisa.

Por exemplo: Para visualizar tarefas planejadas entre 01/07/2026 e 31/07/2026, informe essas datas nos campos de "Data planejada".

Buscar por data

Utilize essa opção para pesquisar uma data exata.

É possível informar:

• uma data planejada específica.
• uma data de conclusão específica.

Por exemplo, ao informar 20/07/2026 em "Data planejada", o sistema apresenta as tarefas previstas exatamente para esse dia.

Veja abaixo uma imagem do quadro de pesquisa por datas:

Como combinar os filtros?

Os filtros podem ser utilizados em conjunto.

Por exemplo, para localizar somente as tarefas pendentes de ligação atribuídas ao usuário conectado e planejadas para determinado mês:

1. Selecione "Ligação" em Tipo de tarefa.
2. Selecione "Pendente" em Status.
3. Clique em "Filtrar minhas tarefas".
4. Informe o período em "Filtrar por datas".
5. Clique em "Pesquisar".

Quanto mais filtros forem preenchidos, mais específica será a consulta.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas CRM de filtros sendo aplicados:

Responsável pela criação e responsável pela tarefa são a mesma pessoa?

Não necessariamente.

• Responsável pela criação: usuário que cadastrou a tarefa no sistema.
• Responsável: usuário encarregado de executar ou acompanhar a atividade.

Um gestor pode, por exemplo, criar uma tarefa e atribuí-la a outro integrante da equipe.

Por isso, antes de salvar, confira se o responsável selecionado é realmente a pessoa que deverá realizar a atividade.

Como utilizar corretamente a etapa do processo?

O campo "Etapa do processo" relaciona a tarefa à fase em que ela deve ser realizada.

Por exemplo:

• uma ligação de primeiro contato pode ser vinculada à etapa "Prospecção".
• uma reunião de diagnóstico pode ser vinculada à etapa "Qualificado".
• o envio da proposta pode ser relacionado à etapa Proposta.

Quando a configuração "Exibir as tarefas divididas por etapa" estiver definida como "Sim", esse vínculo influencia quais atividades devem ser apresentadas na aba Tarefas do processo.

Por isso, selecione a etapa correta ao criar a atividade.

Boas práticas para gerenciar tarefas

• Utilize nomes que indiquem claramente a atividade.
• Informe uma data planejada sempre que houver prazo.
• Preencha os horários em reuniões e compromissos agendados.
• Selecione o responsável correto.
• Relacione a tarefa à etapa correspondente.
• Utilize a descrição para registrar orientações importantes.
• Consulte regularmente a aba "Pendentes".
• Priorize as tarefas sinalizadas em vermelho.
• Marque a tarefa como concluída somente após realizar a atividade.
• Atualize a data quando o prazo for renegociado.
• Evite excluir tarefas que deveriam permanecer no histórico.
• Use o filtro "Minhas tarefas" para organizar a rotina individual.
• Consulte o processo relacionado antes de realizar atividades que dependam de contexto.

Conclusão

A gestão de tarefas do CRM ajuda a transformar as etapas dos processos em atividades claras, com responsáveis e prazos definidos.

A configuração realizada no tipo de processo determina se as tarefas podem ser utilizadas, qual tipo deve ser sugerido e como os registros devem ser organizados por etapa.

No uso diário, as tarefas podem ser criadas dentro dos processos ou consultadas na tela "Tarefas CRM". Os usuários podem acompanhar atividades pendentes e concluídas, filtrar registros, controlar prazos e acessar o processo relacionado.

A atualização frequente das tarefas contribui para que as atividades não sejam esquecidas e para que o histórico dos processos permaneça organizado.

#VamosEmFrente