Como acessar a configuração do workflow?

Para configurar o workflow, acesse:

• CRM > Configurações > Tipos de processo

 

Na tela "Tipos de processo":

1. Localize o tipo de processo desejado.
2. Abra o menu de ações do registro.
3. Clique em "Definir workflow".

 

O sistema abre a tela "Workflow".

 

Na parte superior, são apresentadas as etapas cadastradas no tipo de processo. Cada aba corresponde a uma etapa e possui sua própria configuração de questionários.

 

Por isso, antes de iniciar, verifique se as etapas do tipo de processo já foram cadastradas corretamente.

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Workflow":

 

Como a tela de workflow é organizada?

Na parte superior da tela, são apresentadas as etapas do processo.

 

Ao selecionar uma etapa, o sistema mostra:

• a área para adicionar um novo questionário.
• os questionários já cadastrados.
• as opções para editar ou excluir cada questionário.

 

A configuração realizada em uma aba é utilizada quando o processo estiver naquela etapa.

 

Por exemplo, um questionário cadastrado na aba "Prospecção" é utilizado para as decisões tomadas enquanto o processo estiver em Prospecção. Ele não é automaticamente apresentado na etapa Qualificado.

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Workflow":

 

Como adicionar um questionário?

Selecione a etapa desejada e localize a seção "Adicionar questionário'.

 

Preencha os campos disponíveis, que são:

 

Nome

Informe um nome que identifique a finalidade do questionário.

 

Exemplos:

• Qualificação inicial.
• Validação da demonstração.
• Resultado da proposta.
• Encerramento da negociação.

 

Utilize nomes claros, pois eles também ajudam a identificar o questionário durante a edição e a utilização do workflow.

 

Veja abaixo uma imagem do quadro "Adicionar questionário" em destaque:

.

Tipo

Selecione o tipo do questionário:

• Principal
• Filho

 

Questionário principal

É utilizado como o questionário principal da decisão naquela etapa.

 

Ele pode reunir as perguntas necessárias para orientar a movimentação ou a atualização do processo.

 

Por exemplo: 

• Questionário principal da etapa "Prospecção": verificar perfil, interesse e necessidade do potencial cliente.

 

Questionário filho

Pode ser utilizado para organizar questionários complementares em níveis abaixo do principal.

 

Essa opção é útil quando a decisão precisa ser dividida em partes ou quando determinadas validações devem ser tratadas separadamente.

 

Por exemplo, um questionário principal pode avaliar se a oportunidade está qualificada, enquanto um questionário filho pode reunir perguntas técnicas complementares.

 

A estrutura exata deve ser planejada conforme a complexidade do processo. Para fluxos mais simples, um questionário principal pode ser suficiente.

 

Veja uma imagem do campo "Tipo" em destaque:

 

Requer assinatura eletrônica?

Define se o questionário deve exigir assinatura eletrônica.

 

Selecione:

• Sim: quando a conclusão do questionário precisar de uma confirmação formal por assinatura eletrônica do usuário.
• Não: quando a resposta não exigir assinatura.

 

Depois de preencher os campos, clique em "Adicionar".

 

Veja abaixo uma imagem do campo "Requer assinatura eletrônica?" em destaque:

 

Como consultar os questionários cadastrados?

A tabela "Questionários" apresenta:

• Nome: identificação do questionário.
• Tipo: Principal ou Filho.
• Requer assinatura eletrônica?: informa se a assinatura deve ser exigida.
• Editar: permite incluir ou alterar perguntas, respostas e ações.
• Excluir: remove o questionário da etapa.

 

Uma mesma etapa pode possuir vários questionários, conforme a necessidade do fluxo.

 

Antes de excluir, verifique se o questionário possui perguntas e ações utilizadas nos processos.

 

Veja abaixo uma imagem da tabela questionário em destaque:

 

Como adicionar perguntas ao questionário?

Na tabela de questionários, clique no ícone de edição do registro desejado.

 

A tela seguinte apresenta o "Questionário selecionado", com seu nome, tipo e etapa.

 

Na seção "Adicionar questão", preencha:

• Questão: texto da pergunta.
• Tipo: formato utilizado para a resposta,
• Decisiva?: define se a pergunta é utilizada para orientar ações e decisões do workflow.

 

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de perguntas:

 

Quais tipos de pergunta estão disponíveis?

Os tipos de perguntas são:

 

Texto curto

Permite registrar uma resposta breve em texto.

 

Exemplos:

• Qual é o principal produto de interesse?
• Quem é o responsável pela decisão?
• Qual é o concorrente avaliado?

 

É mais indicado para respostas curtas, como nomes, códigos ou pequenas observações.

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato texto curto em destaque:

 

Texto longo

Permite registrar uma resposta mais detalhada.

 

Exemplos:

• Descreva as principais necessidades do cliente.
• Registre os motivos apresentados durante a negociação.
• Informe o resultado da reunião de diagnóstico.

 

É indicado quando o usuário precisa inserir um texto maior.

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato texto longo em destaque:

 

Múltipla escolha

Apresenta várias respostas, permitindo selecionar apenas uma.

 

Por exemplo: "O cliente possui perfil para avançar?"

• Sim
• Não
• Precisa de mais informações

 

Esse formato é especialmente útil em perguntas decisivas, pois cada resposta pode levar a uma ação diferente.

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato Múltipla escolha em destaque:

 

Check box

Apresenta várias opções e permite selecionar mais de uma.

 

Por exemplo: "Quais áreas precisam ser avaliadas?"

• Produção
• Estoque
• Compras
• Financeiro
• Vendas

 

É indicado quando mais de uma resposta pode ser válida ao mesmo tempo.

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato Check box em destaque:

 

Combo box

Apresenta as respostas em uma lista suspensa, permitindo selecionar uma opção.

 

Por exemplo: "Qual é o porte do potencial cliente?"

• Pequeno
• Médio
• Grande

 

Esse formato ocupa menos espaço na tela quando existem várias opções.

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato combo box em destaque:

 

Data

Permite informar uma data.

 

Exemplos:

• Qual é a previsão para início do projeto?
• Quando deverá ocorrer o próximo contato?
• Qual é a previsão de fechamento?

 

Veja abaixo uma imagem de uma questão no formato data em destaque:

 

O que é uma pergunta decisiva?

A opção "Decisiva?" indica que a resposta da pergunta deve influenciar diretamente no comportamento do workflow.

 

Em uma pergunta decisiva, é possível relacionar ações às respostas.

 

Por exemplo:

Pergunta: A oportunidade está qualificada?

• Sim: avançar para a etapa ""Agendar demonstração".
• Não: avançar para "Descartado".
• Ainda não: permanecer na etapa atual e alterar a data programada.

 

As perguntas não decisivas podem ser utilizadas apenas para registrar informações que complementam a análise, sem necessariamente executar uma alteração automática.

 

Exemplo de pergunta não decisiva: Quais observações devem ser consideradas na próxima reunião?

 

Veja abaixo uma imagem do campo "Decisiva?" em destaque:

 

Como adicionar respostas?

Depois de cadastrar uma pergunta que utiliza opções predefinidas, localize a seção "Adicionar resposta".

 

Digite o texto da resposta e clique em "Adicionar".

 

Repita o procedimento para todas as alternativas necessárias.

 

As respostas devem ser apresentadas em uma tabela contendo:

• o texto da resposta.
• o número de ações vinculadas.
• as opções para editar ou excluir.

 

A coluna "Número de ações" mostra quantas alterações devem ser executadas quando aquela resposta for selecionada.

 

Uma resposta pode não possuir ação ou pode executar uma ou mais ações, conforme a configuração.

 

Veja abaixo uma imagem da seção adicionar resposta em destaque:

 

Como relacionar uma ação a uma resposta?

Para criar uma ação, selecione ou edite a resposta desejada.

 

O sistema apresenta a identificação da "Resposta selecionada" e a questão à qual ela pertence.

 

Na seção "Adicionar ação", selecione o tipo da alteração que deve ocorrer.

 

As opções disponíveis são:

• mudar etapa do processo
• mudar responsável
• mudar equipe responsável
• mudar data/hora programada
• mudar campo personalizado

 

Depois de selecionar o tipo, preencha as informações solicitadas e conclua a inclusão.

 

Veja abaixo uma imagem da tela de adição de ação:

 

Quais ações podem ser configuradas?

 

Mudar etapa do processo

A ação "Mudar etapa do processo" altera a etapa atual quando o usuário seleciona determinada resposta.

 

Por exemplo:

• pergunta: O potencial cliente foi qualificado?
• resposta: Sim
• ação: mudar para Agendar demonstração.

 

Essa é uma das principais ações utilizadas para controlar a movimentação dos processos.

 

Para preencher:

1. Confira as informações em "Resposta selecionada":

   • Resposta: mostra a alternativa que aciona a regra.
   • Questão: apresenta a pergunta relacionada.

   Esses campos são apenas informativos.

2. No campo "Tipo de assinatura", selecione uma opção somente quando a execução da ação precisar de uma assinatura eletrônica. Caso não seja necessário, mantenha o campo sem seleção.
3. Em "Tipo", selecione "Mudar etapa do processo".

4. Em "Etapa do processo", escolha a etapa para a qual o registro deve ser enviado quando a resposta selecionada for utilizada.

5. Clique em Adicionar para incluir a regra.

 

A ação cadastrada é apresentada na seção "Ações". A partir disso, quando o usuário responder ao questionário durante o acompanhamento do processo, o sistema altera automaticamente o registro para a etapa escolhida.

 

A etapa de destino deve ser definida de acordo com o significado da resposta. Para a pergunta “Você conseguiu agendar a demonstração?”, por exemplo, a resposta "Sim" pode direcionar o processo para "Demonstração Agendada", enquanto a resposta "Não" pode mantê-lo em "Agendar Demonstração" para uma nova tentativa.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Mudar etapa do processo":

 

Mudar responsável

A ação "Mudar responsável" transfere automaticamente o processo para outro usuário quando uma resposta específica for selecionada no questionário do workflow.

 

Por exemplo: ao confirmar que a oportunidade exige uma avaliação técnica, o sistema pode transferir a responsabilidade do vendedor para um especialista.

 

Para configurar:

1. Confira a seção "Resposta selecionada":

   • Resposta: mostra a alternativa que acionará a regra.
   • Questão: apresenta a pergunta relacionada à resposta.

   Essas informações são preenchidas automaticamente e servem apenas para confirmar em qual resposta a ação será aplicada.

2. Em "Tipo de assinatura", selecione o tipo de assinatura aplicável à validação, quando o questionário estiver configurado para exigir assinatura eletrônica. Caso a assinatura não seja necessária, utilize a opção definida para o fluxo da empresa.
3. No campo "Tipo", selecione "Mudar responsável".

4. No campo "Responsável", pesquise e selecione o usuário que passará a acompanhar o processo quando essa resposta for escolhida.

5. Clique em "Adicionar".

    

Por exemplo, caso o agendamento da demonstração não tenha sido realizado, o processo pode ser transferido para:

• outro vendedor responsável por uma nova tentativa.
• um coordenador comercial.
• um profissional responsável pela qualificação.
• outro usuário definido pela empresa.

 

A regra é incluída na seção "Ações", localizada na parte inferior da tela. A partir desse momento, quando o usuário selecionar a resposta relacionada e salvar a decisão do workflow, o sistema substitui o responsável atual pelo usuário configurado.

 

A alteração afeta o responsável pelo processo, e não apenas o usuário que respondeu ao questionário. Antes de adicionar a ação, confirme se o usuário escolhido deve realmente assumir o acompanhamento das próximas atividades.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Mudar responsável":

 

Mudar equipe responsável

A ação "Mudar equipe responsável" altera automaticamente a equipe vinculada ao processo quando uma resposta específica for selecionada no questionário do workflow.

 

Por exemplo: Ao concluir a etapa comercial, o processo pode ser encaminhado da equipe de "Vendas" para a equipe de "Implantação".

 

Para configurar:

1. Confira a seção "Resposta selecionada":

   • Resposta: apresenta a alternativa que aciona a regra.
   • Questão: mostra a pergunta à qual a resposta pertence.

   Essas informações são preenchidas automaticamente e servem para confirmar em qual resposta a ação será aplicada.

2. Em "Tipo de assinatura", selecione o tipo de assinatura quando a decisão precisar de validação por assinatura eletrônica. Caso não seja necessário, mantenha o campo conforme a regra definida para o workflow.
3. No campo "Tipo", selecione "Mudar equipe responsável".

4. No campo "Equipe", escolha a equipe que passará a acompanhar o processo quando essa resposta for selecionada.

5. Clique em "Adicionar".

 

Em um processo de negociação de venda, por exemplo, pode ser selecionada a equipe "Vendas" para que o registro continue sob acompanhamento comercial. Em outros fluxos, o processo pode ser encaminhado para "Compras", "Financeiro" ou outra equipe cadastrada.

 

A regra é incluída na seção "Ações", na parte inferior da tela. Quando o usuário responder ao questionário e salvar a decisão, o sistema substitui a equipe atual pela equipe configurada.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Mudar equipe responsável":

 

Mudar data/hora programada

A ação "Mudar data/hora programada" atualiza automaticamente o prazo de acompanhamento do processo quando uma resposta específica for selecionada no questionário do workflow.

 

Por exemplo: Caso o cliente solicite um novo contato na semana seguinte, uma resposta pode atualizar a data programada. Essa ação ajuda a manter os prazos de acompanhamento atualizados.

 

Para configurar:

1. Confira a seção "Resposta selecionada":

   • Resposta: mostra a alternativa que aciona a regra.
   • Questão: apresenta a pergunta à qual a resposta pertence.

   Essas informações são preenchidas automaticamente.

2. Em "Tipo de assinatura", selecione a opção aplicável caso a decisão precise de validação por assinatura eletrônica. Quando não houver essa exigência, mantenha o campo conforme a configuração adotada pela empresa.
3. No campo "Tipo", selecione "Mudar data/hora programada".

4. No campo "Tempo (hh:mm)", informe o intervalo que será utilizado para atualizar a data e a hora programadas do processo.

   O preenchimento deve seguir o formato horas:minutos. Exemplos:

   • 01:00: uma hora.
   • 02:30: duas horas e trinta minutos.
   • 08:00: oito horas.
   • 24:00: vinte e quatro horas.
5. Clique em "Adicionar".

 

A regra é apresentada na seção "Ações". Quando o usuário selecionar a resposta e salvar a decisão do workflow, o sistema utiliza o tempo informado para atualizar a programação do processo.

 

Por exemplo:

Considere a pergunta: "Você conseguiu agendar a demonstração?"

Para a resposta "Não", pode ser configurada a ação:

• Tipo: Mudar data/hora programada;
• Tempo: 24:00.

 

Assim, o processo recebe um novo prazo para que o responsável realize outra tentativa de contato.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Mudar data/hora programada":

 

Mudar campo personalizado

A ação "Mudar campo personalizado" altera automaticamente o valor de um campo personalizado do processo quando determinada resposta for selecionada no questionário do workflow.

 

Exemplos:

• atualizar o campo "Nível de interesse" para Alto.
• preencher "Motivo da perda".
• alterar "Origem da oportunidade".
• atualizar "Previsão de fechamento".

 

O campo personalizado deve ter sido previamente relacionado ao tipo de processo.

 

Para configurar:

1. Confira a seção "Resposta selecionada":

   • Resposta: apresenta a alternativa que aciona a regra.
   • Questão: mostra a pergunta à qual a resposta pertence.

   Essas informações são preenchidas automaticamente.

2. Em "Tipo de assinatura", selecione a opção aplicável quando a decisão precisar de validação por assinatura eletrônica.
3. No campo "Tipo", selecione "Mudar campo personalizado".

4. Em "Campo personalizado", escolha o campo que será atualizado. São apresentados os campos personalizados relacionados ao tipo de processo e disponíveis para utilização no workflow.

5. No campo "De", selecione o valor atual que deverá ser alterado.
6. No campo "Para", selecione o novo valor que será atribuído ao campo personalizado.
7. Clique em "Adicionar".

 

A regra é incluída na seção "Ações". Quando o usuário selecionar a resposta relacionada e salvar a decisão, o sistema atualiza o campo personalizado conforme os valores definidos.

 

Por exemplo: Considere um campo personalizado chamado "Situação do agendamento", com as opções:

• Não iniciado
• Em tentativa de contato
• Agendado
• Cancelado

 

Para a resposta "Não" à pergunta “Você conseguiu agendar a demonstração?”, a ação poderia ser configurada assim:

• Campo personalizado: Situação do agendamento
• De: Não iniciado
• Para: Em tentativa de contato

 

Ao salvar a decisão, o sistema altera automaticamente o valor do campo, registrando que o agendamento ainda não foi concluído e que novas tentativas serão realizadas.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Mudar campo personalizado":

 

Carregar novo questionário

A ação "Carregar novo questionário" faz com que o sistema apresente outro questionário após o usuário selecionar determinada resposta no workflow. Ela é útil para criar uma sequência de perguntas condicionais, na qual o próximo conjunto de questões depende da resposta anterior.

 

Essa ação não cria um questionário novo. O questionário que será carregado precisa ter sido cadastrado anteriormente no workflow.

 

Para configurar:

1. Confira a seção "Resposta selecionada":

   • Resposta: apresenta a alternativa que aciona a regra.
   • Questão: mostra a pergunta à qual a resposta pertence.

   Essas informações são preenchidas automaticamente.

2. Em "Tipo de assinatura", selecione a opção aplicável quando a decisão precisar de validação por assinatura eletrônica. Caso não seja necessário, mantenha o campo sem seleção ou conforme a configuração adotada pela empresa.
3. No campo "Tipo", selecione "Carregar novo questionário".

4. No campo "Questionário", selecione o próximo questionário que deverá ser apresentado ao usuário.

5. Clique em "Adicionar".

 

A ação é apresentada na seção "Ações", indicando o questionário que será carregado quando a resposta for selecionada.

 

Por exemplo:

Considere a pergunta inicial: "Você conseguiu falar com o cliente para verificar o interesse em agendar uma demonstração?"

 

As respostas podem seguir esta lógica:

• Sim: carregar o questionário "Verificação de interesse na demonstração".
• Não: carregar outro questionário para registrar o motivo do contato não realizado ou definir uma nova tentativa.

 

No segundo questionário, podem ser apresentadas perguntas como:

• O cliente demonstrou interesse na apresentação?
• Qual é a disponibilidade informada?
• Quais participantes estarão presentes?
• Quais assuntos deverão ser abordados?
• A demonstração será on-line ou presencial?

 

Dessa forma, o usuário visualiza somente as perguntas relacionadas à situação registrada.

 

Veja uma imagem da tela de adição de ação ao selecionar "Carregar novo questionário":

 

Uma resposta pode executar várias ações?

Sim. Uma resposta pode possuir mais de uma ação.

 

Por exemplo, ao selecionar a resposta "Venda aprovada", o sistema pode:

1. mudar a etapa para "Ganha".
2. alterar a equipe responsável para "Implantação".
3. atualizar um campo personalizado para "Contrato aprovado".
4. definir uma nova data programada.

 

A quantidade de ações relacionadas é apresentada na coluna "Número de ações".

 

Evite configurar alterações contraditórias para a mesma resposta, como duas ações que enviem o processo para etapas diferentes.

 

Veja abaixo uma imagem da coluna número de ações referente as respostas:

 

Como editar ou excluir perguntas, respostas e ações?

Os registros apresentados nas tabelas possuem ícones de edição ou exclusão.

• Editar: permite alterar a configuração existente.
• Excluir: remove a pergunta, a resposta, o questionário ou a ação.

 

Antes de excluir uma pergunta, verifique se existem respostas e ações vinculadas a ela.

 

Antes de excluir uma resposta, confirme se ela possui ações configuradas. A exclusão remove a regra de decisão relacionada.

 

Veja abaixo uma imagem de ícones de "Editar" e "Excluir" em destaque:

 

Como impedir que a etapa seja alterada fora do workflow?

Para que a movimentação seja controlada exclusivamente pelas decisões do workflow, edite o tipo de processo e acesse a aba "Etapas".

 

Marque a opção:

• Permitir modificação da etapa no processo somente a partir da tomada de decisões no workflow

 

Quando essa configuração estiver marcada:

• o campo "Etapa" fica desabilitado nas telas de criação ou edição do processo.
• o usuário não pode alterar livremente a etapa.
• o cartão não pode ser arrastado de uma coluna para outra no "Painel de processos".
• a movimentação deve ocorrer por meio da opção "Tomar decisão com base no workflow".

 

Essa configuração é recomendada quando a empresa precisa garantir que todas as mudanças de etapa sigam regras e validações previamente definidas.

 

Caso ela não seja marcada, o workflow ainda pode ser utilizado, mas outras formas de alteração da etapa podem continuar disponíveis, conforme as permissões e as configurações do processo.

 

Veja abaixo uma imagem da configuração "Permitir modificação da etapa no processo somente a partir da tomada de decisões no workflow" em destaque:

 

Como utilizar o workflow em um processo?

Acesse o processo desejado.

 

Quando houver workflow configurado para a etapa atual, utilize o botão:

• Tomar decisão com base no workflow

 

Veja abaixo uma imagem do botão "Tomar decisão com base no workflow" em destaque:

 

O sistema abre o questionário correspondente.

 

O usuário deve:

1. ler cada pergunta.
2. selecionar ou preencher as respostas.
3. revisar as informações.
4. clicar em "Salvar".

 

Veja abaixo uma imagem de um questionário aberto:

 

Depois do salvamento, o sistema executa as ações configuradas para as respostas selecionadas.

 

O processo pode, por exemplo:

• avançar para outra etapa.
• trocar de responsável.
• mudar de equipe.
• receber uma nova data programada.
• ter um campo personalizado atualizado.

 

As respostas também ajudam a registrar os motivos e critérios utilizados na decisão.

 

Veja abaixo uma imagem do histórico de modificações com o registro das respostas:

 

O que acontece se uma informação obrigatória não for preenchida?

Caso o questionário ou a etapa possua validações obrigatórias, o sistema impede a conclusão da decisão até que os dados necessários sejam informados.

 

Dependendo da configuração, o usuário pode precisar:

• responder todas as perguntas obrigatórias.
• selecionar uma opção decisiva.
• preencher um campo do processo.
• registrar uma assinatura eletrônica.
• cumprir outra regra configurada para a etapa.

 

Leia as mensagens apresentadas pelo sistema e revise as respostas antes de tentar salvar novamente.

 

Exemplo prático de workflow para uma negociação de venda

A seguir, será apresentado um exemplo de como o workflow pode ser configurado para acompanhar uma negociação comercial.

 

As etapas e perguntas são apenas sugestões. Cada empresa pode adaptá-las à sua rotina.

 

Etapa 1: Prospecção

Nesta etapa, o objetivo é verificar se o potencial cliente possui um perfil inicial compatível com a empresa.

 

Questionário sugerido

• Nome: Qualificação inicial

• Tipo: Principal

 

Pergunta decisiva

• O potencial cliente possui perfil para continuar a negociação?

 

Respostas e ações sugeridas:

• Sim: mudar a etapa para "Qualificado".
• Não: mudar a etapa para "Descartado".
• Ainda não há informações suficientes: manter o processo em "Prospecção" e alterar a data programada para um novo contato.

 

Perguntas complementares

• Qual é o segmento da empresa?
• Qual é o principal interesse demonstrado?
• Quem é o primeiro contato?
• Como a oportunidade foi identificada?

 

Essas perguntas podem ser configuradas como não decisivas, apenas para registrar informações.

 

Etapa 2: Qualificado

Nesta etapa, o objetivo é confirmar se existe uma necessidade real e se a empresa possui condições de avançar.

 

Pergunta decisiva

A necessidade do cliente está clara e pode ser atendida?

• Sim: mudar para "Agendar demonstração".
• Não: mudar para "Descartado" ou "Perdida".
• Precisa de avaliação técnica: mudar o responsável ou a equipe para o especialista correspondente.

 

Perguntas complementares

• Qual problema o cliente deseja resolver?
• Quais áreas serão envolvidas?
• Quem participa da decisão?
• Existe previsão para implantação?
• Existe orçamento definido?

 

Etapa 3: Agendar demonstração

O objetivo é confirmar o compromisso para apresentação da solução.

 

Pergunta decisiva

A demonstração foi agendada?

• Sim: mudar para "Demonstração agendada" e atualizar a data/hora programada.
• Não: permanecer na etapa atual e definir uma nova data de acompanhamento.
• Cliente desistiu: mudar para "Perdida".

 

Perguntas complementares

• Qual será a data da demonstração?
• Quem participará?
• Quais temas precisam ser apresentados?
• A reunião será presencial ou on-line?

 

Etapa 4: Demonstração realizada

Após a reunião, o workflow pode verificar se a oportunidade está pronta para receber uma proposta.

 

Pergunta decisiva

A demonstração confirmou aderência à necessidade do cliente?

• Sim: avançar para "Envio da proposta".
• Parcialmente: manter a etapa e atribuir o processo a um especialista.
• Não: avançar para "Perdida" ou "Descartado".

 

Perguntas complementares

• Quais funcionalidades despertaram maior interesse?
• Quais dúvidas ficaram pendentes?
• Será necessária uma segunda reunião?
• Houve solicitação de alguma condição específica?

 

Etapa 5: Envio da proposta

O objetivo é confirmar a preparação e o envio da proposta comercial.

 

Pergunta decisiva

A proposta foi enviada ao cliente?

• Sim: mudar para "Negociação".
• Ainda não: permanecer na etapa e atualizar a data programada.
• Não será enviada: mudar para "Perdida".

 

Ações complementares possíveis

Ao selecionar "Sim", o sistema também pode:

• preencher o campo personalizado "Proposta enviada" com "Sim".
• atualizar a previsão de fechamento.
• manter ou alterar o responsável.
• definir uma nova data para o follow-up.

 

Etapa 6: Negociação

Nesta etapa, o objetivo é registrar o resultado das tratativas comerciais.

 

Pergunta decisiva

Qual é o resultado atual da negociação?

• Venda aprovada: mudar para "Ganha".
• Venda não aprovada: mudar para "Perdida".
• Ainda em negociação: manter a etapa e atualizar a data programada.
• Aguardando aprovação interna: manter a etapa e mudar o responsável ou a equipe.

 

Perguntas complementares

• Qual condição foi negociada?
• Houve solicitação de desconto?
• Qual é a previsão de decisão?
• Existe alguma pendência contratual?

 

Etapa 7: Venda ganha

Quando a venda for aprovada, o workflow pode executar ações de encerramento e encaminhamento.

 

Exemplo de ações:

• mudar a etapa para "Ganha".
• alterar a equipe responsável para "Implantação".
• atualizar o campo "Resultado da negociação" para "Ganha".
• registrar a data de fechamento.
• definir o próximo acompanhamento.

 

Também pode ser utilizado um questionário final para confirmar:

• contrato assinado.
• dados do cliente revisados.
• responsável pela implantação definido.
• informações comerciais registradas.

 

Etapa 8: Venda perdida

Na etapa "Perdida", o workflow pode exigir o registro do motivo do encerramento.

 

Pergunta decisiva

• Qual foi a principal causa da perda?

 

Respostas sugeridas:

• preço
• escolha de concorrente
• projeto adiado
• falta de orçamento
• ausência de aderência
• cliente não respondeu
• decisão interna do cliente

 

Cada resposta pode atualizar automaticamente um campo personalizado ou o campo de causa da perda.

 

Exemplo resumido de movimentação

Considere um processo que começa em "Prospecção".

1. O usuário abre o processo e clica em "Tomar decisão com base no workflow".
2. Responde que o potencial cliente possui perfil.
3. O sistema move o processo para "Qualificado".
4. Na etapa "Qualificado", o usuário confirma que existe uma necessidade real.
5. O processo avança para "Agendar demonstração".
6. A demonstração é agendada, e o workflow atualiza a data programada.
7. Após a reunião, o usuário registra que existe aderência.
8. O processo segue para "Envio da proposta".
9. Quando a proposta é enviada, o processo avança para "Negociação".
10. Ao final, o usuário seleciona "Venda aprovada" ou "Venda não aprovada".
11. O sistema move o registro para "Ganha" ou "Perdida" e executa as demais ações configuradas.

 

Dessa forma, cada mudança fica ligada a uma decisão registrada, reduzindo movimentações sem justificativa e padronizando a condução das oportunidades.

 

Boas práticas para configurar o workflow

• Planeje as etapas antes de criar os questionários.
• Utilize perguntas objetivas e fáceis de interpretar.
• Crie perguntas decisivas apenas quando a resposta realmente precisar gerar uma ação.
• Evite questionários longos para decisões simples.
• Utilize perguntas não decisivas para coletar informações complementares.
• Dê nomes claros aos questionários.
• Não configure ações contraditórias na mesma resposta.
• Teste todas as respostas antes de disponibilizar o workflow.
• Verifique se as etapas de destino existem e estão ativas.
• Revise os responsáveis e as equipes definidos nas ações.
• Utilize campos personalizados somente quando eles forem necessários para o acompanhamento.
• Ative a alteração exclusiva pelo workflow quando for importante impedir movimentações manuais.
• Oriente os usuários sobre o significado de cada resposta.
• Revise periodicamente o workflow quando o processo da empresa for alterado.

 

Conclusão

O workflow permite transformar as mudanças de etapa do CRM em decisões orientadas por regras.

 

Por meio dos questionários, a empresa pode verificar informações, registrar respostas e executar ações automáticas. Essas ações podem movimentar o processo, alterar responsáveis e equipes, atualizar prazos e modificar campos personalizados.

 

Quando utilizado em uma negociação de venda, o workflow ajuda a garantir que cada oportunidade avance somente após as validações necessárias, mantendo o histórico organizado e tornando o acompanhamento comercial mais padronizado.