Como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus?

Neste artigo aqui entendemos o que é o controle de reembolso de despesas.

Agora vamos entender como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus,

No sistema Nomus é possível controlar reembolso de despesas para qualquer pessoa, seja um funcionário, representante ou até mesmo um fornecedor.

O controle de reembolso de despesas no sistema Nomus pode ser subdivido em 4 passos principais:

• 1) Criação da conta de controle de reembolso para a pessoa
• 2) Registro de despesas pela pessoa
• 3) Aprovação das despesas pelo setor Financeiro
• 4) Registro de reembolsos, adiantamentos e devoluções

A seguir vamos apresentar uma visão geral desses 4 passos no sistema.

1) Criação da conta de controle de reembolso para a pessoa

Quando você decide controlar o reembolso de despesas de uma pessoa, o sistema Nomus cria uma conta de controle de reembolso para essa pessoa automaticamente no módulo Financeiro.

Por exemplo, suponha que você decidiu controlar os reembolsos para o funcionário Carlos Alberto, ao marcar que a pessoa "Controla reembolso de despesas", o sistema vai criar automaticamente uma conta de controle de reembolso com o nome Carlos Alberto e vinculada à pessoa "Carlos Alberto", como na imagem a seguir:

2) Registro de despesas pela pessoa

Após a criação da conta de reembolso de despesas para o "Carlos Alberto", o usuário "carlosalberto" pode logar no sistema, acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", e registrar todas as suas despesas.

Como exemplo apresentamos o registro de uma nova despesa de estacionamento:

As despesas são criadas no sistema com status "Aguardando aprovação" e serão avaliadas pelo setor Financeiro, que poderá aprová-las, reprová-las ou solicitar que sejam revisadas.

3) Aprovação das despesas pelo setor Financeiro

A qualquer momento o setor Financeiro pode acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", selecionar uma pessoa, e saber as despesas que estão aguardando aprovação.

Por exemplo, ao acessar o controle de reembolso de despesas da pessoa "Carlos Alberto", vejo todas as despesas registradas, reembolsáveis e não reembolsáveis, separadas por status.

Na imagem a seguir apresentamos o "Relatório geral" apresentando todos os status das despesas:

Logo abaixo na mesma tela, na aba "Despesas", é possível filtrar as despesas "Aguardando aprovação", como na imagem a seguir:

Para cada despesa com status "Aguardando aprovação" é possível "Aprovar", "Reprovar" ou "Solicitar revisão".

Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Aprovar despesa":

Ao aprovar uma despesa seu status muda para "Aprovada".

Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Reprovar despesa":

Ao reprovar uma despesa seu status muda para "Reprovada".

Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Solicitar revisão de despesa":

Ao solicitar a revisão de uma despesa seu status muda para "Aguardando revisão".

Despesas com status "Aguardando revisão" devem ser revisadas pela pessoa responsável por sua criação, para complementar alguma informação, e após essa revisão, a pessoa deve "Solicitar aprovação" pelo setor Financeiro.

Para a pessoa ver todas as despesas que estão aguardando revisão, é só acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", clicar na aba "Despesas > Aguardando revisão", como destacada na imagem a seguir:

Para entender o que deve ser revisado na despesa, normalmente é interessante acessar o quadro "Histórico de eventos da despesa", e analisar todo o histórico de eventos da despesa, como na imagem a seguir:

Para revisar a despesa, se for preciso, é possível editar a despesa, clicando no ícone "Editar despesa".

Após terminar a revisão da despesa, basta "Solicitar aprovação da despesa" novamente, como na imagem a seguir:

Após solicitar aprovação, a despesa volta a ficar com status "Aguardando aprovação", e será analisada pelo setor Financeiro novamente.

4) Registro de reembolsos, adiantamentos e devoluções

4.1) Reembolso de despesas

Periodicamente, após avaliar todas as despesas registradas pela pessoa, e decidir as despesas que serão aprovadas, reprovadas e revistas, o setor Financeiro normalmente faz um reembolso de despesas para a pessoa.

Por exemplo, imagine que no dia 01 do mês, após avaliar todas as despesas registradas para a pessoa "Carlos Alberto", a "Posição atual" da pessoa está assim:

Nesse caso o setor Financeiro deve fazer um reembolso de R$ 627,80 para o "Carlos Alberto".

Supondo que esse reembolso seja feito em dinheiro através da conta "Caixa Pequeno" da empresa. 

O setor Financeiro vai registrar esse reembolso no quadro "Registrar novo reembolso", como na imagem a seguir:

Após salvar esse reembolso, a "Posição atual" da pessoa fica assim:

Veja na imagem acima que o saldo na conta da pessoa está ZERO, e não há mais nenhum valor a reembolsar para a pessoa.

4.2) Adiantamento de despesas

Em alguns casos é necessário se fazer adiantamentos para uma pessoa executar suas atividades.

Por exemplo, suponha que a pessoa "Carlos Alberto" tenha que fazer uma viagem a um cliente, e o seu setor Financeiro decide fazer um adiantamento no valor de R$ 500,00 para essa pessoa.

Esse registro de adiantamento deve ser feito no quadro "Registrar novo adiantamento" como na imagem a seguir:

4.3) Devoluções de adiantamentos de despesas

Agora suponha que durante a viagem o "Carlos Alberto" registrou despesas reembolsáveis no valor total de R$ 400,00, e que todas essas despesas foram aprovadas pelo Financeiro.

Após retornar de viagem, o setor Financeiro pode solicitar para que o "Carlos Alberto" faça uma devolução de adiantamento no valor de R$ 100,00 para empresa.

Essa devolução de adiantamento deve ser registrada no quadro "Registrar nova devolução de adiantamento" como na imagem a seguir: