Como registrar reeembolsos, adiantamentos e devoluções no controle de reembolso de despesas?

Neste artigo aqui aprendemos o que é o controle de reembolso de despesas, e neste artigo aqui tivemos uma visão geral sobre como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus.

Agora vamos entender como registrar reembolsos, adiantamentos e devoluções no controle de reembolso de despesas.

Para registrar reembolsos, adiantamentos e devoluções, o primeiro passo é acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", selecionar uma pessoa, escolher um período, e clicar no botão "Gerar relatório".

Posição geral dos adiantamentos, reembolsos e devoluções

Após gerar o relatório, no quadro "Relatório geral", é possível saber o valor total de todos os adiantamentos, reembolsos e devoluções já registrados no sistema, no quadro destacado na imagem a seguir:

Ainda no relatório geral, é possível saber a "Posição atual" do controle de reembolso de despesas da pessoa, levando em consideração todas as despesas com reembolso aprovadas, e todos os adiantamentos, reembolsos e devoluções já registrados no sistema, como destacado na imagem a seguir:

Esse quadro traz uma visão bem objetiva do "Saldo na conta da pessoa", se a empresa tem algum "Valor a reembolsar para a pessoa" e se a pessoa tem algum "Valor a devolver para a empresa".

O Saldo na conta da pessoa é calculado pelo sistema através da fórmula:

Se o saldo na conta da pessoa for positivo, o sistema irá sugerir o valor que deve ser devolvido para a empresa, para que o saldo na conta da pessoa seja zerado.

Se o saldo na conta da pessoa for negativo, o sistema irá sugerir o valor que deve ser reembolsado para a pessoa, para que o saldo na conta da pessoa seja zerado.

Adiantamentos, reembolsos e devoluções registradas no período

Na aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções", é possível ver todas os adiantamentos de despesas, reembolsos de despesas e devoluções de adiantamento no período do relatório, classificadas em ordem crescente pela coluna "Data", como apresentado na imagem a seguir:

Nessa aba é possível:

• Editar adiantamentos, reembolsos e devoluções utilizando o ícone "Editar".
• Excluir adiantamentos, reembolsos e devoluções utilizando o ícone "Excluir".
• Registrar novos adiantamentos através do botão "Novo adiantamento".
• Registrar novos reembolsos através do botão "Novo reembolso".
• Registrar novas devoluções através do botão "Nova devolução".

A seguir vamos analisar os registros de novos reembolsos, adiantamentos e devoluções.

Registro de reembolsos de despesas

Agora vamos entender como o setor Financeiro deve fazer o registro de reembolsos de despesas.

Periodicamente, após avaliar todas as despesas registradas pela pessoa, e decidir as despesas que serão aprovadas, reprovadas e revisadas, o setor Financeiro normalmente apura o saldo na conta da pessoa, e se esse saldo for negativo, faz um reembolso de despesas para a pessoa.

Como exemplo, suponha que no dia 01 do mês, após avaliar todas as despesas registradas para a pessoa "Carlos Alberto", a "Posição atual" da pessoa está assim:

Nesse caso o setor Financeiro deve fazer um reembolso de R$ 627,80 para o "Carlos Alberto".

Como exemplo suponha que esse reembolso seja feito em dinheiro através da conta "Caixa Pequeno" da empresa.

Para registrar esse reembolso, na aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções", o setor Financeiro deve clicar no botão "Novo reembolso" e preencher o quadro "Registrar novo reembolso" como na imagem a seguir:

Após salvar esse reembolso, a "Posição atual" da pessoa fica assim:

Veja na imagem acima que o saldo na conta da pessoa está ZERO, e não há mais nenhum valor a reembolsar para a pessoa.

Como o reembolso de despesa é considerado no extrato?

O registro de reembolso de despesas no sistema faz uma movimentação de transferência entre a "Conta da empresa" e a "Conta de controle de reembolso da pessoa".

Essa movimentação de transferência gera um pagamento (saída) na "Conta da empresa" e um recebimento (entrada) na "Conta de controle de reembolso da pessoa".

No exemplo acima foram transferidos R$ 627,80 da conta "Caixa Pequeno" da empresa "Empresa 01" para a conta de controle de reembolso "Carlos Alberto".

Na aba "Extrato" os reembolsos de despesa aparecem como recebimentos (entradas) na conta da pessoa, aumentando o saldo na conta da pessoa, como em destaque na imagem a seguir:

Edição e exclusão de reembolsos de despesas

Os recebimentos e pagamentos gerados a partir do registro de um reembolso de despesas podem ser vistos nas telas "Recebimentos" e "Pagamentos". 

Se você tentar editar ou excluir um recebimento ou pagamento gerado a partir do registro de um reembolso de despesas nas telas de "Recebimentos" e "Pagamentos", o sistema vai bloquear a operação e apresentará uma mensagem de validação.

Para editar um reembolso de despesas você deverá clicar no ícone "Editar" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".

Já para excluir um reembolso de despesas você deverá clicar no ícone "Excluir" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".

Registro de adiantamentos de despesas

Em alguns casos é necessário se fazer adiantamentos para uma pessoa executar suas atividades.

Como exemplo, considere que a pessoa "Carlos Alberto" tenha que fazer uma viagem a um cliente, e o saldo na conta dessa pessoa esteja ZERO.

Suponha que o setor Financeiro da sua empresa decide fazer um adiantamento no valor de R$ 500,00 para o "Carlos Alberto".

Para fazer esse registro de adiantamento, basta clicar no botão "Novo adiantamento", e preencher o quadro "Registrar novo adiantamento" como na imagem a seguir:

Após salvar esse adiantamento, a "Posição atual" da pessoa ficará como na imagem a seguir:

Veja na imagem acima que o saldo na conta da pessoa está positivo em R$ 500,00.

Como o adiantamento de despesa é considerado no extrato?

O registro de adiantamento de despesas no sistema faz uma movimentação de transferência entre a "Conta da empresa" e a "Conta de controle de reembolso da pessoa".

Essa movimentação de transferência gera um pagamento (saída) na "Conta da empresa" e um recebimento (entrada) na "Conta de controle de reembolso da pessoa".

No exemplo acima foram transferidos R$ 500,00 da conta "Itaú" da empresa "Empresa 02" para a conta de controle de reembolso "Carlos Alberto".

Na aba "Extrato" os adiantamentos de despesa aparecem como recebimentos (entradas) na conta da pessoa, aumentando o saldo na conta da pessoa, como em destaque na imagem a seguir:

Edição e exclusão de adiantamentos de despesas

Os recebimentos e pagamentos gerados a partir do registro de um adiantamentos de despesas podem ser vistos nas telas "Recebimentos" e "Pagamentos". 

Se você tentar editar ou excluir um recebimento ou pagamento gerado a partir do registro de um adiantamento de despesas nas telas de "Recebimentos" e "Pagamentos", o sistema vai bloquear a operação e apresentará uma mensagem de validação.

Para editar um adiantamento de despesas você deverá clicar no ícone "Editar" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".

Já para excluir um adiantamento de despesas você deverá clicar no ícone "Excluir" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".

Registro de devoluções de adiantamentos

Agora suponha que durante a viagem o "Carlos Alberto" registrou despesas reembolsáveis no valor total de R$ 400,00, e que todas essas despesas foram aprovadas pelo Financeiro.

Após retornar de viagem, seu setor Financeiro pode solicitar para que o "Carlos Alberto" faça uma devolução de adiantamento no valor de R$ 100,00 para empresa.

Para fazer essa devolução de adiantamento, clique no botão "Nova devolução" e preencha o quadro "Registrar nova devolução de adiantamento" como na imagem a seguir:

Após salvar essa devolução de adiantamento, a "Posição atual" da pessoa fica assim:

Veja na imagem acima que o saldo na conta da pessoa está ZERO, e não há mais nenhum valor a devolver para a empresa.

Como a devolução de adiantamento é considerada no extrato?

O registro de devolução de adiantamento no sistema faz uma movimentação de transferência entre a "Conta de controle de reembolso da pessoa" e a "Conta da empresa".

Essa movimentação de transferência gera um pagamento (saída) na "Conta de controle de reembolso da pessoa" e um recebimento (entrada) na "Conta da empresa".

No exemplo acima foram transferidos R$ 100,00 da conta de controle de reembolso "Carlos Alberto" para a conta "Banco do Brasil" da empresa "Empresa 01".

Na aba "Extrato" as devoluções de adiantamento de despesas aparecem como pagamentos (saídas) na conta da pessoa, diminuindo o saldo na conta da pessoa, como em destaque na imagem a seguir:

Edição e exclusão de devoluções de adiantamentos

Os recebimentos e pagamentos gerados a partir do registro de uma devolução de adiantamento podem ser vistos nas telas "Recebimentos" e "Pagamentos". 

Se você tentar editar ou excluir um recebimento ou pagamento gerado a partir do registro de uma devolução de adiantamento nas telas de "Recebimentos" e "Pagamentos", o sistema vai bloquear a operação e apresentará uma mensagem de validação.

Para editar uma devolução de adiantamento você deverá clicar no ícone "Editar" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".

Já para excluir uma devolução de adiantamento você deverá clicar no ícone "Excluir" dentro da aba "Adiantamentos, reembolsos e devoluções".