O guia rápido “Cadastros gerais do CRM” está subdividido nas seções:

• Cadastros gerais do CRM
• Onde acessar os cadastros gerais do CRM?
• Para que servem os cadastros gerais?
• Cadastros Essenciais
  • Campos personalizados
  • Equipes
  • Tipos de tarefa no CRM
• Cadastros avançados
  • Prioridades
  • Pontos
  • Eventos de apontamento no CRM
• Relação entre os cadastros gerais e os tipos de processo
• Ordem recomendada para os cadastros
• Exemplo de utilização conjunta
• Conclusão

Cadastros gerais do CRM

Os cadastros gerais do CRM reúnem informações que devem ser utilizadas na configuração e na operação dos processos. Por meio deles, a empresa pode definir campos próprios, organizar os usuários em equipes, classificar processos por prioridade ou pontuação e padronizar as atividades planejadas e realizadas.

É recomendável conhecer e, quando necessário, configurar esses cadastros antes da criação dos tipos de processo. Dessa forma, as informações já estarão disponíveis para serem associadas às etapas, tarefas, apontamentos, responsáveis e demais recursos do CRM.

Os principais cadastros gerais são:

• Campos personalizados: Criar informações adicionais para os processos.
• Equipes: Organizar os usuários que participam dos processos.
• Prioridades: Indicar a urgência ou a importância de um processo.
• Pontos: Atribuir uma pontuação aos processos.
• Tipos de tarefa: Classificar as atividades que precisam ser realizadas.
• Eventos de apontamento: Classificar as atividades que foram realizadas.

Esses cadastros fazem parte da estrutura planejada para utilização do módulo CRM.

Veja abaixo uma imagem da tela de Campos Personalizados:

Onde acessar os cadastros gerais do CRM?

Os cadastros podem ser acessados pelo menu:

• CRM > Configurações

Nesse grupo, estão disponíveis opções como:

• Pontos,
• Prioridade,
• Campos Personalizados,
• Tipos de tarefa no CRM,
• Equipes,
• Eventos de apontamentos no CRM.

O menu também apresenta a opção "Tipos de processo", utilizada posteriormente para criar os modelos dos processos que devem ser controlados pela empresa.

Veja abaixo uma imagem do menu lateral com as configurações do CRM em destaque:

Para que servem os cadastros gerais?

Um tipo de processo é formado por diferentes informações, regras e etapas. Para que essa estrutura possa ser adaptada à operação da empresa, o sistema utiliza os cadastros gerais como elementos de apoio.

Considere, por exemplo, um tipo de processo chamado "Negociação de venda". Durante sua configuração, a empresa pode precisar:

• incluir campos próprios, como segmento, número de funcionários e previsão de fechamento.
• definir a equipe comercial responsável,
• classificar as oportunidades por prioridade,
• atribuir uma pontuação conforme o potencial da negociação,
• cadastrar tarefas como ligação, reunião e envio de proposta,
• registrar apontamentos como ligação realizada, demonstração e visita comercial.

Os mesmos cadastros podem ser utilizados em outros tipos de processo, como cobrança, projetos, homologação de fornecedores, processos seletivos ou atendimentos internos.

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de um processo:

Cadastros Essenciais  

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem incluir informações que não estão disponíveis entre os campos padrões do CRM.

Cada empresa pode possuir necessidades específicas de controle. Uma indústria que utiliza o CRM para negociações comerciais, por exemplo, pode precisar registrar:

• segmento industrial,
• quantidade de funcionários,
• quantidade estimada de usuários,
• sistema utilizado atualmente,
• prazo previsto para contratação,
• produto ou serviço de interesse.

Em um processo seletivo, os campos podem ser diferentes:

• cargo pretendido,
• pretensão salarial,
• disponibilidade,
• nível de experiência,
• formação acadêmica.

Depois de cadastrados, os campos personalizados podem ser associados aos tipos de processo. Dependendo das configurações realizadas, suas informações também podem ser apresentadas no cadastro do processo, nos cartões do Painel de processos e nas pesquisas ou relatórios.

Dessa forma, cada tipo de processo pode reunir somente as informações necessárias para sua finalidade.

Veja abaixo uma imagem da tela de "Campos personalizados":

Como cadastrar um campo personalizado?

Para cadastrar um campo personalizado no CRM, acesse:

• CRM > Configurações > Campos Personalizados

Na tela "Campo personalizado", clique em "Novo campo personalizado".

Em seguida, preencha os campos disponíveis:

• Nome do campo: informe o nome completo que identifica o campo para os usuários. Por exemplo: "Quantidade estimada de usuários".
• Nome técnico: informe o identificador técnico do campo, utilizado internamente pelo sistema. Adote um padrão claro e evite criar nomes técnicos duplicados. Por exemplo: "qtde_estimada_usuarios".
• Nome abreviado: informe uma versão reduzida do nome. Ela pode facilitar a apresentação do campo em espaços menores, como tabelas ou cartões. Por exemplo: "Qtde de usuários".
• Ativo?: mantenha a opção marcada para que o campo possa ser utilizado. Ao desmarcá-la, o cadastro permanece registrado, mas deixa de ficar disponível para novas utilizações.
• Observações: registre informações complementares sobre a finalidade do campo ou orientações para seu preenchimento.
• Formato: selecione o tipo de informação que deve ser registrada, como texto, número, data ou outra opção disponibilizada pelo sistema.
• Valor padrão: defina, quando necessário, uma informação que deve ser apresentada inicialmente no campo. A disponibilidade e o preenchimento dessa opção podem variar de acordo com o formato selecionado.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Para sair da tela sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar".

Após o salvamento, o campo é apresentado na listagem de campos personalizados, na qual pode ser localizado por meio dos filtros de "Nome", "Observações", "Formato" e "Ativo?".

O cadastro do campo personalizado não faz com que ele seja exibido automaticamente em todos os processos. Para utilizá-lo, é necessário associá-lo ao tipo de processo correspondente durante a configuração do CRM.

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de um campo personalizado:

Como escolher o formato do campo?

O formato determina o tipo de informação que pode ser preenchida pelos usuários.

A escolha deve considerar o conteúdo que é registrado. Um campo destinado a datas, valores, textos ou opções predeterminadas deve utilizar um formato compatível com essa finalidade.

Por exemplo:

A utilização do formato correto ajuda a padronizar o preenchimento e facilita pesquisas, filtros e relatórios.

Veja abaixo uma imagem do campo "Formato" em destaque:

Para que serve o valor padrão?

O valor padrão é uma informação apresentada inicialmente quando o campo é utilizado.

Esse recurso pode reduzir o preenchimento manual quando uma mesma resposta é adotada na maioria dos processos.

Por exemplo, em um campo chamado "Origem da solicitação", a empresa poderia definir um valor utilizado com frequência. O usuário ainda poderá alterá-lo quando o processo possuir uma informação diferente, conforme o comportamento definido pelo formato do campo.

O valor padrão deve ser utilizado somente quando houver uma resposta realmente recorrente. Caso contrário, é recomendável deixar o campo sem preenchimento para evitar registros incorretos.

Veja abaixo uma imagem do campo "Padrão" em destaque:

Como consultar os campos personalizados cadastrados?

Na tela "Campo personalizado", os registros podem ser pesquisados pelos seguintes filtros:

• Nome: localiza o campo pelo nome cadastrado;
• Observações: pesquisa pelo conteúdo registrado nas observações;
• Formato: permite consultar campos de um formato específico;
• Ativo?: permite localizar campos ativos ou inativos.

Depois de informar os critérios, clique em "Pesquisar".

Para apresentar todos os registros cadastrados, clique em "Exibir todos".

A tabela apresenta:

• nome,
• nome abreviado,
• observações,
• formato,
• ativo.

Veja abaixo uma imagem da tela "Campo personalizado":

Boas práticas para criar campos personalizados

Antes de cadastrar um novo campo, verifique se a informação já existe entre os campos padrões ou entre os campos personalizados cadastrados.

Também é recomendável:

• utilizar nomes claros e objetivos,
• evitar abreviações que possam gerar dúvidas,
• não criar campos diferentes para a mesma informação,
• escolher um formato compatível com o conteúdo,
• utilizar listas de opções quando houver respostas previamente definidas,
• preencher as observações quando a finalidade do campo não for evidente,
• inativar campos que deixaram de ser utilizados, em vez de criar registros duplicados.

Essas práticas ajudam a manter os processos organizados e facilitam o preenchimento, a consulta e a análise das informações no CRM.

Equipes

O cadastro de equipes permite organizar os usuários que participam dos processos do CRM.

As equipes podem representar departamentos, unidades ou grupos responsáveis por atividades semelhantes, como:

• Comercial,
• Financeiro,
• Projetos,
• Implantação,
• Atendimento,
• Recursos Humanos,
• Qualidade.

Um processo pode ser relacionado a uma equipe para facilitar a distribuição e o acompanhamento das responsabilidades.

As equipes também podem ser utilizadas nos filtros das telas de Processos e Painel de processos. Isso permite, por exemplo, visualizar somente as negociações acompanhadas pela equipe comercial ou apenas os processos atribuídos à equipe financeira.

A utilização de equipes ajuda a evitar que o acompanhamento dependa exclusivamente de um usuário específico. O processo continua vinculado ao grupo responsável, mesmo quando há alterações entre os integrantes da equipe.

Veja abaixo uma imagem da tela "Equipes":

Como criar uma equipe?

Para criar uma equipe no CRM, acesse:

• CRM > Configurações > Equipes

 

Na tela "Equipes", clique em "Criar equipe".

 

Em seguida, preencha as informações disponíveis:

• Nome: informe um nome que identifique claramente a equipe. Exemplos: "Comercial", "Financeiro", "Implantação" ou "Equipe de projetos".
• Informações complementares: registre, quando necessário, detalhes sobre a finalidade, a área de atuação ou os integrantes da equipe.
• Ativo: mantenha a opção marcada para que a equipe fique disponível para utilização nos processos e filtros do CRM.

 

Na seção "Usuários", marque os usuários que fazem parte da equipe. A tabela apresenta o nome e o login de cada usuário cadastrado no sistema.

 

Um mesmo usuário pode participar de uma equipe formada de acordo com a estrutura da empresa, como:

• equipe comercial.
• equipe financeira.
• equipe de atendimento.
• equipe de projetos.
• equipe de Recursos Humanos.

 

Depois de preencher as informações e selecionar os integrantes, salve o cadastro.

 

A equipe é apresentada na tela "Equipes" e pode ser localizada pelo filtro "Nome". Posteriormente, ela pode ser utilizada na configuração e no acompanhamento dos processos, além dos filtros disponíveis nas telas "Processos" e "Painel de processos".

 

Utilize nomes objetivos e evite criar equipes duplicadas. Antes de cadastrar uma nova equipe, pesquise se já existe um registro com a mesma finalidade.

 

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de equipes:

 

Tipos de tarefa no CRM

Os tipos de tarefa classificam as atividades que precisam ser realizadas pelos usuários.

 

Alguns exemplos são:

• Ligação,
• Reunião,
• Visita,
• Envio de proposta,
• Retorno ao cliente,
• Análise de documentos,
• Aprovação,
• Envio de e-mail.

 

Depois de cadastrados, os tipos podem ser utilizados na criação de tarefas dentro de um processo ou na tela Tarefas no CRM.

 

Essa classificação ajuda a identificar rapidamente qual atividade precisa ser executada. Também facilita pesquisas e acompanhamentos, pois as tarefas podem ser consultadas conforme seu tipo, responsável, situação ou data planejada.

 

Os tipos de tarefa também podem fazer parte das configurações do tipo de processo. Dessa forma, determinadas atividades podem ser previstas de acordo com o fluxo adotado pela empresa.

 

Em uma negociação de venda, por exemplo, podem ser criadas tarefas para:

1. realizar a primeira ligação.
2. agendar a demonstração.
3. enviar a proposta.
4. retornar após o envio.
5. confirmar o resultado da negociação.

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Tipos de tarefas":

 

Como cadastrar um tipo de tarefa no CRM?

Para cadastrar um tipo de tarefa, acesse:

• CRM > Configurações > Tipos de tarefa no CRM

 

Na tela "Tipos de tarefa no CRM", clique em "Criar tipo de tarefa no CRM".

 

Em seguida, preencha os campos disponíveis:

• Tipo de tarefa: informe o nome que identificará a atividade. Exemplo: Ligação, Reunião ou Envio de proposta.
• Comentário: registre informações complementares sobre a finalidade do tipo de tarefa ou orientações para sua utilização.
• Ativo?: mantenha esta opção marcada para que o tipo de tarefa fique disponível para utilização no CRM.

 

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

 

Para sair da tela sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar".

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Criação de tipo de tarefa no CRM":

 

Como consultar os tipos de tarefa cadastrados?

Na tela "Tipos de tarefa no CRM", os registros podem ser pesquisados pelos seguintes filtros:

• Nome: localiza o tipo de tarefa pelo nome cadastrado;
• Ativo?: permite consultar todos os registros ou filtrar somente os tipos ativos ou inativos.

 

Depois de informar os critérios, clique em "Pesquisar". Para apresentar todos os registros cadastrados, clique em "Exibir todos".

 

A tabela de resultados apresenta:

• Nome: o nome do tipo de tarefa;
• Comentário: o comentário cadastrado;
• Ativo?: a situação do registro.

 

Como os tipos de tarefa são utilizados?

Depois de cadastrados, os tipos podem ser utilizados para identificar as atividades criadas no CRM.

 

Em uma negociação de venda, por exemplo, podem ser utilizados os seguintes tipos:

• Ligação: Entrar em contato com o potencial cliente.
• Reunião: Realizar uma reunião de diagnóstico.
• E-mail: Enviar uma apresentação ou proposta.
• Retorno: Retomar o contato em uma data planejada.
• Visita: Realizar uma visita presencial à empresa.

 

Os tipos de tarefa podem ser utilizados tanto na criação manual de tarefas quanto nas configurações do tipo de processo, conforme o fluxo adotado pela empresa.

 

Antes de criar um novo registro, verifique os tipos já existentes. Evite cadastrar nomes diferentes para a mesma atividade, como "E-mail", "Email" e "Envio de e-mail", sem que exista uma diferença prática entre eles.

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Tipo de tarefa no CRM":

 

Cadastros avançados

 

Prioridades

As prioridades permitem indicar o nível de urgência ou importância de um processo.

A empresa pode utilizar classificações como:

• Baixa,
• Normal,
• Alta,
• Urgente.

Em uma negociação de venda, uma prioridade alta pode indicar que a oportunidade exige um retorno mais rápido.

Em um processo de cobrança, a prioridade pode ser utilizada para destacar clientes com títulos vencidos há mais tempo ou com valores mais relevantes.

Em uma solicitação interna, a prioridade pode representar o impacto da demanda sobre a operação.

A prioridade ajuda os usuários a identificar quais processos precisam receber atenção primeiro, mas não representa necessariamente o potencial ou a qualidade do processo.

Veja abaixo uma imagem da tela "Prioridades":

Como cadastrar uma prioridade?

Para cadastrar uma prioridade, acesse:

• CRM > Configurações > Prioridade

 

Na tela "Prioridade", clique em "Nova prioridade".

 

Em seguida, preencha os campos disponíveis:

• Nome: informe a descrição que identifica a prioridade. Exemplos: "Urgente", "Alta", "Média" ou "Baixa".
• Ativo?: marque esta opção para que a prioridade fique disponível para utilização nos processos.
• Destacar como prioridade máxima: marque esta opção quando a prioridade representar o nível máximo de atenção. Esse destaque ajuda a identificar os processos mais urgentes.
• Observações: registre informações complementares sobre a finalidade da prioridade ou os critérios que devem ser considerados para sua utilização.

 

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

 

Para sair da tela sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar".

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Criação de prioridades":

 

Como definir os valores das prioridades?

Depois de criar as prioridades, é possível definir a ordem de classificação entre elas.

 

Na tela "Prioridade", clique em "Definir valores das prioridades".

 

Associe um valor a cada prioridade de acordo com a ordem que deve ser considerada pelo sistema. 

 

Nas prioridades padrões, quanto menor o valor, maior é a prioridade. Assim, a prioridade "Urgente", com valor 1, aparece antes de "Alta", "Média" e "Baixa".

 

Os valores ajudam a estabelecer uma sequência de importância e podem ser utilizados na organização e no acompanhamento dos processos.

 

Para mudar os valores das prioridades, na tela "Editar prioridades", o sistema apresenta as opções do submenu:

• Mover para cima: o sistema move a prioridade para cima.

• Mover para baixo: o sistema move a prioridade para baixo. 

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Editar prioridades":

 

Como consultar as prioridades cadastradas?

Na tela "Prioridade", os registros podem ser pesquisados pelos seguintes filtros:

• Nome: localiza a prioridade pela descrição.
• Valor: localiza prioridades conforme o valor definido.
• Observações: pesquisa pelo conteúdo registrado nas observações.
• Ativo?: permite consultar prioridades ativas ou inativas.
• Prioridade máxima: permite localizar os registros marcados como prioridade máxima.

 

Depois de informar os critérios, clique em "Pesquisar". Para apresentar todos os registros cadastrados, clique em "Exibir todos".

 

A tabela de resultados apresenta o nome da prioridade, o valor, a situação do cadastro, as observações e a indicação de prioridade máxima.

 

Antes de criar uma nova prioridade, verifique os registros existentes e defina um padrão que seja compreendido por todos os usuários. Evite cadastrar classificações semelhantes, como "Muito alta", "Urgente" e "Crítica", sem estabelecer claramente a diferença entre elas.

 

Veja abaixo uma imagem da tela "Prioridades":

Pontos

Os pontos permitem atribuir uma pontuação aos processos conforme os critérios definidos pela empresa.

Enquanto a prioridade está relacionada à urgência ou importância, a pontuação pode ser utilizada para representar características como:

• potencial,
• relevância,
• complexidade,
• nível de aderência
• possibilidade de conclusão,
• valor estratégico.

Em uma negociação comercial, por exemplo, a empresa pode atribuir mais pontos às oportunidades que apresentam maior aderência à solução, maior potencial de receita ou prazo de fechamento mais próximo.

Em uma homologação de fornecedor, a pontuação pode ser utilizada para representar o nível de atendimento aos critérios de avaliação.

Em um processo seletivo, os pontos podem ajudar a classificar candidatos conforme experiência, formação ou resultado das avaliações.

Os critérios de utilização da pontuação devem ser definidos pela própria empresa de acordo com a finalidade de cada tipo de processo.

Como cadastrar uma pontuação?

Para cadastrar uma pontuação, acesse:

• CRM > Configurações > Pontos

Na tela "Pontos", clique em "Nova pontuação".

Em seguida, preencha os campos disponíveis:

• Valor: informe o valor numérico que poderá ser atribuído aos processos, como 8, 16, 40, 80 ou 160.
• Ativo?: marque esta opção para que a pontuação fique disponível para utilização no CRM.
• Observações: registre informações complementares sobre a finalidade do valor ou os critérios para sua utilização.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Para sair da tela sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar".

Como definir os valores das pontuações?

Os valores devem ser estabelecidos de acordo com os critérios adotados pela empresa. Quanto maior for a pontuação, maior pode ser o potencial, a relevância ou a aderência do processo, conforme a regra definida internamente.

Em uma negociação de venda, por exemplo, a empresa pode utilizar a seguinte escala:

• 8: Oportunidade com baixa aderência.
• 16: Oportunidade em avaliação inicial.
• 40: Oportunidade com aderência intermediária.
• 80: Oportunidade com bom potencial.
• 160: Oportunidade considerada estratégica.

Essa interpretação é apenas um exemplo. A empresa deve definir e comunicar claramente o significado de cada valor para manter a classificação padronizada entre os usuários.

Como consultar as pontuações cadastradas?

Na tela "Pontos", os registros podem ser pesquisados pelos seguintes filtros:

• Valor: localiza uma pontuação pelo valor cadastrado.
• Observações: pesquisa pelo conteúdo registrado nas observações.
• Ativo?: permite consultar pontuações ativas ou inativas.

Depois de informar os critérios desejados, clique em "Pesquisar". Para apresentar todos os registros cadastrados, clique em "Exibir todos".

A tabela de resultados apresenta:

• Valor: o valor da pontuação.
• Ativo?: a situação do cadastro.
• Observações: as observações registradas.

Antes de cadastrar os valores, estabeleça uma escala coerente e evite criar pontuações muito próximas sem uma diferença prática bem definida. Isso facilita a classificação e a comparação dos processos.

Diferença entre prioridade e pontos

As prioridades e os pontos podem ser utilizados em conjunto, mas possuem finalidades diferentes.

Um processo pode possuir muitos pontos e baixa prioridade. Isso pode ocorrer quando uma oportunidade tem bom potencial, mas ainda está prevista para um período mais distante.

Da mesma forma, um processo pode ter poucos pontos e prioridade alta, como uma demanda de baixo valor que precisa ser resolvida rapidamente.

Eventos de apontamento no CRM

Os eventos de apontamento classificam as atividades efetivamente realizadas pelos usuários.

Alguns exemplos de eventos são:

• Ligação realizada,
• Reunião,
• Visita,
• Demonstração,
• Análise,
• Atendimento,
• Treinamento,
• Acompanhamento.

Ao registrar um apontamento, o usuário pode informar o evento correspondente, o processo relacionado, o período da atividade, a duração e os comentários.

Os eventos ajudam a organizar o histórico dos processos e permitem identificar quais atividades foram executadas pela equipe.

Também podem ser utilizados na análise da produtividade, do tempo dedicado aos processos e da frequência de determinadas atividades.

Veja abaixo uma imagem da tela "Eventos de apontamentos no CRM":

Como cadastrar um evento de apontamento no CRM?

Para cadastrar um evento, acesse:

• CRM > Configurações > Eventos de apontamentos no CRM

Na tela "Eventos de apontamentos no CRM", clique em "Criar evento".

O sistema apresenta um modal chamado "Criar evento de apontamento no CRM". Preencha os campos disponíveis:

• Classificação: informe o código utilizado para identificar e ordenar o evento. Esse código também pode ajudar a organizar os eventos em níveis ou grupos.
• Evento: informe o nome do evento de apontamento.
• Tipo: selecione se o evento é "Sintético" ou "Analítico".
• Descrição: registre informações complementares sobre a finalidade do evento ou orientações para sua utilização.
• Ativo: marque esta opção para disponibilizar o evento para utilização nos apontamentos.
• Requer processo para apontar nesse evento: marque esta opção quando o evento somente puder ser utilizado em apontamentos vinculados a um processo do CRM.

Depois de preencher as informações, clique em "Salvar".

Para fechar o modal sem concluir o cadastro, clique em "Cancelar" ou no ícone de fechamento.

Veja abaixo uma imagem do modal "Criar evento de apontamento no CRM":

Qual é a diferença entre eventos sintéticos e analíticos?

Os tipos "Sintético" e "Analítico" ajudam a organizar os eventos de apontamento em uma estrutura hierárquica.

• Sintético: utilizado para representar um grupo ou uma categoria de eventos. Sua finalidade principal é organizar a estrutura.
• Analítico: representa o evento específico utilizado no registro dos apontamentos.

Por exemplo, a empresa pode criar um evento sintético para reunir atividades de determinada natureza e cadastrar abaixo dele os eventos analíticos que serão efetivamente utilizados pelos usuários.

A classificação definida no cadastro ajuda a identificar essa relação e a ordem dos eventos.

Quando exigir um processo no apontamento?

Ao marcar a opção "Requer processo para apontar nesse evento", o usuário precisa relacionar o apontamento a um processo do CRM.

Essa configuração pode ser utilizada quando a atividade somente fizer sentido dentro do acompanhamento de um processo específico, como uma negociação, um projeto, uma cobrança ou uma solicitação interna.

Quando a opção não estiver marcada, o evento é utilizado em apontamentos sem vínculo obrigatório com um processo, conforme as demais configurações do sistema.

Veja abaixo uma imagem do campo "Requer processo para apontar nesse evento" em destaque:

Como consultar os eventos de apontamento cadastrados?

Na tela "Eventos de apontamentos no CRM", os registros podem ser localizados pelos seguintes filtros:

• Classificação: pesquisa pelo código de classificação.
• Evento: pesquisa pelo nome do evento.
• Descrição: pesquisa pelo conteúdo da descrição.
• Tipo do evento: permite filtrar eventos sintéticos ou analíticos.
• Processo requerido no evento: permite localizar eventos que exigem ou não um processo.
• Ativo: permite consultar eventos ativos ou inativos.

Depois de informar os critérios, clique em "Pesquisar".

O botão "Filtros avançados" disponibiliza critérios adicionais de consulta, quando aplicável. O botão com o ícone de limpeza remove os filtros preenchidos.

A tabela apresenta informações como:

• classificação,
• nome do evento,
• descrição,
• tipo do evento,
• exigência de processo,
• situação do cadastro.

Na coluna "Ações", também é possível editar ou excluir o registro, conforme as permissões do usuário.

Antes de cadastrar os eventos, defina uma estrutura de classificação e uma nomenclatura padronizada. Isso facilita a seleção durante os apontamentos e evita a criação de registros diferentes para atividades com a mesma finalidade.

Veja abaixo uma imagem da tela "Eventos de apontamentos no CRM":

Diferença entre tarefa e apontamento

A tarefa representa uma atividade planejada. O apontamento registra uma atividade executada.

Considere o seguinte exemplo:

• é criada uma tarefa para realizar uma ligação no dia seguinte.
• o usuário realiza a ligação.
• depois, registra um apontamento informando a duração e o resultado da conversa.
• por fim, conclui a tarefa.

Nesse caso:

• Tarefa: Indicar que a ligação precisa ser realizada.
• Apontamento: Registrar que a ligação foi realizada e documentar seu resultado.

Uma tarefa não precisa obrigatoriamente gerar um apontamento, assim como um apontamento pode ser registrado sem uma tarefa anterior. A forma de utilização depende do processo definido pela empresa.

Relação entre os cadastros gerais e os tipos de processo

Depois de configurar os cadastros gerais, a empresa pode utilizá-los na criação dos tipos de processo.

Considere um tipo de processo de "Projeto estratégico":

• os campos personalizados podem registrar objetivo, orçamento e área solicitante.
• a equipe pode identificar o grupo responsável pelo projeto.
• a prioridade pode indicar a urgência da iniciativa.
• os pontos podem representar a relevância estratégica.
• os tipos de tarefa podem incluir análise, reunião e aprovação.
• os eventos de apontamento podem registrar planejamento, execução e validação.

Em um tipo de processo de "Cobrança":

• os campos personalizados podem registrar motivo do atraso e forma de negociação.
• a equipe pode identificar o grupo financeiro responsável.
• a prioridade pode destacar cobranças urgentes.
• os pontos podem representar o valor ou o risco relacionado.
• os tipos de tarefa podem incluir ligação e envio de boleto.
• os eventos de apontamento podem registrar contato realizado e negociação efetuada.

Os cadastros gerais podem ser reutilizados em diferentes tipos de processo. Por isso, é importante adotar nomes claros e evitar a criação de registros duplicados.

Ordem recomendada para os cadastros

Não existe uma única sequência obrigatória, pois os registros necessários dependem da forma como a empresa utilizará o CRM. Entretanto, a seguinte ordem pode facilitar a preparação do módulo:

1. identificar quais tipos de processo serão utilizados,
2. levantar as informações adicionais que precisam ser registradas,
3. criar os campos personalizados,
4. organizar os usuários em equipes,
5. definir as prioridades,
6. estabelecer os critérios de pontuação,
7. cadastrar os tipos de tarefa,
8. cadastrar os eventos de apontamento,
9. criar e configurar os tipos de processo.

Antes de realizar os cadastros, também é recomendável definir um padrão de nomenclatura. Por exemplo, a empresa deve evitar cadastrar simultaneamente eventos com nomes semelhantes, como Ligação, Contato telefônico e Telefonema, quando todos representam a mesma atividade.

Exemplo de utilização conjunta

Considere uma negociação de venda acompanhada pelo CRM.

O processo pode utilizar:

• o campo personalizado "Quantidade estimada de usuários".
• a equipe "Comercial".
• a prioridade "Alta"
• uma pontuação definida conforme a aderência da empresa.
• uma tarefa do tipo "Agendar demonstração".
• um apontamento do evento "Demonstração realizada".

Depois da demonstração, uma nova tarefa pode ser criada para o envio da proposta. Quando essa atividade for realizada, o usuário pode registrar outro apontamento e avançar o processo para a próxima etapa.

Assim, os cadastros gerais ajudam a padronizar as informações utilizadas durante todo o acompanhamento.

Conclusão

Os cadastros gerais fornecem a base necessária para estruturar a utilização do CRM.

Os campos personalizados adaptam os processos às informações necessárias para a empresa. As equipes organizam os responsáveis. As prioridades indicam urgência ou importância, enquanto os pontos permitem classificar os processos por critérios próprios.

Os tipos de tarefa representam atividades planejadas, e os eventos de apontamento classificam as atividades realizadas.

Após preparar esses cadastros, a empresa pode utilizá-los na criação dos tipos de processo, nas tarefas, nos apontamentos, nos filtros, no Painel de processos e nos relatórios do CRM.

#VamosEmFrente