O guia rápido “Tipos de processo no CRM” está subdividido nas seções:

• Tipos de processo no CRM
• Para que serve um tipo de processo?
• Diferença entre tipo de processo, processo e etapa
• O que é a natureza do tipo de processo?
• Exemplos de tipos de processo
• Modelos de tipos de processo e etapas sugeridas
• O que definir antes de criar um tipo de processo?
• Como criar e configurar um tipo de processo?
• Boas práticas para configurar um tipo de processo

Tipos de processo no CRM

Os tipos de processo funcionam como modelos para organizar os diferentes fluxos acompanhados no CRM. Por meio deles, a empresa define quais informações são registradas, quais etapas formam o fluxo e como os processos são apresentados e controlados no sistema.

Um tipo de processo pode ser utilizado para negociações de venda, cobranças, projetos, processos seletivos, homologações de fornecedores, atendimentos internos e diversas outras atividades.

O tipo de processo é a estrutura utilizada como base para criar processos no CRM.

Nele, a empresa pode definir:

• campos padrões e personalizados,
• informações obrigatórias,
• valores preenchidos automaticamente,
• etapas do fluxo,
• notificações por e-mail,
• regras de planejamento e apontamento,
• dados da pessoa e do contato,
• informações apresentadas no Painel de processos,
• configurações para envio do documento em PDF,
• configurações específicas conforme a natureza escolhida.

Um mesmo tipo pode ser utilizado para criar vários processos. Cada processo tem seus próprios dados, responsável, pessoa relacionada, tarefas, apontamentos e etapa atual.

Veja abaixo uma imagem da tela "Tipos de processos":

Para que serve um tipo de processo?

O tipo de processo serve para padronizar atividades que se repetem na empresa.

Com ele, é possível:

• estabelecer uma sequência comum de etapas,
• determinar quais dados precisam ser preenchidos,
• definir informações obrigatórias,
• organizar responsáveis e equipes,
• controlar o avanço dos processos,
• padronizar o planejamento e os apontamentos,
• facilitar pesquisas e relatórios,
• definir o que será apresentado no Painel de processos,
• reduzir diferenças na execução de um mesmo fluxo.

Por exemplo, todas as negociações comerciais podem seguir as mesmas etapas e utilizar os mesmos campos, ainda que cada negociação possua um cliente, valor e responsável diferentes.

Veja abaixo uma imagem da tela "Criação de tipos de processos":

Diferença entre tipo de processo, processo e etapa

O tipo de processo é o modelo utilizado para definir como determinado fluxo funciona no CRM. Nele, são configurados os campos, as etapas, os valores padrões e os demais recursos que estarão disponíveis durante o acompanhamento. Um exemplo é o tipo de processo "Negociação de venda".

O processo é um registro específico criado a partir desse modelo. Cada negociação, projeto, cobrança ou solicitação acompanhada pela empresa corresponde a um processo diferente. Por exemplo, a "Negociação com a Indústria Exemplo" pode ser criada utilizando o tipo de processo Negociação de venda.

A etapa representa a situação em que o processo se encontra dentro do fluxo definido. No exemplo da negociação, o processo pode estar na etapa "Demonstração agendada" e, posteriormente, avançar para Proposta, Negociação, Ganha ou Perdida.

Assim, um único tipo de processo pode ser utilizado para criar vários processos. Embora todos sigam a mesma estrutura, cada processo pode possuir informações próprias e estar em uma etapa diferente.

Veja abaixo uma imagem da tela "Processos":

O que é a natureza do tipo de processo?

A natureza define a finalidade principal do tipo de processo e pode alterar os recursos e as abas disponíveis em sua configuração.

As opções apresentadas no sistema são:

• Padrão: utilizada para criar fluxos gerais no CRM, como negociações de venda, processos seletivos, homologações, atendimentos e solicitações internas. 
• Cobrança: utilizada nas funcionalidades de cobrança para organizar o acompanhamento de contas a receber. Essa natureza apresenta campos e comportamentos específicos desse recurso. 
• Artigo da base de conhecimento: utilizada no módulo Base de Conhecimento para organizar o fluxo de criação, revisão e publicação dos artigos. 
• Projeto: utilizada no módulo de Projetos para estruturar e acompanhar projetos. 
• Tarefa de projeto sintética: utilizada no módulo de Projetos para representar tarefas agrupadoras, responsáveis por organizar outras tarefas dentro da estrutura do projeto. 
• Tarefa de projeto analítica: utilizada no módulo de Projetos para representar as atividades que serão efetivamente executadas e acompanhadas.

As abas e configurações apresentadas podem variar conforme a natureza selecionada. Por isso, a natureza deve ser definida de acordo com a finalidade do fluxo e com os recursos que serão utilizados.

Atenção: Como este artigo é voltado ao módulo CRM, as orientações apresentadas a seguir consideram principalmente os tipos de processo de natureza "Padrão". As demais naturezas possuem aplicações específicas nos módulos correspondentes.

Exemplos de tipos de processo

O CRM pode ser utilizado em diferentes áreas da empresa. Alguns exemplos são:

• negociação de venda,
• implantação de cliente,
• processo seletivo,
• homologação de fornecedor,
• atendimento interno,
• aprovação de documentos,
• acompanhamento de solicitações,
• tratamento de não conformidades.

Cada empresa pode adaptar os tipos e as etapas à sua própria operação.

Veja abaixo uma imagem com da edição de um tipo de processo:

Modelos de tipos de processo e etapas sugeridas

Os modelos abaixo são sugestões de estrutura. As etapas podem ser alteradas, incluídas ou removidas conforme a necessidade da empresa.

Os tipos de processo podem ser configurados conforme a rotina e as necessidades de cada empresa. As etapas apresentadas acima servem como exemplos de estrutura e podem ser incluídas, removidas, renomeadas ou reorganizadas.

Em uma negociação de venda, por exemplo, o processo pode começar na prospecção, passar pela qualificação, demonstração, proposta e negociação, até ser encerrado como ganho ou perdido.

Um projeto estratégico pode seguir pelas etapas de solicitação, análise, planejamento, execução, validação e conclusão. Essa estrutura ajuda a acompanhar o projeto desde o recebimento da demanda até a aprovação do resultado final.

No caso de um processo seletivo, o fluxo pode incluir inscrição, triagem, entrevistas, envio da proposta e encerramento como contratado ou não aprovado.

Para uma cobrança, as etapas podem representar a situação do pagamento, como em dia, próximo do vencimento, em atraso, em negociação, com acordo realizado e pago.

Um processo de atendimento interno pode começar com o recebimento da solicitação, passar pela análise e execução, ficar aguardando um retorno e, por fim, ser concluído.

Já a homologação de fornecedor pode envolver cadastro, análise documental, avaliação, realização de ajustes e encerramento como homologado ou reprovado.

Ao montar um novo tipo de processo, é importante que cada etapa represente uma situação clara do fluxo. Atividades pontuais, como fazer uma ligação ou enviar um documento, normalmente devem ser controladas por tarefas ou apontamentos, e não necessariamente como etapas.

Veja abaixo uma imagem com os tipos de processo padrão do Nomus:

O que definir antes de criar um tipo de processo?

Antes de iniciar o cadastro, recomenda-se definir:

• qual atividade será acompanhada,
• onde o fluxo começa e termina,
• quais etapas serão necessárias,
• quais usuários e equipes participarão,
• quais campos deverão ser exibidos,
• quais informações serão obrigatórias,
• quais valores podem ser preenchidos automaticamente,
• se haverá planejamento ou apontamentos,
• se haverá notificações  a ser enviadas,
• quais dados deverão aparecer no Painel de processos,
• quais informações serão utilizadas no envio do PDF.

Esse planejamento reduz alterações posteriores e facilita a utilização do tipo de processo pelos usuários.

Veja abaixo uma imagem da edição de um tipo de processo na aba "Notificação por email":

Como criar e configurar um tipo de processo?

Para criar um tipo de processo, acesse:

• CRM > Configurações > Tipos de processo

Na tela "Tipos de processo", clique em "Criar tipo de processo".

A tela de criação é dividida em abas. Algumas delas podem mudar de acordo com a natureza selecionada.

Aba Geral

Na aba "Geral", preencha as informações que identificam o tipo de processo:

• Nome: informe o nome completo do tipo de processo.
• Nome abreviado: informe uma versão reduzida do nome, quando necessário.
• Ícone: selecione um ícone para facilitar a identificação do tipo.
• Ativo?: mantenha a opção marcada para disponibilizar o tipo de processo.
• Natureza: selecione a finalidade correspondente ao fluxo.
• Observações: registre orientações ou informações complementares.

Ao concluir as configurações, clique em "Salvar".

Veja abaixo uma imagem da aba "Geral":

Aba Campos Padrões

A aba "Campos Padrões" permite determinar quais campos existentes no CRM são utilizados naquele tipo de processo.

Entre os campos disponíveis podem estar:

• Nome: identifica o processo no CRM. Por exemplo: Negociação com a Indústria Exemplo.
• Responsável: indica o usuário encarregado de acompanhar e conduzir o processo. Por exemplo: João Silva.
• Reportador: identifica o usuário que solicitou, criou ou comunicou a necessidade relacionada ao processo. Por exemplo: Maria Souza, que registrou uma demanda interna.
• Descrição: permite detalhar o objetivo, o contexto e as principais informações do processo. Por exemplo: Cliente busca um ERP para controlar produção, estoque e custos industriais.
• Próximo contato: registra a data prevista para uma nova interação com a pessoa relacionada ao processo. Por exemplo: Entrar em contato novamente em 20/07/2026.
• Tempo consumido: apresenta ou registra o tempo efetivamente utilizado na execução das atividades do processo. Por exemplo: 5 horas utilizadas em reuniões e análises.
• Tempo faturado: indica a quantidade de horas do processo que pode ser ou foi cobrada do cliente. Por exemplo: 3 horas faturadas de consultoria.
• Data e hora programadas: definem quando uma atividade, entrega ou acompanhamento do processo está previsto. Por exemplo: Demonstração programada para 22/07/2026 às 14h.
• Pontos: atribuem uma pontuação ao processo conforme critérios definidos pela empresa. Por exemplo: 80 pontos para uma oportunidade com boa aderência e alto potencial.
• Pessoa: relaciona o processo a uma pessoa cadastrada no sistema, que pode representar um cliente, fornecedor ou outra organização. Por exemplo: Indústria Exemplo Ltda.
• Contato: identifica a pessoa de contato vinculada à empresa relacionada ao processo. Por exemplo: Carlos Mendes, gerente industrial da Indústria Exemplo.
• CC: permite incluir outros usuários que devem acompanhar ou receber informações sobre o processo. Por exemplo: incluir o gerente comercial e o consultor técnico.
• Prioridade: indica o nível de urgência ou importância do processo. Por exemplo: Alta, quando o retorno precisa ser realizado rapidamente.
• Escopo: descreve o que está incluído no processo e quais atividades ou entregas deverão ser realizadas. Por exemplo: Mapeamento dos processos de produção, estoque e compras.
• Resultados esperados: registra os objetivos que devem ser alcançados ao final do processo. Por exemplo: Concluir o diagnóstico e apresentar uma proposta comercial.
• Empresa: relaciona o processo a uma empresa cadastrada no sistema. Por exemplo: Nomus Tecnologia Ltda. ou uma filial responsável pelo atendimento.
• Ordens de produção: relacionam o processo a uma ou mais ordens de produção. Por exemplo: vincular um processo de análise de qualidade à Ordem de Produção 1548.
• Equipe: indica o grupo de usuários responsável pelo acompanhamento do processo. Por exemplo: Equipe Comercial, Financeiro ou Implantação.
• Produto: relaciona o processo a um produto cadastrado. Por exemplo: Máquina industrial modelo XP-200 ou Nomus ERP Industrial.
• Receita prevista: registra o valor que a empresa espera obter caso o processo seja concluído com sucesso. Por exemplo: R$ 30.000,00 de receita prevista.
• Causa da perda: informa o motivo pelo qual um processo, especialmente uma negociação, foi encerrado sem sucesso. Por exemplo: Preço, adiamento do projeto ou escolha de outro fornecedor.
• Valor da venda: registra o valor efetivo da venda concluída. Por exemplo: R$ 25.000,00 após o fechamento da negociação.

Para cada campo, podem ser apresentadas as seguintes configurações:

• Visível?: define se o campo deve ser apresentado no processo.
• Preenchimento obrigatório?: determina se o processo pode ser salvo sem o preenchimento do campo.
• Exibir na edição rápida?: disponibiliza o campo no quadro de edição rápida.
• Nome técnico: apresenta a identificação técnica utilizada pelo sistema.
• Não preencher o campo na clonagem do processo: evita que o valor seja copiado quando o processo for clonado.

Alguns campos essenciais podem possuir configurações previamente definidas pelo sistema.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos padrões":

Aba Campos Personalizados

A aba "Campos Personalizados" permite relacionar ao tipo de processo os campos criados anteriormente em:

• CRM > Configurações > Campos Personalizados

Para cada campo, é possível definir:

• Visível?: apresenta o campo no processo.
• Preenchimento obrigatório?: exige o preenchimento do campo.
• Exibir no painel de processos: apresenta a informação no cartão do processo.
• Exibir na edição rápida?: disponibiliza o campo na edição rápida.
• Não preencher o campo na clonagem do processo: impede que o conteúdo seja copiado para o novo processo.
• Destacar como etiqueta no painel: apresenta o valor do campo como uma etiqueta no cartão, quando a opção estiver disponível.

O simples cadastro de um campo personalizado não faz com que ele seja utilizado automaticamente. É necessário torná-lo visível no tipo de processo correspondente.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos personalizados":

Aba Valores padrões

A aba "Valores padrões" permite definir informações que devem ser sugeridas ou preenchidas automaticamente na criação dos processos.

As opções apresentadas incluem:

• Sugerir responsável do processo igual ao usuário logado na criação do processo: utiliza como responsável o usuário que estiver criando o registro.
• Responsável padrão: define um usuário que deve ser sugerido como responsável.
• Tempo de entrega padrão, em horas: informa um prazo inicial para os processos.
• Pontuação padrão: define uma pontuação inicial.
• Personalizar codificação automática de processos no CRM?: permite adaptar a forma como os códigos devem ser gerados.
• Gerar nome do processo automaticamente: cria o nome do processo de acordo com a configuração definida.
• Descrição padrão: apresenta um texto inicial no campo de descrição.

Os valores padrões reduzem o preenchimento manual, mas devem ser revisados pelos usuários sempre que o processo possuir características diferentes.

Veja abaixo uma imagem da aba "Valores padrões":

Aba Etapas

Na aba "Etapas", são cadastradas as fases pelas quais os processos podem passar.

Antes de criar as etapas, também podem ser definidas as seguintes opções:

• Permitir modificação da etapa no processo somente a partir da tomada de decisões no workflow: impede a alteração direta da etapa quando a movimentação precisar ocorrer por meio do workflow.
• Exibir o registro de tempo de permanência em cada etapa?: define se o sistema deve apresentar quanto tempo o processo permaneceu em cada fase.

Para cadastrar uma etapa, preencha:

• Posição: define a ordem da etapa no fluxo.
• Nome: identifica a etapa.
• Descrição: registra orientações sobre o objetivo ou as atividades da etapa.
• Status do processo nesta etapa: define a situação assumida pelo processo enquanto estiver nela.
• Obrigar registro de apontamento: exige que um apontamento seja registrado para a utilização da etapa, conforme o comportamento do processo.

Depois, clique em "Adicionar".

As etapas cadastradas são apresentadas em uma tabela e formam o fluxo utilizado pelos processos.

Use nomes que indiquem claramente a situação do processo. Em geral, uma etapa deve representar uma fase, e não uma atividade isolada. Por exemplo, "Proposta enviada" pode ser uma etapa, enquanto "Enviar proposta" representa uma tarefa.

Veja abaixo uma imagem da aba "Etapas":

Aba Notificações por e-mail

A aba "Notificações por e-mail" permite definir quais usuários são comunicados sobre a criação ou alteração de um processo.

As configurações incluem:

• Enviar e-mail para usuários notificados nos comentários do processo: envia uma mensagem aos usuários ou às equipes mencionados por meio do caractere @ nos comentários.
• Enviar arquivos anexos do processo no e-mail: inclui os anexos do processo na notificação.
• Notificar responsável pelo processo: permite enviar o e-mail na criação ou em qualquer modificação do processo.
• Notificar usuários selecionados no campo CC do processo: envia notificações aos usuários incluídos no campo CC.
• Notificar equipe responsável pelo processo: comunica os integrantes da equipe relacionada ao processo.

As opções de notificação podem ser definidas para ocorrer:

• quando o processo for criado e sofrer qualquer modificação,
• somente quando o processo for criado.

Veja abaixo uma imagem da aba "Notificações por e-mail":

Aba Planejamento

Na aba "Planejamento", marque "Permitir planejamento no processo" para habilitar esse recurso.

Depois de salvar as etapas, o sistema permite configurar o planejamento individualmente para cada uma delas:

• Habilitar planejamento na etapa?: permite planejar atividades enquanto o processo estiver naquela etapa.
• Equipe planejada padrão: define a equipe sugerida para o planejamento.
• Tempo planejado padrão: informa o tempo inicialmente previsto.
• Permite mudar tempo planejado padrão no processo?: permite que o usuário altere o tempo sugerido durante a operação.

Essa configuração pode ser utilizada em processos nos quais a empresa deseja comparar o tempo planejado com o tempo efetivamente utilizado.

Veja abaixo uma imagem da aba "Planejamento":

Aba Apontamento

Na aba "Apontamento", marque "Permitir apontamento no processo" para habilitar o registro de atividades.

As configurações podem ser definidas por etapa:

• Habilitar apontamento na etapa?: permite registrar apontamentos naquela etapa.
• Exigir seleção de um evento para apontamento nessa etapa?: obriga o usuário a escolher um evento de apontamento.
• Tornar obrigatório comentários do apontamento dessa etapa?: exige o preenchimento dos comentários.
• Preenchimento da data e hora de início e da data e hora de fim no apontamento: define se essas informações devem ser habilitadas, obrigatórias ou tratadas conforme a opção selecionada.
• Preenchimento da duração no apontamento: define como a duração será preenchida.

As configurações dessa aba são aprofundadas no artigo específico sobre apontamentos.

Veja abaixo uma imagem da aba "Apontamento":

Aba Pessoa

A aba "Pessoa", quando disponível para a natureza selecionada, define como as pessoas e os contatos são utilizados no processo.

Entre as opções estão:

• Filtrar as pessoas exibidas de acordo com a classificação da pessoa: restringe os registros apresentados conforme sua classificação.
• Preencher automaticamente o campo Pessoa na criação do processo com a pessoa vinculada ao usuário logado: seleciona automaticamente essa pessoa e impede a escolha de outro registro.

Também é possível selecionar quais dados da pessoa e do contato são apresentados no processo.

Para cada campo, podem ser configurados:

• Exibe campo no processo?: determina se a informação deve ser apresentada.
• Posição: define a ordem de exibição.

Entre os campos da pessoa podem estar nome, e-mail, telefone, CNPJ/CPF, CNAE, tipo de pessoa, UF e outros dados cadastrados. Para o contato, podem ser apresentados nome, e-mail, telefone, cargo, data de aniversário e informações complementares.

Veja abaixo uma imagem da aba "Pessoa":

Aba Painel de processos

A aba "Painel de processos" define quais informações e ações estão disponíveis nos cartões do painel.

Entre as configurações apresentadas estão:

• Exibir “Receita prevista ($)” no painel de processos: apresenta o valor no cartão.
• Totalizar “Receita prevista ($)” por etapa: soma os valores dos processos de cada coluna.
• Personalizar cálculo da receita prevista na criação/edição do processo: permite definir como a receita será calculada.
• Cálculo da receita prevista: seleciona a regra utilizada no cálculo.
• Exibir “Pessoa” no painel de processos: apresenta a pessoa vinculada no cartão.
• Padrão para exibição da pessoa: define qual informação identifica a pessoa.
• Padrão para exibição do responsável: define como o responsável é apresentado.
• Exibir ícone “Ver informações da pessoa” no painel de processos: permite consultar rapidamente os dados da pessoa.
• Permitir a edição do tipo de processo no quadro “Edição rápida” do processo: apresenta os campos "Tipo de processo" e "Etapa", permitindo alterar o tipo e escolher uma etapa compatível com o novo tipo.

As opções podem variar conforme a natureza e os campos utilizados.

Veja abaixo uma imagem da aba "Painel de processos":

Aba Documento PDF

A aba "Documento PDF" permite configurar o envio por e-mail do documento PDF gerado a partir do processo.

É possível definir:

• Layout padrão para geração do PDF do processo: seleciona o modelo do documento.
• E-mails para preenchimento do campo “Para”: define os destinatários principais.
• E-mails para preenchimento do campo “CC”: informa os destinatários em cópia.
• E-mails para preenchimento do campo “Cco”: informa os destinatários em cópia oculta.
• E-mails para preenchimento do campo “Resposta para”: define o endereço que deve receber as respostas.
• Texto padrão para o assunto do e-mail: configura o assunto sugerido.
• Texto padrão para o corpo do e-mail: configura a mensagem que acompanha o PDF.

Nos textos padrões, podem ser utilizados campos dinâmicos para incluir informações do processo, como código, nome, responsável, contato e data programada.

Veja abaixo uma imagem da aba "Documento PDF":

Aba Avançado

Na aba "Avançado", está disponível a opção:

• Alterar rótulo do campo padrão “Pessoa” para “Cliente”: quando marcada, o sistema apresenta o nome "Cliente" no lugar de "Pessoa" somente na criação e na edição do processo.

Essa configuração pode facilitar o entendimento dos usuários quando o tipo de processo for utilizado exclusivamente para acompanhar clientes.

Veja abaixo uma imagem da aba "Avançado":

Como ativar o tipo de processo?

Na aba "Geral", marque a opção "Ativo?" para disponibilizar o tipo aos usuários.

Caso o cadastro ainda esteja em preparação, ele pode ser mantido inativo até que as etapas, os campos e as demais regras sejam revisados.

Após concluir as configurações, clique em "Salvar".

Veja abaixo uma imagem da do campo "Ativo?" na aba geral:

Boas práticas para configurar um tipo de processo

• Planeje as etapas antes de iniciar o cadastro.
• Utilize nomes claros e relacionados à finalidade do fluxo.
• Evite criar tipos diferentes para processos com a mesma estrutura.
• Não transforme todas as atividades em etapas.
• Utilize tarefas para ações que precisam ser executadas.
• Utilize apontamentos para registrar atividades realizadas.
• Torne obrigatórios somente os campos realmente necessários.
• Evite apresentar uma quantidade excessiva de informações no processo.
• Defina valores padrões apenas quando forem recorrentes.
• Teste o fluxo antes de disponibilizá-lo para todos os usuários.
• Revise as notificações para evitar o envio excessivo de e-mails.
• Mantenha inativos os tipos que não devem mais ser utilizados.

Conclusão

O tipo de processo é a base para estruturar os fluxos acompanhados no CRM.

Além de definir o nome, a natureza e as etapas, o cadastro permite controlar os campos apresentados, os valores padrões, as notificações, o planejamento, os apontamentos, as informações de pessoas e contatos, a visualização no painel e o envio de documentos em PDF.

Como as opções podem variar conforme a natureza selecionada, cada tipo deve ser configurado de acordo com a finalidade do processo e com a forma de trabalho adotada pela empresa.

#VamosEmFrente