O guia rápido “Avaliação de divergências entre o pedido de compra e o XML de entrada – Fase 2” está subdividido nas seções:

• O que é a avaliação de divergências entre pedido de compra e XML de entrada?
• Como configurar a obrigatoriedade de justificativa?
• Como funciona a justificativa obrigatória na avaliação de divergência?
• Como criar documento de devolução a partir do documento de entrada?
• Quando a tela de devolução é exibida?
• Quais opções estão disponíveis na criação do documento de devolução?
• Como criar documento de devolução pela tela de avaliação de divergência?
• Como visualizar o documento de devolução vinculado?
• Como configurar a exibição da coluna “Documento de devolução”?
• Como funciona o histórico de liberação?
• Como consultar o histórico de avaliação dos itens?
• Como consultar o histórico de valores totais?
• Pontos importantes

O que é a avaliação de divergências entre pedido de compra e XML de entrada?

A avaliação de divergências entre pedido de compra e XML de entrada é uma rotina que permite identificar diferenças entre as informações previstas no pedido de compra e as informações enviadas pelo fornecedor no XML da nota fiscal de entrada.

Essa conferência ajuda a empresa a controlar divergências como valores, impostos, frete, desconto, seguro e demais informações configuradas para avaliação.

Na prática, quando o XML do fornecedor é importado, o sistema compara os dados do XML com os dados do pedido de compra vinculado. Quando encontra divergências, o documento pode seguir para uma etapa de avaliação, permitindo que o usuário aprove, reprove ou estorne a avaliação de itens e valores.

Com a Fase 2, a rotina passa a ter mais controle sobre a justificativa da liberação, a devolução dos itens reprovados e o histórico das decisões tomadas durante a conferência.

Veja uma imagem da tela de histórico de valores totais:

Como configurar a obrigatoriedade de justificativa?

Para tornar obrigatória a justificativa na liberação do documento, o sistema apresenta uma configuração no cadastro da empresa.

Acesse a tela "Empresas", localize a empresa e clique no submenu “Configurações para avaliação de divergência”.

O nome da configuração é "Exigir justificativa para liberação do documento".

Veja abaixo o comportamento da configuração:

• Quando estiver desmarcada, o sistema mantém o comportamento atual, permitindo finalizar a avaliação sem exigir o preenchimento da justificativa.
• Quando estiver marcada, o sistema torna obrigatório o preenchimento do campo “Justificativa” na tela de avaliação de divergência.
• O valor padrão da configuração é desmarcado.

Veja uma imagem da configuração “Exigir justificativa para liberação do documento” em destaque:

Como funciona a justificativa obrigatória na avaliação de divergência?

Quando a configuração “Exigir justificativa para liberação do documento” estiver ativa no cadastro da empresa, o campo “Justificativa” da tela de avaliação de divergência passa a ser obrigatório.

Nesse cenário, ao tentar finalizar a avaliação sem preencher a justificativa, o sistema não permite concluir a operação.

Por exemplo, imagine que a empresa tenha ativado a avaliação de divergência entre pedido e XML do fornecedor e também tenha marcado a configuração “Exigir justificativa para liberação do documento””.

Ao acessar a tela de avaliação de divergência, aprovar ou reprovar as informações e tentar finalizar a conferência, o usuário deve preencher o campo “Justificativa”.

Caso o campo esteja vazio, o sistema exibe a validação informando que o preenchimento é obrigatório.

Esse comportamento ajuda a empresa a manter registro do motivo da liberação, principalmente em documentos que possuem divergências entre o pedido de compra e o XML recebido.

Como criar documento de devolução a partir do documento de entrada?

Atualmente, na tela de documentos de entrada, existe a opção “Criar documento de devolução” no submenu do documento.

Ao acionar essa opção, o sistema gera um documento de saída contendo todos os itens do documento de entrada original.

Com a Fase 2 da avaliação de divergência, esse comportamento permite dois tipos de devolução em determinados cenários:

• Devolução total;
• Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência.

Ao clicar no submenu “Criar documento de devolução”, o sistema abre uma tela para que o usuário escolha o tipo de devolução que deseja gerar.

Veja uma imagem do submenu “Criar documento de devolução”:

Veja uma imagem da tela de seleção do tipo de devolução:

Quando a tela de devolução é exibida?

A tela com as opções de devolução é exibida somente quando duas condições forem atendidas ao mesmo tempo:

• A configuração “Ativar avaliação de divergência entre pedido e XML do fornecedor” estiver habilitada na empresa;
• O substatus do documento de entrada for “Conferência reprovada” ou “Conferência aprovada parcialmente”.

Isso significa que a escolha entre devolução total e devolução de itens reprovados só é apresentada quando o documento estiver relacionado ao processo de avaliação de divergência e possuir itens reprovados ou parcialmente aprovados.

Quando essas condições não forem atendidas, o sistema mantém o comportamento atual do submenu “Criar documento de devolução”, gerando a devolução total do documento de entrada.

Quais opções estão disponíveis na criação do documento de devolução?

Ao abrir a tela, o sistema apresenta duas opções para o usuário:

• Devolução total;
• Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência.

Devolução total

Ao selecionar a opção “Devolução total”, o sistema mantém o comportamento atual.

Nesse caso, é criado um documento de saída contendo todos os itens do documento de entrada original.

Essa opção deve ser utilizada quando a empresa deseja devolver integralmente o documento recebido, independentemente de quais itens foram aprovados ou reprovados na avaliação de divergência.

Por exemplo, o documento de entrada possui 10 itens. Mesmo que apenas 3 tenham sido reprovados na avaliação de divergência, ao escolher “Devolução total”, o documento de saída é criado com os 10 itens.

Veja uma imagem da criação de um documento de saída após selecionar a opção devolução total:

Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência

Ao selecionar a opção “Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência”, o sistema executa o mesmo processo de criação de documento de devolução, porém levando para o documento de saída somente os itens reprovados na avaliação.

Essa opção deve ser utilizada quando a empresa deseja devolver apenas os itens que não foram aceitos na conferência.

Por exemplo, o documento de entrada possui 10 itens. Durante a avaliação de divergência, 3 itens foram reprovados. Ao escolher “Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência”, o sistema cria o documento de saída somente com esses 3 itens.

Esse comportamento reduz retrabalho e evita que itens aprovados sejam incluídos indevidamente no documento de devolução.

Veja uma imagem da criação de um documento de saída após selecionar a opção devolução parcial:

Como criar documento de devolução pela tela de avaliação de divergência?

Além da opção disponível no submenu do documento de entrada, o sistema apresenta um botão “Criar documento de devolução” no rodapé da tela de avaliação de divergência.

Ao clicar nesse botão, o sistema cria um documento de saída levando somente os itens reprovados na avaliação de divergência.

Esse botão replica o comportamento da opção “Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência” da tela exibida no documento de entrada.

Esse recurso facilita a operação, pois permite que o usuário gere a devolução diretamente no momento da análise das divergências, sem precisar retornar para a tela de documentos de entrada.

Para criar o documento de devolução pela avaliação de divergência, siga os passos abaixo:

1. Acesse a tela de avaliação de divergência do documento.
2. Avalie os itens apresentados.
3. Reprove os itens que não devem ser aceitos.
4. Clique no botão “Criar documento de devolução”, exibido no rodapé da tela.
5. O sistema cria um documento de saída contendo somente os itens reprovados.

Veja uma imagem do botão “Criar documento de devolução” no rodapé da tela de avaliação de divergência:

Como visualizar o documento de devolução vinculado?

O sistema apresenta uma coluna nas telas de documentos de entrada e documentos de saída para apresentar o vínculo com o documento de devolução.

O nome da coluna é "Documento de devolução".

Essa coluna permite identificar de forma rápida se o documento possui um ou mais documentos de devolução vinculados.

O valor exibido na coluna segue o formato "@CodigoInterno"

Por exemplo: 5895

Quando existir mais de um documento de devolução vinculado, as informações são exibidas uma abaixo da outra. Por exemplo:

• 1505

• 1506

Caso a lista de documentos de devolução fique grande, o sistema adora o mesmo padrão utilizado na coluna “Pedido de venda” da tela de romaneio, exibindo as informações excedentes em um balão.

Veja uma imagem da coluna “Documento de devolução” na tela de documentos de entrada:

Veja uma imagem da coluna “Documento de devolução” na tela de documentos de saída:

Como configurar a exibição da coluna “Documento de devolução”?

A exibição da coluna “Documento de devolução” é controlada por configuração geral.

O sistema apresenta duas configurações, uma para a tela de documentos de entrada e outra para a tela de documentos de saída.

Configuração para documentos de saída

Acesse a tela de configurações gerais do sistema.

Busque pela configuração chamada "Coluna “Documento de devolução”", localizada em: Exibição de colunas > Documentos de saída.

Essa configuração tem um botão switch, seguindo o padrão do sistema. A opção padrão é ativa.

Quando a configuração estiver ativada, o sistema passa a exibir a coluna “Documento de devolução” na tela de documentos de saída.

Quando estiver desativada, a coluna deixa de ser exibida.

Veja uma imagem da configuração "Coluna “Documento de devolução”" em destaque:

Configuração para documentos de entrada

Acesse a tela de configurações gerais do sistema.

Busque pela configuração chamada "Coluna “Documento de devolução”", localizada em: Exibição de colunas > Documentos de entrada.

Essa configuração tem um botão switch, seguindo o padrão do sistema. A opção padrão é ativa.

Quando a configuração estiver ativada, o sistema passa a exibir a coluna “Documento de devolução” na tela de documentos de saída.

Quando estiver desativada, a coluna deixa de ser exibida.

Veja uma imagem da configuração “Coluna Documento de devolução” em documentos de entrada:

Como funciona o histórico de liberação?

Com a Fase 2 da avaliação de divergência, o sistema passa a gravar os dados da avaliação para consulta em histórico.

Esse histórico permite visualizar quais informações foram avaliadas no momento da finalização da conferência, registrando os valores do pedido de compra e os valores do XML.

O sistema grava os dados somente quando o usuário finalizar a avaliação de divergência, ou seja, quando a conferência for concluída e o substatus do documento for alterado.

Caso o usuário avalie alguns itens, mas não finalize a avaliação, o sistema não grava os dados no histórico.

Esse comportamento garante que o histórico represente somente avaliações efetivamente concluídas.

As informações gravadas no histórico incluem:

• Identificação da avaliação;
• Identificação se a divergência é total ou de item;
• Campo avaliado;
• Valor do pedido de compra;
• Valor do XML;
• Usuário que aprovou, reprovou, estornou ou salvou a avaliação;
• Data e hora do registro.

Como consultar o histórico de avaliação dos itens?

Para consultar o histórico dos itens, é apresentado um ícone ao final de cada linha de item na tela de avaliação de divergência.

Ao clicar nesse ícone, o sistema exibe o histórico daquele item, mostrando os eventos registrados durante a avaliação.

Os eventos previstos para o histórico são:

• Usuário aprovou o item;
• Usuário reprovou o item;
• Usuário estornou a avaliação.

Quando um item for aprovado ou reprovado e possuir valores divergentes, o sistema apresenta os valores no histórico.

Exemplo de histórico de item:

• Arthur Leão aprovou o item
  ICMS ST: Pedido: R$ 13,69 / XML: R$ 15,00

• Arthur Leão reprovou o item
  ICMS ST: Pedido: R$ 13,69 / XML: R$ 15,00

• Arthur Leão estornou a avaliação

Esse histórico ajuda a empresa a entender o que foi decidido durante a avaliação, quais valores estavam divergentes e qual usuário realizou a ação.

Importante: o sistema apresenta no histórico somente os valores habilitados na empresa para avaliação.

Isso significa que, se determinado campo não estiver configurado para ser avaliado, ele não deve ser exibido no histórico, mesmo que exista diferença entre o pedido e o XML.

Veja uma imagem do ícone de histórico ao final da linha do item:

Veja uma imagem da tela de histórico do item:

Como consultar o histórico de valores totais?

Além do histórico por item, o sistema também permite consultar o histórico dos valores totais avaliados.

O acesso é feito por um botão no rodapé da página de avaliação de divergência.

O botão é chamado de "Histórico de valores totais".

Ao clicar nesse botão, o sistema exibe os valores totais gravados no momento em que a avaliação foi finalizada.

Exemplo de histórico de valores totais:

Histórico de valores totais:

Arthur Leão salvou avaliação com os seguintes valores

Frete: Pedido: R$ 500,00 / XML: R$ 200,00
Desconto: Pedido: R$ 0,00 / XML: R$ 0,00
Seguro: Pedido: R$ 150,00 / XML: R$ 150,00

Assim como no histórico dos itens, o histórico de valores totais exibe somente os campos habilitados na empresa para avaliação.

Esse recurso facilita a auditoria da conferência, pois permite consultar posteriormente quais valores estavam registrados no pedido de compra e no XML no momento da liberação.

Veja uma imagem do botão “Histórico de valores totais” no rodapé da tela:

Veja uma imagem da tela de histórico de valores totais:

Pontos importantes

• A configuração “Exigir justificativa para liberação do documento” é apresentada no cadastro da empresa, dentro da tela “Configurações para avaliação de divergência”. O valor padrão dessa configuração é desmarcado.
• A tela de criação de documento de devolução é exibida somente quando a avaliação de divergência estiver ativa na empresa e o documento estiver com substatus “Conferência reprovada” ou “Conferência aprovada parcialmente”.
• A opção “Devolução total” mantém o comportamento atual, criando documento de saída com todos os itens do documento de entrada.
• A opção “Devolução de itens reprovados na avaliação de divergência” cria o documento de saída somente com os itens reprovados.
• O botão “Criar documento de devolução” no rodapé da avaliação de divergência também cria o documento de saída somente com os itens reprovados.
• A coluna “Documento de devolução” é exibida nas telas de documentos de entrada e documentos de saída, conforme configuração geral.
• As configurações de exibição da coluna tem opção padrão ativada.
• O histórico é gravado somente quando a avaliação de divergência for finalizada.
• Avaliações parciais não finalizadas não geram registro no histórico.
• O histórico dos itens é acessado por um ícone ao final de cada linha.
• O histórico de valores totais é acessado pelo botão “Histórico de valores totais” no rodapé da tela.
• O sistema exibe no histórico somente os campos configurados na empresa para avaliação.

A Fase 2 da avaliação de divergências entre pedido de compra e XML de entrada aumenta a rastreabilidade e o controle sobre o processo de conferência.

Com a justificativa obrigatória, a empresa consegue registrar melhor os motivos de liberação. Com a devolução de itens reprovados, o processo fica mais ágil e evita retrabalho. Com a coluna de documento de devolução e os históricos de avaliação, a consulta das informações fica mais clara, organizada e segura.

#VamosEmFrente