O guia rápido “Geração de lançamentos contábeis no controle de reembolso de despesas” está subdividido nas seções:

• O que é a Geração de lançamentos contábeis no controle de reembolso de despesas?
• Como funciona a contabilização do controle de reembolso de despesas?
• Quais configurações contábeis são necessárias?
• Como configurar a conta contábil da despesa?
• Como configurar as contas bancárias da empresa e do colaborador?
• Quais operações contábeis padrão são utilizadas?
• Como funciona cada lançamento contábil?
• Exemplo completo de contabilização
• Como personalizar o histórico contábil?
• Como funciona a contabilização pelo romaneio?
• Como funciona a aprovação de despesas com diferentes empresas e colaboradores?
• Como funciona o reprocessamento dos lançamentos?

 

O que é a Geração de lançamentos contábeis no controle de reembolso de despesas?

O controle de reembolso de despesas permite registrar valores adiantados aos colaboradores, reembolsos, devoluções de adiantamentos e despesas realizadas em nome da empresa.

 

Com a configuração contábil, o Nomus gera automaticamente os lançamentos relacionados a essas movimentações. Dessa forma, as transferências entre as contas bancárias da empresa e do colaborador são registradas corretamente, e as despesas aprovadas são reconhecidas na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

 

A geração dos lançamentos contábeis funciona tanto para registros realizados diretamente na tela “Controle de reembolso de despesas” quanto para despesas e movimentações registradas por meio de um romaneio.

 

Como funciona a contabilização do controle de reembolso de despesas?

As movimentações do controle de reembolso possuem dois comportamentos contábeis principais:

• Adiantamentos, reembolsos e devoluções, que representam transferências de valores entre a conta bancária da empresa e a conta bancária vinculada ao colaborador.
• A aprovação de uma despesa, que reconhece o gasto na DRE da empresa.

 

Por esse motivo, os adiantamentos e reembolsos não utilizam uma conta de passivo. O sistema utiliza contas do ativo para representar os valores transferidos entre a empresa e o colaborador.

 

As movimentações são contabilizadas da seguinte forma:

 

No caso da despesa, a data do lançamento contábil corresponde à data em que ela é aprovada no controle de reembolso.

 

Quais configurações contábeis são necessárias?

Para que o sistema encontre as contas contábeis corretas, é necessário conferir as seguintes configurações:

• A conta contábil de débito da classificação financeira utilizada na despesa.
• A conta contábil vinculada à conta bancária da empresa.
• A conta contábil vinculada à conta bancária do colaborador.
• As operações contábeis padrão do controle de reembolso.
• O vínculo entre as operações e os lançamentos contábeis padrão.

 

As contas bancárias devem estar configuradas com o tipo de conta “Controle de reembolso” na tela “Configurações contábeis”.

 

Já a conta de resultado da despesa deve estar informada no campo “Conta contábil de débito” da classificação financeira utilizada no registro.

 

Veja uma imagem da tela de configurações contábeis:

 

Como configurar a conta contábil da despesa?

A conta contábil utilizada no débito da despesa é definida pela classificação financeira informada no momento do registro.

 

Para conferir essa configuração:

1. Acesse o cadastro da classificação financeira utilizada nas despesas.
2. Localize a aba “Plano de contas financeiro”.
3. Verifique a empresa correspondente à operação.
4. Preencha ou confira o campo “Conta contábil de débito”.

 

Essa conta representa a despesa na contabilidade. Por exemplo:

• Despesas com viagens
• Despesas com alimentação
• Despesas com hospedagem
• Despesas com combustível
• Outras despesas operacionais

 

Ao aprovar uma despesa, o sistema busca a conta contábil de débito vinculada à classificação financeira e à empresa utilizada no momento do registro.

 

Por exemplo, uma despesa de viagem utiliza a classificação financeira “Despesas com viagens”.

 

Na aba “Plano de contas financeiro”, o campo “Conta contábil de débito” está configurado com a conta "Resultado – Despesas com viagens".

 

Ao aprovar a despesa, essa é a conta utilizada no débito do lançamento contábil.

 

Veja abaixo uma imagem da tela de configurações contábeis referente a uma conta de despesa:

 

Como configurar as contas bancárias da empresa e do colaborador?

As contas utilizadas nos créditos e débitos bancários são definidas na tela “Configurações contábeis”.

 

Para o controle de reembolso, a configuração deve possuir o tipo de conta “Controle de reembolso”.

 

Na aba “Conta bancária”, devem ser vinculadas:

• A conta contábil correspondente à conta bancária da empresa.
• A conta contábil correspondente à conta bancária utilizada pelo colaborador.

 

Conta bancária da empresa

A conta bancária da empresa representa a origem ou o destino dos valores pagos pela organização.

 

Ela é utilizada:

• No crédito de adiantamentos.
• No crédito de reembolsos.
• No débito das devoluções de adiantamento.

 

Por exemplo "Ativo – Banco do Brasil – Empresa"

 

Veja abaixo uma imagem das configurações contábeis referente as contas bancárias da empresa:

 

Conta bancária do colaborador

A conta bancária do colaborador representa os valores disponibilizados para a pessoa responsável pelas despesas.

 

Ela é utilizada:

• No débito de adiantamentos.
• No débito de reembolsos.
• No crédito das devoluções.
• No crédito das despesas aprovadas.

 

Por exemplo "Ativo – Bradesco – Colaborador Carlos".

 

A conta contábil do colaborador é localizada a partir da conta bancária vinculada à pessoa no controle de reembolso.

 

Quando essa conta bancária está vinculada a uma empresa diferente da empresa do romaneio, o sistema utiliza a configuração contábil da empresa vinculada à conta bancária da pessoa.

 

Veja abaixo uma imagem das configurações contábeis referente as contas bancárias do colaborador:

 

Quais operações contábeis padrão são utilizadas?

O Nomus possui as seguintes operações contábeis padrão para o controle de reembolso de despesas:

• Aprovação da despesa no controle de reembolso de despesas
• Adiantamento no controle de reembolso de despesas
• Reembolso no controle de reembolso de despesas
• Devolução de adiantamento no controle de reembolso de despesas

 

Essas operações ficam disponíveis entre as operações selecionadas na aba “Avançado” da configuração contábil.

 

Também é importante conferir, na tela “Operações contábeis”, se cada operação está vinculada ao lançamento contábil padrão correspondente.

 

Veja abaixo uma imagem das operações contábeis padrão utilizadas no controle de reembolso:

 

Como funciona cada lançamento contábil?

 

Aprovação da despesa no controle de reembolso de despesas

A aprovação reconhece que a despesa foi realizada e deve ser apresentada no resultado da empresa.

 

O lançamento contábil é:

• Débito: Resultado – Despesa.
• Crédito: Ativo – Banco do colaborador.
• Valor: valor aprovado da despesa.

 

A conta de débito é localizada no campo “Conta contábil de débito” da classificação financeira utilizada na despesa.

 

A conta de crédito é localizada na configuração contábil da conta bancária vinculada ao colaborador.

 

A data do lançamento corresponde à data da aprovação da despesa.

 

Adiantamento no controle de reembolso de despesas

O adiantamento representa uma transferência de valor da empresa para o colaborador antes da realização das despesas.

 

O lançamento contábil é:

• Débito: Ativo – Banco do colaborador.
• Crédito: Ativo – Banco da empresa.
• Valor: valor do adiantamento.

 

A conta bancária do colaborador é debitada para representar o valor que ficou disponível para a realização das despesas.

 

A conta bancária da empresa é creditada para representar a saída do recurso.

 

Reembolso no controle de reembolso de despesas

O reembolso representa o pagamento de um valor ao colaborador por despesas realizadas com recursos próprios.

 

O lançamento contábil é:

• Débito: Ativo – Banco do colaborador.
• Crédito: Ativo – Banco da empresa.
• Valor: valor do reembolso.

 

Contabilmente, o reembolso possui o mesmo comportamento de transferência utilizado no adiantamento.

 

Devolução de adiantamento no controle de reembolso de despesas

A devolução ocorre quando o colaborador não utiliza todo o valor recebido e devolve a diferença para a empresa.

 

O lançamento contábil é:

• Débito: Ativo – Banco da empresa.
• Crédito: Ativo – Banco do colaborador.
• Valor: valor devolvido.

 

Nesse caso, o sistema utiliza a conta bancária da empresa no débito e a conta bancária do colaborador no crédito.

 

Exemplo completo de contabilização

Considere o seguinte cenário:

 

Um colaborador recebe um adiantamento de R$ 2.000,00 para uma viagem no dia 01/06/2026.

 

Após retornar da viagem, no dia 04/06/2026, ele informa que utilizou R$ 1.800,00 e devolve os R$ 200,00 restantes.

 

A conta bancária do colaborador é do Bradesco e a conta bancária da empresa é do Banco do Brasil.

 

Dia 01/06/2026 — Adiantamento de R$ 2.000,00

O valor é transferido da empresa para o colaborador.

O colaborador devolve o valor que não foi utilizado.

A despesa da viagem é aprovada e reconhecida no resultado da empresa.

 

A data do lançamento da despesa é 04/06/2026, pois essa é a data em que a despesa foi aprovada.

 

Como personalizar o histórico contábil?

O histórico dos lançamentos pode ser personalizado na tela “Lançamentos contábeis padrões”.

 

Para realizar a configuração:

1. Acesse a tela “Lançamentos contábeis padrões”.
2. Localize o lançamento relacionado ao controle de reembolso.
3. Edite o histórico contábil.
4. Insira as variáveis desejadas.
5. Salve a alteração.

 

Além das variáveis já disponíveis no sistema, podem ser utilizadas as seguintes variáveis:

• @nomeContaBancariaControledeReembolso: Nome da conta bancária da pessoa do controle de reembolso vinculada ao lançamento contábil.

• @nomeBancoControledeReembolso: Nome do banco da pessoa do controle de reembolso vinculada ao lançamento contábil.

 

Exemplo de histórico: Despesa aprovada para a conta @nomeContaBancariaControledeReembolso do banco @nomeBancoControledeReembolso.

 

Ao gerar o lançamento, o sistema substitui as variáveis pelas informações da conta bancária vinculada à pessoa.

 

Como funciona a contabilização pelo romaneio?

O controle de reembolso também pode ser utilizado por meio de um romaneio.

 

Nesse cenário, a empresa vinculada ao romaneio e a empresa vinculada à conta bancária do colaborador podem ser diferentes. Por isso, o sistema considera separadamente a origem de cada conta contábil.

 

Conta de resultado da despesa

A conta de débito da despesa é localizada com base em:

• Empresa utilizada no momento do registro da despesa.
• Classificação financeira informada na despesa.
• Campo “Conta contábil de débito” configurado no plano de contas financeiro.

 

Conta bancária do colaborador

A conta de crédito da despesa é localizada com base em:

• Pessoa vinculada à despesa.
• Conta bancária vinculada à pessoa.
• Empresa vinculada à conta bancária da pessoa.
• Configuração contábil do tipo “Controle de reembolso” dessa empresa.

 

Exemplo com empresas diferentes

Considere um romaneio da empresa "Ind. Sucesso (Lucro Presumido)" com um adiantamento para a pessoa Motorista José Silva.

 

A conta bancária da Motorista José Silva está vinculada à empresa Ind. Sucesso (Simples Nacional).

 

Nesse caso:

• A conta contábil do banco do colaborador é buscada na configuração da empresaInd. Sucesso (Simples Nacional).
• O sistema não utiliza a configuração bancária da empresa Ind. Sucesso (Lucro Presumido) para representar a conta da Motorista José Silva.

 

Essa regra é aplicada tanto na geração inicial quanto no reprocessamento do lançamento contábil.

 

Como funciona a aprovação de despesas com diferentes empresas e colaboradores?

Um mesmo romaneio ou processo pode possuir despesas relacionadas a empresas e colaboradores diferentes.

 

Considere os seguintes registros:

1. Despesa da empresa A para o colaborador Y.
2. Despesa da empresa B para o colaborador Y.
3. Despesa da empresa B para o colaborador Z.

 

Em cada registro, o sistema trata as contas separadamente.

 

Despesa da empresa A para o colaborador Y

Ao aprovar uma despesa registrada para a empresa A e vinculada ao colaborador Y, o sistema utiliza informações diferentes para localizar as contas contábeis de débito e de crédito.

 

No débito, o sistema busca a conta contábil configurada no campo “Conta contábil de débito” da classificação financeira utilizada na despesa. Essa configuração deve estar vinculada ao plano de contas da empresa A, pois é essa empresa que reconhece a despesa em seu resultado.

 

No crédito, o sistema utiliza a conta contábil vinculada à conta bancária do colaborador Y. Para localizar essa conta, é considerada a empresa à qual a conta bancária do colaborador está vinculada. Portanto, essa empresa pode ser diferente da empresa A.

 

Por exemplo, uma despesa de viagem pode ter sido registrada para a empresa A, enquanto a conta bancária do colaborador Y está configurada em outra empresa. Nesse caso, o lançamento contábil fica da seguinte forma:

• Débito: conta de despesa vinculada à classificação financeira e ao plano de contas da empresa A.
• Crédito: conta contábil da conta bancária do colaborador Y, localizada na empresa vinculada à conta bancária dele.

 

Essa regra também é mantida no reprocessamento dos lançamentos contábeis. O sistema preserva a empresa utilizada no momento do registro da despesa e não altera essa informação por causa de outras despesas registradas posteriormente.

 

Despesa da empresa B para o colaborador Y

Ao aprovar uma despesa registrada para a empresa B e vinculada ao colaborador Y, o sistema localiza separadamente as contas contábeis de débito e de crédito.

 

No débito, o sistema utiliza a conta informada no campo “Conta contábil de débito” da classificação financeira da despesa. Essa conta deve estar vinculada ao plano de contas da empresa B, pois é essa empresa que reconhece a despesa em seu resultado.

 

No crédito, o sistema utiliza a conta contábil vinculada à conta bancária do colaborador Y. Para localizar essa conta, é considerada a empresa vinculada à conta bancária do colaborador, que pode ser diferente da empresa B.

 

Assim, o lançamento contábil é formado da seguinte maneira:

• Débito:  conta de despesa vinculada à classificação financeira e ao plano de contas da empresa B.
• Crédito: conta contábil da conta bancária do colaborador Y, localizada na empresa vinculada à conta bancária dele.

 

Mesmo que o colaborador Y também possua despesas registradas para outra empresa, o sistema mantém a empresa B para esse lançamento. Essa informação também é preservada durante o reprocessamento contábil.

 

 

Despesa da empresa B para o colaborador Z

 

Como funciona o reprocessamento dos lançamentos?

Ao reprocessar os lançamentos contábeis do controle de reembolso, o sistema realiza novamente a busca das contas conforme as informações vinculadas a cada movimentação.

 

Durante o reprocessamento, são respeitadas as seguintes regras:

• A empresa utilizada no momento do registro da despesa é mantida.
• A conta de resultado é buscada no campo “Conta contábil de débito” da classificação financeira.
• A conta bancária do colaborador é buscada na empresa vinculada à conta bancária da pessoa.
• A conta bancária da empresa é buscada conforme a conta utilizada na movimentação.
• Na devolução de adiantamento, o débito utiliza a conta bancária da empresa e o crédito utiliza a conta bancária do colaborador.

 

O reprocessamento não transfere lançamentos de uma empresa para outra devido a registros posteriores realizados no mesmo romaneio.

 

Pontos importantes

• A despesa é contabilizada na data de sua aprovação.
• A conta de resultado é definida pela classificação financeira informada na despesa.
• O campo “Conta contábil de débito” deve estar configurado para a empresa correspondente.
• As contas bancárias da empresa e do colaborador devem possuir configuração contábil com o tipo “Controle de reembolso”.
• A empresa da conta bancária do colaborador pode ser diferente da empresa do romaneio.
• O sistema respeita a empresa de origem de cada despesa durante o reprocessamento.
• Adiantamentos e reembolsos utilizam débito no banco do colaborador e crédito no banco da empresa.
• Devoluções utilizam débito no banco da empresa e crédito no banco do colaborador.
• A aprovação da despesa utiliza débito em resultado e crédito no banco do colaborador.
• As operações contábeis padrão devem estar ativas e vinculadas corretamente na tela “Operações contábeis”.

 

#VamosEmFrente