O guia rápido “Documentos e relatórios no CRM” está subdividido nas seções:

• O que são os Documentos e os relatórios no CRM?
• Diferença entre documentos, pesquisas e relatórios
• Qual recurso utilizar em cada situação?
• Boas práticas para utilizar documentos e relatórios

O que são os Documentos e os relatórios no CRM?

O CRM do Nomus oferece diferentes recursos para transformar os dados dos processos em documentos, pesquisas e relatórios de acompanhamento.

Essas funcionalidades podem ser utilizadas para:

• gerar um documento em PDF com os dados de um processo.
• enviar o PDF do processo por e-mail.
• localizar processos por meio de filtros detalhados.
• escolher quais informações são exibidas nos resultados.
• salvar pesquisas utilizadas com frequência.
• criar relatórios personalizados para diferentes usuários ou equipes.
• acompanhar indicadores de produtividade.
• consultar processos que precisam da atenção do usuário.

Cada recurso atende a uma necessidade diferente. O PDF é voltado à apresentação das informações de um processo específico. Já as pesquisas e os relatórios permitem analisar vários processos ao mesmo tempo.

Veja abaixo uma imagem da tela "Meus relatórios":

Diferença entre documentos, pesquisas e relatórios

Antes de utilizar as funcionalidades, é importante entender a finalidade de cada uma:

• PDF do processo: reúne as informações de um processo específico em um documento.
• Pesquisa avançada: permite localizar processos por meio de diferentes critérios, sem alterar os registros.
• Cenário de pesquisa: guarda uma combinação de filtros, colunas e ordenações para que ela possa ser utilizada novamente.
• Relatório personalizado: cria uma consulta permanente, disponível na tela "Meus relatórios" para os usuários autorizados.
• Relatório de produtividade: consolida os tempos apontados pelos usuários ao longo do ano.
• Notificações do meu interesse: apresenta processos que precisam ser acompanhados pelo usuário.

Veja abaixo uma imagem do relatório "Produtividade":

Qual recurso utilizar em cada situação?

• Use "Gerar PDF do processo" quando precisar de um documento referente a um processo específico.

• Use "Enviar documento PDF por e-mail" quando o documento precisar ser encaminhado diretamente pelo CRM.

• Use "Pesquisa avançada" quando precisar localizar ou analisar processos em uma situação pontual.

• Use "Salvar cenário" quando a mesma combinação de filtros e colunas for utilizada com frequência.

• Use "Relatórios personalizados" quando uma consulta precisar ficar disponível permanentemente para um usuário, uma equipe ou toda a empresa.

• Use "Produtividade" para acompanhar os tempos apontados e os tempos considerados produtivos.

• Use "Notificações do meu interesse" para identificar processos que precisam de acompanhamento.

Boas práticas para utilizar documentos e relatórios

• Defina nomes claros para relatórios e abas.
• Inclua uma descrição que explique a finalidade de cada relatório.
• Evite selecionar colunas que não serão utilizadas.
• Restrinja o acesso quando o relatório apresentar informações sensíveis.
• Revise os filtros antes de salvar.
• Utilize agrupamentos apenas quando eles facilitarem a leitura.
• Configure a ordenação de acordo com a prioridade da análise.
• Confira os destinatários antes de enviar um PDF.
• Gere novamente o documento quando o processo tiver sido alterado.
• Revise periodicamente os relatórios cadastrados e desative os que não forem mais utilizados.
• Mantenha os apontamentos atualizados para que o relatório de produtividade seja confiável.

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