O guia rápido “Documentos do processo” está subdividido nas seções:
- O que é o documento do processo?
- Como configurar o PDF de um tipo de processo?
- Como gerar o PDF de um processo?
-
Como enviar o PDF do processo por e-mail?
O que é o documento do processo?
O documento do processo é um arquivo em PDF gerado a partir das informações registradas em um processo do Nomus.
Ele permite reunir os principais dados do processo em um documento organizado, seguindo um layout previamente definido para o tipo de processo utilizado.
O conteúdo apresentado no PDF depende das informações disponíveis no processo e da estrutura definida no layout configurado. Dessa forma, o documento pode ser utilizado para formalizar, registrar ou compartilhar informações relacionadas ao processo com clientes, fornecedores, parceiros ou equipes internas.
Por exemplo, em um processo comercial, o documento pode reunir informações como:
- Código e nome do processo
- Pessoa e contato vinculados
- Responsável pelo processo
- Data programada
- Campos personalizados utilizados pela empresa
- Outras informações definidas no layout do documento
A configuração do documento é realizada no cadastro do tipo de processo, na aba “Documento PDF”. Nessa aba, é possível definir o layout padrão utilizado na geração do arquivo e também preparar informações que são sugeridas quando o documento é enviado por e-mail, como destinatários, assunto e corpo da mensagem.
Além disso, o assunto e o corpo do e-mail podem utilizar variáveis, permitindo que informações do próprio processo sejam preenchidas automaticamente no momento do envio.
Importante: o PDF apresenta as informações disponíveis no processo no momento em que o documento é gerado. Se alguma informação do processo for alterada depois, é necessário gerar um novo PDF para que o documento apresente os dados atualizados.
Depois de gerado, o documento pode ser utilizado diretamente pelo usuário ou enviado por e-mail pela própria tela de Processos.
Veja abaixo a imagem de um documento do processo:
Como configurar o PDF de um tipo de processo?
Antes de gerar o PDF, é possível definir um padrão para os processos criados a partir de determinado tipo de processo.
Essa configuração é realizada no cadastro do tipo de processo, na aba "Documento PDF".
A configuração define qual modelo deve ser utilizado e quais informações devem aparecer automaticamente quando o documento for enviado por e-mail.
As configurações são:
Layout padrão para geração do PDF do processo
Define qual modelo deve ser utilizado para organizar as informações no documento PDF.
O layout determina a estrutura e a aparência do arquivo, incluindo os campos, textos e demais informações que são apresentadas. No momento da configuração, selecione o layout padrão disponíveis no sistema.
É possível solicitar a personalização do layout do documento PDF para adequá-lo às necessidades da empresa. Para avaliar as possibilidades, os requisitos e a viabilidade da customização, entre em contato com o analista de implantação responsável.
E-mails para preenchimento do campo “Para”
Permite informar os endereços que devem ser sugeridos como destinatários principais quando o documento for enviado.
O campo "Para" deve receber as pessoas que precisam receber e acompanhar diretamente o documento.
Por exemplo: preencher com o endereço da empresa ou área responsável pela negociação.
Os endereços sugeridos podem ser revisados no momento do envio.
Atenção: não informe o e-mail de um cliente específico, pois os endereços cadastrados neste campo serão utilizados em todos os processos vinculados a esse tipo de processo.
E-mails para preenchimento do campo “Cc”
Define os endereços que devem ser preenchidos no campo de cópia do e-mail.
Os destinatários informados em "Cc" recebem a mensagem e ficam visíveis para as demais pessoas incluídas no envio.
Por exemplo: enviar o documento ao cliente e incluir o gerente comercial em cópia.
Atenção: não informe o e-mail de um cliente específico, pois os endereços cadastrados neste campo serão utilizados em todos os processos vinculados a esse tipo de processo.
E-mails para preenchimento do campo “Cco”
Define os endereços que devem receber uma cópia oculta do e-mail.
Os destinatários incluídos em "Cco" recebem a mensagem, mas seus endereços não são apresentados aos demais destinatários.
Por exemplo: enviar uma cópia do documento para um endereço interno de arquivamento, sem exibi-lo ao cliente.
Atenção: não informe o e-mail de um cliente específico, pois os endereços cadastrados neste campo serão utilizados em todos os processos vinculados a esse tipo de processo.
E-mails para preenchimento do campo “Resposta para”
Define para qual endereço devem ser encaminhadas as respostas dos destinatários.
Esse campo é útil quando o e-mail é enviado por um endereço automático ou institucional, mas as respostas precisam ser recebidas por uma pessoa ou equipe específica.
Exemplo: o documento é enviado pelo sistema, mas a resposta deve ser direcionada para comercial@empresa.com.br.
Atenção: não informe o e-mail de um cliente específico, pois os endereços cadastrados neste campo serão utilizados em todos os processos vinculados a esse tipo de processo.
Texto padrão para o “Assunto do e-mail”
Permite cadastrar um assunto que deve ser sugerido automaticamente durante o envio.
É possível combinar textos fixos com variáveis do processo. As variáveis são substituídas pelas informações reais do registro no momento do envio.
Exemplo de configuração:
Processo @codigoProcesso - @nomeProcesso
Em um processo de código 82 e nome Cliente SP, o assunto é apresentado como:
Processo 82 - Cliente SP
Texto padrão para o “Corpo do e-mail”
Permite cadastrar a mensagem que acompanha o documento PDF.
O editor pode ser utilizado para formatar o conteúdo com parágrafos, negrito, listas, links e outros recursos disponíveis. Assim como no assunto, também é possível inserir variáveis.
Exemplo:
Olá, @nomeContatoProcesso.
Envio em anexo o documento PDF do processo @codigoProcesso - @nomeProcesso.
Estou à disposição em caso de dúvidas.
Atenciosamente,
@nomeUsuarioLogado
Ao realizar o envio, o sistema substitui cada variável pelos dados correspondentes do processo.
Veja abaixo uma imagem das configurações da aba "Documento PDF" na edição do tipos de processo:
Variáveis disponíveis para o assunto e o corpo do e-mail
As variáveis permitem personalizar automaticamente a mensagem. Elas devem ser inseridas exatamente como aparecem na seção "Variáveis" da tela, incluindo o símbolo "@".
Variáveis dos campos padrões
- @codigoProcesso: apresenta o código do processo. Por exemplo: 82.
- @nomeProcesso: apresenta o nome do processo. Por exemplo: Cliente SP.
- @nomeResponsavelProcesso: apresenta o nome do responsável atual pelo processo. Por exemplo: Arthur Leão.
- @nomeContatoProcesso: apresenta o nome do contato relacionado ao processo. Por exemplo: Lucas.
- @nomePessoaProcesso: apresenta o nome da pessoa física ou jurídica vinculada ao processo. Por exemplo: Cliente Exemplo SP.
- @dataProgramada: apresenta a data programada do processo. Por exemplo: 27/06/2026.
- @nomeUsuarioLogado: apresenta o nome do usuário que está conectado ao sistema e realizando o envio. Por exemplo: Maria Aparecida.
- @CampoPersonalizado: representa um campo personalizado do processo. Nesse caso, a variável deve ser escrita utilizando o nome técnico do campo desejado.
Por exemplo, caso o campo se chame "Data da reunião" e seu nome técnico seja "data_da_reuniao", a variável deve ser escrita como: @data_da_reuniao
A tabela de campos personalizados apresentada na própria tela informa qual variável deve ser utilizada para cada campo.
Veja abaixo uma imagem da tabela de variáveis dos campos padrões em destaque:
Variáveis dos campos personalizados
Além dos campos padrões, também podem ser utilizadas as informações específicas cadastradas para o tipo de processo.
Nas imagens apresentadas, estão disponíveis os seguintes exemplos:
- @previsao_de_fechamento: insere a informação do campo "Previsão de fechamento".
- @origem_da_negociacao: insere a informação do campo "Origem da negociação".
- @Data_da_convocacao: insere a informação do campo "Data da convocação".
- @Hora_da_convocacao: insere a informação do campo "Hora da convocação".
- @equipamento: insere a informação do campo "Equipamento".
- @Ramo_de_atuação: insere a informação do campo "Ramo de atuação".
- @site_do_lead: insere a informação do campo "Site do lead".
As variáveis dos campos personalizados devem ser copiadas exatamente como aparecem na tabela, respeitando letras maiúsculas, minúsculas, acentos e caracteres utilizados no nome técnico.
Veja abaixo uma imagem da tabela de variáveis dos campos personalizados em destaque:
Exemplo de mensagem utilizando campos padrões e personalizados
Segue abaixo um exemplo de mensagem utilizando campos padrões e personalizados:
Assunto:
Processo @codigoProcesso - @nomeProcesso
Corpo do e-mail:
Olá, @nomeContatoProcesso.
Segue em anexo o documento referente ao processo @codigoProcesso - @nomeProcesso, relacionado à empresa @nomePessoaProcesso.
A previsão de fechamento registrada é @previsao_de_fechamento e a origem da negociação é @origem_da_negociacao.
O responsável pelo acompanhamento é @nomeResponsavelProcesso.
Atenciosamente,
@nomeUsuarioLogado
Ao enviar o documento, o sistema preenche a mensagem com as informações disponíveis no processo. Caso algum campo utilizado como variável não esteja preenchido, essa informação fica em branco no e-mail.
Veja abaixo uma imagem da aba "Documento PDF" na edição de um tipo de processo:
Como gerar o PDF de um processo?
Depois que o layout estiver configurado, o PDF poderá ser gerado diretamente pela tela Processos.
- Acesse a tela "Processos".
- Localize o registro desejado.
- Clique na linha referente ao processo.
- Selecione "Gerar PDF do processo".
- Aguarde a criação do documento.
O sistema utiliza o layout definido no tipo de processo.
O PDF representa as informações disponíveis no momento em que foi gerado. Caso o processo seja alterado posteriormente, é necessário gerar um novo documento para que os dados sejam atualizados.
Veja abaixo uma imagem do submenu "Gerar PDF do processo" em destaque:
Como enviar o PDF do processo por e-mail?
Para enviar o PDF do processo por e-mail, segue os seguintes passos:
- Acesse a tela "Processos".
- Localize o registro desejado.
- Clique na linha referente o processo.
- Selecione o submenu "Enviar documento PDF por e-mail".
O sistema preenche automaticamente, de acordo com os cadastros realizados:
- destinatários
- cópia
- cópia oculta
- endereço de resposta
- assunto
- corpo do e-mail
Essas informações são obtidas da configuração da aba "Documento PDF" do tipo de processo.
Antes de concluir o envio:
- confira os destinatários
- revise o assunto
- leia o corpo da mensagem
- confirme se o processo correto foi selecionado
- verifique se os dados do processo estão atualizados
Veja abaixo uma imagem da tela "Envio de documento pdf do processo por email":
#VamosEmFrente
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.