O guia rápido “Pré vendas” está subdividido nas seções:
- O que é um processo de pré vendas?
- Qual é a diferença entre pré vendas e vendas?
- Quando criar um processo de pré vendas?
- Como configurar o tipo de processo?
- Campos padrões recomendados
- Campos personalizados sugeridos
- Etapas sugeridas para o processo
- (Opcional) Como utilizar o workflow?
- (Opcional) Tarefas sugeridas
- Arquivos que podem ser anexados
- Exemplo prático de pré vendas
- Como acompanhar os processos?
- Relatórios recomendados
- Boas práticas
O que é um processo de pré vendas?
O processo de Pré vendas permite registrar e qualificar potenciais clientes antes de encaminhá-los para uma negociação comercial.
Nessa etapa, a equipe busca compreender quem é o potencial cliente, qual necessidade ele possui, qual produto ou serviço despertou seu interesse e se existe uma oportunidade real de venda.
O processo pode incluir atividades como:
- analisar o cadastro do potencial cliente
- pesquisar informações sobre a empresa
- realizar o primeiro contato
- confirmar o interesse
- identificar a necessidade principal
- conhecer o prazo esperado
- verificar quem participa da decisão
- entender o cenário atual
- avaliar a aderência da solução
- reunir informações para a equipe de vendas
- encaminhar a oportunidade qualificada
- registrar o motivo da desqualificação
No CRM, cada potencial oportunidade pode ser registrada como um processo. Nele, ficam centralizados os responsáveis, os contatos realizados, os prazos, as tarefas, os comentários, os arquivos e o histórico das decisões tomadas.
O fluxo sugerido é:
Registro → Contato inicial → Qualificação → Validação da oportunidade → Encaminhado para vendas
Também podem ser utilizadas as etapas Descartado e Cancelado.
Veja a imagem de um processo:
Qual é a diferença entre pré vendas e vendas?
A pré venda ocorre antes da negociação comercial propriamente dita.
Seu objetivo é identificar se existe uma oportunidade que merece ser trabalhada pela equipe de vendas.
Durante a pré venda, a equipe procura responder perguntas como:
- o potencial cliente possui uma necessidade real?
- a empresa atende ao perfil desejado?
- existe interesse em conhecer a solução?
- a necessidade pode ser atendida?
- qual é o prazo esperado?
- quem participa da decisão?
- quais informações o vendedor precisa receber?
A equipe de vendas recebe a oportunidade depois que os principais dados foram levantados.
Na etapa de vendas, o foco passa a ser:
- aprofundar o diagnóstico
- apresentar a solução
- realizar demonstrações
- elaborar propostas
- negociar valores e condições
- acompanhar a decisão
- concluir a venda como ganha ou perdida
Uma boa passagem entre pré vendas e vendas evita que o vendedor receba contatos sem interesse, sem necessidade identificada ou sem informações suficientes.
Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:
Quando criar um processo de pré vendas?
O processo pode ser criado quando surgir um novo contato que precisa ser analisado e qualificado.
Esse contato pode ter origem em:
- formulário do site
- pedido de orçamento
- ligação recebida
- indicação
- evento
- feira industrial
- campanha de marketing
- redes sociais
- lista de prospecção
- banco de contatos
- parceria
- recomendação de um cliente
- contato realizado pela própria equipe
Antes de criar o processo, procure responder:
- Quem é o potencial cliente?
- Como esse contato chegou até a empresa?
- Qual produto ou serviço despertou seu interesse?
- Quem será responsável pelo primeiro atendimento?
- Quando o contato deverá ser realizado?
- Quais informações iniciais já estão disponíveis?
O processo de Pré vendas permite organizar o primeiro atendimento, qualificar a oportunidade e encaminhar para a equipe comercial somente os contatos que possuem condições de avançar.
Veja abaixo uma imagem da tela de pesquisa avançada:
Como configurar o tipo de processo?
Para utilizar esse controle, crie um tipo de processo chamado "Pré vendas".
- Acesse o menu do "CRM"
- Entre em "Tipos de processo"
- Crie um novo tipo de processo ou edite um cadastro existente
- Configure os campos que devem ser utilizados
- Cadastre as etapas do fluxo
- Habilite os recursos necessários
- Salve o cadastro
O processo pode utilizar:
- campos padrões
- campos personalizados
- responsáveis e equipes
- tarefas
- apontamentos
- comentários
- arquivos anexos
- workflow
- notificações
- painel de processos
- pesquisas e relatórios
A configuração deve reunir as informações necessárias para identificar o potencial cliente, compreender sua necessidade e decidir se ele deve ser encaminhado para vendas.
Veja abaixo uma imagem da aba "Geral" de uma criação de um tipo de processo:
Campos padrões recomendados
Nome
Identifica o processo de forma resumida.
O nome deve facilitar a localização do potencial cliente e do interesse apresentado.
Exemplos:
- Pré vendas — Indústria Exemplo — Máquina de corte
- Qualificação — Cliente Alfa — Sistema de inspeção
- Pré vendas — Metalúrgica Modelo — Automação da produção
- Qualificação — Empresa Beta — Serviço de manutenção
- Pré vendas — Indústria Gama — Projeto de expansão
Evite nomes muito genéricos, como “Novo contato” ou “Cliente interessado”.
Descrição
Apresenta o contexto inicial da oportunidade.
Registre, sempre que possível:
- como o contato foi recebido
- qual necessidade foi apresentada
- qual produto ou serviço gerou interesse
- quem entrou em contato
- quais informações já foram fornecidas
- qual é o próximo passo esperado
- se existe alguma observação importante
Por exemplo, um contato recebido pelo formulário do site. A empresa fabrica componentes metálicos e busca uma máquina de corte para aumentar sua capacidade produtiva. O responsável solicitou informações iniciais sobre modelos disponíveis, prazo de entrega e possibilidade de demonstração.
Pessoa
Relaciona o processo ao cadastro da empresa ou da pessoa interessada.
Esse vínculo facilita a consulta dos dados cadastrais e do histórico de processos relacionados ao mesmo potencial cliente.
Por exemplo: Indústria Exemplo Ltda.
Contato
Identifica a pessoa com quem a equipe de pré vendas deve conversar.
O contato pode ser:
- proprietário
- diretor
- gerente
- comprador
- responsável técnico
- profissional de engenharia
- usuário da solução
- pessoa encarregada de pesquisar fornecedores
Por exemplo: João da Silva, o gerente de produção.
Etapa
Indica em qual momento do fluxo a oportunidade se encontra.
As etapas ajudam a identificar contatos que ainda não receberam atendimento, oportunidades em análise e processos prontos para serem encaminhados para vendas.
Equipe
Identifica a equipe principal responsável pela qualificação.
Exemplos:
- Pré vendas
- Comercial
- Marketing
- Atendimento
- Engenharia comercial
- Relacionamento
Mesmo quando outras áreas participarem da validação, é importante definir uma equipe principal para coordenar o processo.
Responsável
Indica o usuário encarregado de acompanhar a oportunidade durante a pré venda.
O responsável deve garantir que:
- o contato seja realizado
- as informações sejam atualizadas
- as tarefas tenham responsáveis
- os prazos sejam acompanhados
- a necessidade seja registrada
- a oportunidade seja corretamente qualificada
- o próximo passo seja definido
- o processo avance entre as etapas
O responsável pela pré venda deve reunir as principais informações antes de encaminhar a oportunidade ao vendedor.
Prioridade
Indica o nível de atenção necessário.
A prioridade pode considerar:
- urgência apresentada pelo potencial cliente
- proximidade do prazo de compra
- importância da oportunidade
- porte da empresa
- volume estimado
- aderência da necessidade
- existência de um projeto em andamento
- disponibilidade para realizar uma reunião
- risco de perda do contato
Data programada
Registra o próximo compromisso importante.
Esse campo pode representar:
- prazo para realizar o primeiro contato
- data de uma ligação
- data de uma reunião de qualificação
- prazo para obter informações adicionais
- data de retorno ao potencial cliente
- prazo para concluir a validação
- data do encaminhamento para vendas
A data deve ser atualizada sempre que o próximo compromisso mudar.
Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Padrões" de uma criação de um tipo de processo:
Campos personalizados sugeridos
Para organizar a qualificação, utilize campos que reúnam as principais informações sobre o potencial cliente e sua necessidade.
- Origem do contato: informa como o potencial cliente chegou até a empresa, como site, indicação, evento, campanha ou prospecção ativa.
- Segmento de atuação: identifica o mercado em que a empresa atua.
- Porte da empresa: classifica o tamanho da empresa de acordo com os critérios utilizados pela equipe.
- Localização: registra a cidade, o estado ou a região em que o potencial cliente está localizado.
- Produto ou serviço de interesse: informa qual solução despertou o interesse.
- Necessidade principal: descreve o problema ou o objetivo apresentado pelo potencial cliente.
- Aplicação desejada: registra como o produto ou serviço deverá ser utilizado.
- Cenário atual: informa como a empresa realiza atualmente a atividade relacionada à necessidade.
- Fornecedor ou solução atual: identifica o equipamento, sistema, fornecedor ou método utilizado no momento.
- Volume ou demanda estimada: registra a quantidade, capacidade ou frequência relacionada à necessidade.
- Urgência: informa em quanto tempo o potencial cliente pretende tomar uma decisão.
- Prazo esperado: registra a data ou o período desejado para aquisição, implantação ou entrega.
- Orçamento disponível?: indica se já existe uma verba prevista para o projeto.
- Valor estimado: registra uma faixa de investimento quando essa informação estiver disponível.
- Decisor identificado?: informa se a pessoa responsável pela decisão já foi identificada.
- Nome do decisor: registra quem possui autoridade para aprovar a aquisição.
- Participantes da decisão: identifica outras pessoas envolvidas na avaliação.
- Critérios de decisão: apresenta os fatores que terão maior influência na escolha, como preço, prazo, qualidade, suporte ou capacidade técnica.
- Aderência ao perfil: indica se a empresa atende aos critérios definidos para o público desejado.
- Aderência técnica: registra se a necessidade pode ser atendida pela solução.
- Interesse confirmado?: indica se o contato demonstrou interesse real em continuar o atendimento.
- Resultado da qualificação: informa se a oportunidade foi qualificada, precisa de mais informações ou deve ser descartada.
- Motivo da desqualificação: registra por que o contato não será encaminhado para vendas.
- Responsável comercial: identifica o vendedor que receberá a oportunidade qualificada.
- Próximo passo: registra a atividade que deverá ser realizada após a pré venda.
- Data do encaminhamento: informa quando a oportunidade foi repassada para vendas.
Também podem ser utilizados campos relacionados ao produto fabricado, quantidade de máquinas, capacidade produtiva, certificações, área disponível ou requisitos específicos do projeto.
Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Personalizados" de uma criação de um tipo de processo:
Etapas sugeridas para o processo
O modelo pode utilizar cinco etapas principais e duas etapas alternativas.
1. Registro
A etapa Registro é utilizada para cadastrar o potencial cliente e reunir as informações iniciais.
Nesse momento, devem ser informados os dados disponíveis.
Exemplos:
- nome do processo
- pessoa
- contato
- origem
- produto ou serviço de interesse
- responsável
- equipe
- data programada
- descrição inicial
O objetivo é garantir que o contato seja registrado e encaminhado para atendimento.
Não é necessário conhecer todos os detalhes da oportunidade nessa etapa.
Perguntas que ajudam no registro:
- Quem entrou em contato?
- Qual empresa está relacionada?
- Como o contato chegou até a empresa?
- Qual solução gerou interesse?
- Qual informação foi solicitada?
- Quem será responsável pelo atendimento?
- Quando o primeiro contato deverá ocorrer?
Por exemplo, uma indústria preencheu um formulário solicitando informações sobre uma máquina de corte.
O processo pode ser criado com:
- Nome: Pré vendas — Indústria Exemplo — Máquina de corte
- Pessoa: Indústria Exemplo Ltda.
- Contato: João da Silva
- Origem: Site
- Produto de interesse: Máquina de corte
- Equipe: Pré vendas
- Responsável: usuário encarregado da qualificação
- Data programada: próximo dia útil
2. Contato inicial
A etapa Contato inicial é utilizada para estabelecer a primeira comunicação com o potencial cliente.
O objetivo é confirmar:
- se o contato é válido
- se ainda existe interesse
- se a pessoa informada é a mais adequada
- qual foi o motivo da procura
- qual produto ou serviço gerou interesse
- quando a empresa pretende avançar
- qual será o próximo passo
O contato pode ser realizado por:
- ligação
- mensagem
- reunião
- videoconferência
Durante o primeiro atendimento, evite transformar a conversa em uma apresentação completa da solução antes de compreender a necessidade.
Segue um exemplo de comentário durante a etapa contato inicial: "Contato realizado com o gerente de produção. A empresa pretende substituir o equipamento atual e busca aumentar a capacidade de corte. O projeto está sendo analisado para o próximo trimestre. Foi agendada uma reunião de qualificação para aprofundar as necessidades técnicas".
Quando o contato demonstrar interesse e houver informações suficientes, o processo pode avançar para Qualificação.
Caso não seja possível falar com o potencial cliente, mantenha o processo nessa etapa e programe uma nova tentativa.
3. Qualificação
Na etapa Qualificação, a equipe analisa se existe uma oportunidade real de venda.
Procure compreender:
- qual problema precisa ser resolvido
- qual resultado o potencial cliente espera alcançar
- como a atividade é realizada atualmente
- qual solução está sendo utilizada
- quais dificuldades são enfrentadas
- qual é o prazo esperado
- se existe orçamento
- quem participa da decisão
- quais são os critérios de escolha
- se a empresa possui o perfil desejado
- se existe interesse em avançar
A qualificação não precisa seguir um questionário rígido em todas as situações. Entretanto, os principais critérios devem ser utilizados de maneira consistente.
Possíveis resultados:
- oportunidade qualificada
- necessidade de informações adicionais
- contato ainda sem prazo definido
- oportunidade para acompanhamento futuro
- contato sem aderência
- contato sem interesse
- demanda que não pode ser atendida
Quando faltarem informações, crie uma tarefa para realizar uma nova conversa.
4. Validação da oportunidade
A etapa Validação da oportunidade é utilizada para confirmar se o contato está pronto para ser encaminhado à equipe de vendas.
Nessa etapa, devem ser revisadas as informações levantadas.
Procure verificar:
- se a necessidade foi registrada
- se o produto ou serviço de interesse foi identificado
- se existe aderência ao perfil
- se a necessidade pode ser atendida
- se o prazo foi informado
- se o decisor ou os participantes foram identificados
- se o próximo passo está definido
- se o vendedor terá informações suficientes para continuar o atendimento
Em algumas oportunidades, pode ser necessário consultar uma área técnica antes do encaminhamento.
A validação técnica pode envolver:
- análise da aplicação
- confirmação das especificações
- verificação da capacidade necessária
- avaliação do ambiente
- análise de medidas ou desenhos
- confirmação de requisitos especiais
- verificação de limitações
Quando a validação exigir uma análise mais aprofundada, registre a atividade como tarefa e anexe os documentos recebidos.
5. Encaminhado para vendas
A etapa Encaminhado para vendas indica que a oportunidade foi qualificada e está pronta para continuar no processo comercial.
Antes de encaminhar, confirme se estão registrados:
- empresa
- contato
- origem
- necessidade
- produto ou serviço de interesse
- prazo esperado
- participantes da decisão
- aderência
- informações técnicas disponíveis
- próximo passo combinado
Também deve ser definido o responsável comercial.
Após o encaminhamento, pode ser criado um processo de Negociação de venda.
O processo de pré vendas pode ser concluído depois que a equipe comercial confirmar o recebimento da oportunidade.
Exemplo de comentário de encaminhamento: "Oportunidade qualificada e encaminhada para vendas. A empresa busca uma máquina de corte para substituir o equipamento atual e aumentar a capacidade produtiva. O projeto está previsto para o próximo trimestre. O gerente de produção participa da avaliação e a diretoria realizará a aprovação final. Foi combinada uma reunião de diagnóstico com o vendedor".
Etapa alternativa: Descartado
A etapa Descartado é utilizada quando o contato não possui condições de avançar para vendas.
Alguns motivos podem ser:
- não possui interesse
- não existe uma necessidade identificada
- empresa fora do perfil atendido
- solução sem aderência
- localização não atendida
- prazo indefinido
- contato inválido
- orçamento incompatível
- procura por um produto não oferecido
- projeto cancelado
- ausência de retorno após as tentativas previstas
O motivo deve ser registrado de forma clara.
Um contato descartado pode ser mantido para futuras consultas quando houver possibilidade de retomada.
Etapa alternativa: Cancelado
A etapa Cancelado pode ser utilizada quando:
- o processo foi criado em duplicidade
- o registro foi criado incorretamente
- o contato foi relacionado à empresa errada
- a oportunidade já está sendo tratada em outro processo
- o atendimento foi transferido para outro fluxo
O cancelamento está relacionado ao registro do processo. O descarte está relacionado ao resultado da qualificação.
Fluxo sugerido
O fluxo principal é:
Registro → Contato inicial → Qualificação → Validação da oportunidade → Encaminhado para vendas
Também podem ser permitidas as seguintes movimentações:
- Registro → Cancelado: quando o processo estiver duplicado ou incorreto
- Contato inicial → Descartado: quando o contato não for válido ou não possuir interesse
- Qualificação → Contato inicial: quando for necessário retomar a comunicação
- Qualificação → Descartado: quando a oportunidade não atender aos critérios
- Validação da oportunidade → Qualificação: quando faltarem informações
- Qualquer etapa ativa → Cancelado: quando o registro não precisar continuar
Esse fluxo mantém o processo simples e permite acompanhar as principais atividades da pré venda.
Veja abaixo uma imagem da aba "Etapas" de uma criação de um tipo de processo:
(Opcional) Como utilizar o workflow?
O workflow pode apresentar perguntas para orientar os usuários e padronizar a qualificação.
Perguntas sugeridas para o registro:
- O cadastro da empresa foi localizado?
- O contato foi informado?
- A origem foi registrada?
- O produto ou serviço de interesse foi identificado?
- O responsável foi definido?
- A data do primeiro contato foi programada?
- O processo pode seguir para contato inicial?
De acordo com as respostas, o sistema pode:
- mudar a etapa
- alterar o responsável
- direcionar o processo para outra equipe
- definir uma data programada
- atualizar um campo personalizado
- carregar outro questionário
Perguntas sugeridas para o contato inicial:
- O contato foi realizado?
- O interesse foi confirmado?
- A necessidade inicial foi identificada?
- A pessoa contatada participa da decisão?
- Foi combinado um próximo passo?
- O processo pode seguir para qualificação?
Quando não houver interesse, o processo pode ser direcionado para Descartado.
Perguntas sugeridas para a qualificação:
- A necessidade foi compreendida?
- O potencial cliente atende ao perfil?
- Existe aderência da solução?
- O prazo foi informado?
- Existe orçamento previsto?
- O decisor foi identificado?
- O próximo passo foi combinado?
- A oportunidade está pronta para validação?
Perguntas sugeridas para o encaminhamento:
- As informações principais foram registradas?
- A oportunidade possui aderência?
- A validação técnica foi concluída?
- O responsável comercial foi definido?
- O próximo compromisso foi agendado?
- O processo de venda pode ser criado?
- A oportunidade pode ser encaminhada?
O workflow ajuda a evitar que oportunidades sejam enviadas para vendas sem informações suficientes.
(Opcional) Tarefas sugeridas
As tarefas representam as atividades que precisam ser realizadas durante a pré venda.
- Analisar o contato: conferir os dados recebidos e identificar possíveis informações ausentes.
- Pesquisar a empresa: conhecer o segmento, o porte, os produtos e outras informações relevantes.
- Realizar o primeiro contato: confirmar o interesse e compreender o motivo da procura.
- Atualizar os dados do contato: corrigir ou complementar telefone, e-mail, cargo e empresa.
- Identificar a necessidade: registrar o problema ou o objetivo apresentado.
- Realizar reunião de qualificação: aprofundar as informações sobre o projeto.
- Mapear os participantes da decisão: identificar usuários, influenciadores, decisores e aprovadores.
- Confirmar o prazo: verificar quando o potencial cliente pretende avançar.
- Validar a aderência: avaliar se a solução pode atender à necessidade.
- Solicitar informações técnicas: pedir medidas, desenhos, volumes, fotografias ou especificações.
- Consultar a equipe técnica: confirmar a viabilidade da aplicação.
- Programar um novo contato: definir quando o atendimento deverá continuar.
- Registrar o resultado da qualificação: documentar a conclusão da análise.
- Preparar o encaminhamento: reunir as informações que serão entregues ao vendedor.
- Criar a negociação de venda: iniciar o processo comercial para a oportunidade qualificada.
- Comunicar o descarte: registrar o motivo e realizar o retorno adequado quando necessário.
Cada tarefa pode apresentar:
- tipo
- nome
- responsável
- data planejada
- horário
- descrição
- etapa relacionada
- situação pendente ou concluída
Arquivos que podem ser anexados
A aba de arquivos anexos pode centralizar os documentos recebidos ou produzidos durante a qualificação.
- Formulário de contato: reúne as informações enviadas pelo potencial cliente. Por exemplo: formulário preenchido no site solicitando um orçamento.
- Apresentação institucional: apresenta a empresa, os produtos e os serviços oferecidos. Por exemplo: material enviado após o primeiro contato.
- Catálogo: reúne as principais características das soluções disponíveis. Por exemplo: catálogo do equipamento de interesse.
- Formulário de qualificação: organiza as respostas obtidas durante o levantamento inicial. Por exemplo: documento com necessidade, prazo, participantes e critérios de decisão.
- Fotografias: ajudam a compreender o ambiente, o equipamento atual ou a aplicação desejada. Por exemplo: fotos da linha de produção onde o novo equipamento será utilizado.
- Vídeos: demonstram o funcionamento atual ou o problema relatado. Por exemplo: vídeo mostrando uma etapa manual que o potencial cliente deseja automatizar.
- Desenhos: apresentam medidas, formatos ou requisitos técnicos. Por exemplo: desenho do produto que será processado pelo equipamento.
- Layout: demonstra a organização física do local de instalação. Por exemplo: planta da área disponível para o novo equipamento.
- Especificações técnicas: registram os requisitos necessários para a solução. Por exemplo: capacidade, velocidade, material processado e tolerâncias.
- Planilhas: organizam volumes, quantidades, tempos ou dados levantados. Por exemplo: planilha com a demanda mensal do potencial cliente.
- Relatório da reunião: apresenta os temas discutidos e os próximos passos. Por exemplo: resumo da reunião de qualificação.
- E-mails e mensagens: documentam informações e combinações relevantes. Por exemplo: confirmação do prazo esperado para o projeto.
- Parecer técnico: registra a avaliação realizada por uma área especializada. Por exemplo: confirmação de que a aplicação pode ser atendida.
- Resumo para encaminhamento: reúne as principais informações para a equipe de vendas. Por exemplo: documento com perfil, necessidade, prazo, decisores e próximos passos.
O acesso aos arquivos deve respeitar as permissões definidas pela empresa.
Exemplo prático de pré vendas
Uma indústria entra em contato pelo site buscando uma máquina de corte para ampliar sua capacidade produtiva.
1. Registro
O processo é criado com as seguintes informações:
- Nome: Pré vendas — Indústria Exemplo — Máquina de corte
- Pessoa: Indústria Exemplo Ltda.
- Contato: João da Silva
- Cargo: Gerente de produção
- Origem: Site
- Produto de interesse: Máquina de corte
- Equipe: Pré vendas
- Responsável: usuário encarregado da qualificação
- Data programada: próximo dia útil
A mensagem recebida pelo formulário é registrada na descrição.
2. Contato inicial
O responsável entra em contato com o gerente de produção.
Durante a conversa, identifica que:
- a empresa utiliza um equipamento antigo
- a capacidade atual não atende à demanda
- existe interesse em substituir a máquina
- o projeto está previsto para o próximo trimestre
- o gerente participa da avaliação
- a aprovação final será realizada pela diretoria
Uma reunião de qualificação é agendada.
3. Qualificação
Durante a reunião, são levantadas as seguintes informações:
- material processado
- dimensões dos produtos
- volume mensal
- capacidade necessária
- equipamento utilizado atualmente
- principais dificuldades
- prazo desejado
- participantes da decisão
- critérios de escolha
O potencial cliente informa que busca:
- maior capacidade
- redução de perdas
- facilidade de operação
- suporte técnico
- prazo de entrega compatível com o projeto
A oportunidade atende ao perfil desejado e possui interesse confirmado.
4. Validação da oportunidade
A equipe técnica analisa as informações recebidas.
O potencial cliente envia:
- fotografias do equipamento atual
- desenho dos produtos
- planilha com a demanda
- medidas da área disponível
A análise confirma que existe uma solução adequada.
São registrados:
- Aderência ao perfil: Sim
- Aderência técnica: Sim
- Resultado da qualificação: Qualificado
- Prazo esperado: Próximo trimestre
- Decisor identificado?: Sim
- Próximo passo: Reunião de diagnóstico e apresentação da solução
5. Encaminhamento para vendas
Um vendedor é definido como responsável comercial.
O processo recebe o seguinte comentário: "Oportunidade qualificada. A empresa pretende substituir o equipamento atual para aumentar a capacidade de produção e reduzir perdas. O projeto está previsto para o próximo trimestre. O gerente de produção participa da avaliação e a diretoria realizará a aprovação. A equipe técnica confirmou a aderência da aplicação. Próximo passo: reunião de diagnóstico com o vendedor".
Em seguida, é criado um processo de Negociação de venda com as informações levantadas durante a pré venda.
Veja a imagem de um processo:
Como acompanhar os processos?
Painel de processos
No Painel de processos, as oportunidades de pré vendas podem ser visualizadas por etapa.
Cada cartão pode apresentar informações como:
- nome da empresa
- contato
- produto ou serviço de interesse
- origem
- responsável
- urgência
- prazo esperado
- resultado da qualificação
- data programada
- tempo de permanência na etapa
O painel ajuda a identificar:
- contatos aguardando atendimento
- tentativas de contato pendentes
- oportunidades em qualificação
- validações técnicas em andamento
- oportunidades prontas para vendas
- processos parados na mesma etapa
- contatos com prazo próximo
Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:
Pesquisa avançada
A pesquisa avançada pode ser utilizada para localizar processos por:
- etapa
- responsável
- equipe
- empresa
- contato
- origem
- segmento
- produto ou serviço de interesse
- urgência
- prazo esperado
- aderência
- resultado da qualificação
- motivo da desqualificação
- responsável comercial
- período
Também é possível definir:
- as colunas apresentadas
- o agrupamento
- a ordenação
- a quantidade de registros por página
Veja abaixo uma imagem da tela de pesquisa avançada:
Relatórios recomendados
Contatos aguardando atendimento
Apresenta os processos que ainda estão na etapa Registro.
Colunas sugeridas:
- empresa
- contato
- origem
- produto de interesse
- responsável
- data de criação
- data programada
Tentativas de contato pendentes
Apresenta os processos que estão na etapa Contato inicial e ainda precisam de retorno.
Esse relatório ajuda a evitar que novos contatos fiquem sem atendimento.
Oportunidades em qualificação
Apresenta os processos que ainda precisam de informações antes da decisão.
O relatório pode incluir:
- empresa
- necessidade
- responsável
- prazo esperado
- decisor identificado
- próxima atividade
- data programada
Oportunidades qualificadas
Apresenta os processos aprovados para encaminhamento à equipe comercial.
Colunas sugeridas:
- empresa
- contato
- produto ou serviço
- necessidade
- origem
- responsável de pré vendas
- responsável comercial
- data do encaminhamento
Oportunidades por origem
Agrupa os processos de acordo com o canal de entrada.
Exemplos:
- site
- indicação
- evento
- campanha
- prospecção ativa
- parceiro
- redes sociais
Esse relatório ajuda a identificar quais canais geram mais oportunidades qualificadas.
Oportunidades por produto ou serviço
Apresenta quais soluções despertam maior interesse.
Pode ser utilizado para analisar:
- volume de procura
- perfil dos interessados
- origem dos contatos
- quantidade de oportunidades qualificadas
- motivos de descarte
Motivos de desqualificação:
Agrupa os contatos descartados de acordo com o motivo registrado.
Exemplos:
- sem interesse
- sem aderência
- fora do perfil
- prazo indefinido
- orçamento incompatível
- contato inválido
- solução não oferecida
- ausência de retorno
Esse relatório ajuda a avaliar a qualidade dos contatos recebidos e os critérios utilizados pela equipe.
Pré vendas por responsável
Mostra quantos processos cada usuário acompanha e em quais etapas eles se encontram.
Esse relatório ajuda a identificar concentração de atividades, atrasos e contatos sem acompanhamento.
Tempo médio de qualificação
Apresenta o período entre a criação do processo e o encaminhamento para vendas ou o descarte.
Pode ser agrupado por:
- responsável
- origem
- produto
- segmento
- resultado da qualificação
Conversão para vendas
Apresenta quantos processos de pré vendas foram encaminhados para uma negociação comercial.
Quando os processos estiverem relacionados, também será possível acompanhar quais oportunidades avançaram para proposta, negociação ou venda ganha.
Boas práticas
- Registre o contato assim que ele for recebido
- Defina um responsável pelo atendimento
- Programe a primeira tentativa de contato
- Pesquise informações básicas sobre a empresa
- Confirme o interesse antes de iniciar uma apresentação completa
- Faça perguntas para compreender a necessidade
- Evite qualificar apenas com base no porte da empresa
- Registre o prazo esperado
- Identifique quem participa da decisão
- Confirme a aderência antes de encaminhar para vendas
- Solicite documentos técnicos somente quando forem necessários
- Registre os motivos de descarte de forma padronizada
- Não mantenha processos parados sem uma próxima atividade
- Atualize a data programada após cada contato
- Registre os principais pontos da conversa
- Prepare um resumo claro para o vendedor
- Encaminhe a oportunidade com o próximo passo já definido
- Evite criar negociações comerciais para contatos sem interesse confirmado
- Utilize relatórios para acompanhar contatos sem atendimento
- Analise as origens que geram mais oportunidades qualificadas
- Revise periodicamente os critérios de qualificação
Um processo de pré vendas bem acompanhado permite que a equipe comercial receba oportunidades mais organizadas, com informações suficientes para iniciar uma negociação e compreender o contexto do potencial cliente.
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