O guia rápido “Solicitação e aprovação de compras” está subdividido nas seções:

• O que é o processo de solicitação e aprovação de compras?
• Qual é a diferença entre solicitação, cotação e pedido de compra?
• Quando criar o processo?
• Como configurar o tipo de processo?
• Campos padrões recomendados
• Campos personalizados sugeridos
• Etapas sugeridas para o processo
• (Opcional) Como utilizar o workflow?
• (Opcional) Tarefas sugeridas
• Arquivos que podem ser anexados
• Exemplo prático de solicitação e aprovação de compra
• Como acompanhar os processos?
• Relatórios recomendados
• Boas práticas

O que é o processo de solicitação e aprovação de compras?

O processo de "Solicitação e aprovação de compras" permite registrar uma necessidade de aquisição, analisar sua justificativa, consultar fornecedores e encaminhar a compra para aprovação.

A solicitação pode estar relacionada a:

• matérias primas
• componentes
• materiais de embalagem
• ferramentas
• peças de reposição
• materiais de manutenção
• equipamentos
• máquinas
• materiais de escritório
• uniformes
• equipamentos de proteção individual
• serviços técnicos
• serviços de manutenção
• treinamentos
• licenças de sistemas
• serviços de transporte
• investimentos em infraestrutura

No CRM, cada necessidade pode ser registrada como um processo. Nele, ficam centralizados os responsáveis, os prazos, as justificativas, as cotações, os comentários, os arquivos e o histórico das decisões.

O fluxo sugerido é:

• Registro → Análise da solicitação → Cotação e comparação → Aprovação → Concluído

Também podem ser utilizadas as etapas Reprovado e Cancelado.

O processo ajuda a evitar compras realizadas sem justificativa, sem análise das condições oferecidas ou sem a aprovação dos responsáveis.

Veja abaixo uma imagem de um processo:

Qual é a diferença entre solicitação, cotação e pedido de compra?

Solicitação de compra

A solicitação registra a necessidade apresentada por uma área.

Ela informa:

• o que precisa ser comprado
• qual quantidade é necessária
• por que a compra deve ser realizada
• quando o item ou serviço será necessário
• qual setor será atendido
• quem apresentou a demanda
• qual é a prioridade

A solicitação ainda não representa uma autorização para comprar.

Cotação

A cotação reúne as condições apresentadas pelos fornecedores.

Ela pode incluir:

• preço
• prazo de entrega
• condição de pagamento
• marca
• modelo
• especificações
• validade da proposta
• valor do frete
• quantidade mínima
• garantia
• disponibilidade

A comparação das cotações ajuda a identificar a alternativa mais adequada para a necessidade.

O menor preço não precisa ser o único critério considerado. Prazo, qualidade, garantia e capacidade de atendimento também podem influenciar a decisão.

Pedido de compra

O pedido de compra formaliza a aquisição aprovada junto ao fornecedor escolhido.

O processo de Solicitação e aprovação de compras organiza a demanda e a decisão. Depois da aprovação, o pedido de compra pode ser criado na funcionalidade correspondente do sistema.

Dessa forma, o CRM mantém o histórico das análises e aprovações, enquanto o módulo de Compras controla a operação de aquisição.

Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:

Quando criar o processo?

O processo deve ser criado quando uma área identificar a necessidade de adquirir um material, produto, equipamento ou serviço que dependa de análise e aprovação.

A solicitação pode surgir devido a:

• necessidade de reposição
• falta de material
• aumento da demanda
• manutenção de equipamento
• início de um projeto
• contratação de um serviço
• substituição de um item
• mudança de fornecedor
• criação de um novo produto
• adequação de segurança
• melhoria de infraestrutura
• necessidade da Produção
• necessidade da Qualidade
• compra não prevista
• investimento em máquina ou equipamento

Antes de criar o processo, procure responder:

• O que precisa ser comprado?
• Qual quantidade é necessária?
• Qual é a justificativa?
• Quando o item será utilizado?
• Qual área será atendida?
• Existe saldo em estoque?
• Já existe fornecedor homologado?
• Será necessário realizar cotações?
• Existe orçamento previsto?
• Qual é o valor estimado?
• Quem deverá aprovar?
• A compra é urgente?
• Quais documentos estão disponíveis?

O processo deve ser criado mesmo quando o fornecedor ainda não estiver definido. A análise e a cotação serão realizadas nas etapas seguintes.

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de um processo:

Como configurar o tipo de processo?

Para realizar esse acompanhamento, crie um tipo de processo chamado Solicitação e aprovação de compras.

1. Acesse o menu do CRM
2. Entre em Tipos de processo
3. Crie um novo tipo de processo ou edite um cadastro existente
4. Configure os campos que devem ser utilizados
5. Cadastre as etapas do fluxo
6. Habilite os recursos necessários
7. Salve o cadastro

O processo pode utilizar:

• campos padrões
• campos personalizados
• responsáveis e equipes
• tarefas
• apontamentos
• comentários
• arquivos anexos
• workflow
• notificações
• painel de processos
• pesquisas e relatórios

A configuração deve reunir as informações necessárias para entender a necessidade, avaliar as alternativas e registrar a decisão.

Quando a solicitação for aprovada, o pedido de compra, a cotação formal, o recebimento, o estoque e os registros financeiros devem ser realizados nas funcionalidades correspondentes do sistema.

Veja abaixo uma imagem da aba "Geral" na criação de um tipo de processo:

Campos padrões recomendados

Nome

Identifica a solicitação de forma resumida.

O nome deve permitir que os usuários reconheçam rapidamente o item, o serviço ou o objetivo da compra.

Exemplos:

• Compra de rolamentos para manutenção da prensa
• Aquisição de chapas de aço para produção
• Contratação de manutenção do compressor
• Compra de equipamentos de proteção individual
• Aquisição de computador para a Engenharia
• Compra de ferramenta para novo produto
• Contratação de treinamento de segurança

Evite nomes muito genéricos, como “Nova compra”, “Material necessário” ou “Solicitação urgente”.

Descrição

Apresenta o contexto e a justificativa da solicitação.

Registre, sempre que possível:

• o que precisa ser adquirido
• por que a compra é necessária
• onde o item será utilizado
• qual quantidade é necessária
• quando o material ou serviço deve estar disponível
• qual impacto poderá ocorrer se a compra não for realizada
• se existe alguma especificação obrigatória
• se já existem fornecedores conhecidos

Por exemplo: "Solicitação de compra de quatro rolamentos para a manutenção preventiva da prensa hidráulica PH-01. Os componentes atuais apresentam sinais de desgaste e a substituição deve ocorrer durante a parada programada para 25/08/2026. A compra precisa ser concluída antes dessa data para evitar o adiamento da manutenção".

Pessoa

Relaciona o processo ao cadastro de um fornecedor, quando ele já estiver definido.

Esse campo também pode ser preenchido depois da conclusão da cotação.

Por exemplo: Rolamentos Industriais Alfa Ltda.

Quando ainda não houver fornecedor escolhido, o campo pode permanecer sem preenchimento até a etapa de decisão.

Contato

Identifica o profissional responsável pelo atendimento no fornecedor.

O contato pode ser:

• vendedor
• representante comercial
• responsável técnico
• gestor de contratos
• profissional do atendimento

Por exemplo: João da Silva, consultor comercial.

Etapa

Indica em qual momento do fluxo a solicitação se encontra.

As etapas ajudam a identificar demandas aguardando análise, cotações em andamento e compras aguardando aprovação.

Equipe

Identifica a equipe principal responsável pelo processo.

Exemplos:

• Compras
• Suprimentos
• Administrativo
• Manutenção
• Tecnologia da Informação
• Engenharia
• Infraestrutura

Mesmo quando outras áreas participarem, é importante definir uma equipe principal para coordenar a solicitação.

Responsável

Indica o usuário encarregado de acompanhar o processo.

O responsável deve garantir que:

• as informações estejam atualizadas
• a justificativa esteja registrada
• a necessidade seja analisada
• as cotações sejam solicitadas
• as propostas sejam comparadas
• as tarefas possuam responsáveis
• os prazos sejam acompanhados
• os aprovadores recebam as informações
• a decisão seja registrada
• o processo avance entre as etapas

O responsável pelo processo não precisa aprovar a compra. Ele organiza as informações e acompanha o andamento.

Prioridade

Indica o nível de atenção necessário.

A prioridade pode considerar:

• risco de parada da produção
• falta de material
• prazo de manutenção
• impacto sobre clientes
• risco de segurança
• urgência do setor solicitante
• prazo de um projeto
• valor da compra
• existência de alternativa
• disponibilidade em estoque
• tempo de entrega do fornecedor

Compras urgentes devem possuir uma justificativa clara.

Data programada

Registra o próximo prazo importante.

Esse campo pode representar:

• prazo da análise inicial
• data limite para receber propostas
• prazo da comparação
• data da aprovação
• prazo para criar o pedido
• data necessária de entrega
• próximo contato com o fornecedor
• previsão de conclusão do processo

Produto

O produto a ser comprado.

A data deve ser atualizada sempre que o próximo compromisso mudar.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Padrões" na criação de um tipo de processo:

Campos personalizados sugeridos

Para organizar o processo, utilize campos que reúnam as principais informações da solicitação, da cotação e da aprovação.

• Tipo de compra: classifica a solicitação como material, produto, serviço, equipamento, investimento ou outra categoria.
• Categoria da compra: identifica o grupo relacionado à aquisição, como matéria prima, manutenção, informática, segurança ou infraestrutura.
• Área solicitante: informa qual setor apresentou a necessidade.
• Solicitante: identifica a pessoa responsável pela solicitação.
• Data da solicitação: registra quando a demanda foi apresentada.
• Especificação: apresenta as características que o item ou serviço deve atender.
• Aplicação: informa onde e como a compra será utilizada.
• Justificativa: explica por que a aquisição é necessária.
• Data necessária: registra quando o item ou serviço deverá estar disponível.
• Compra prevista no orçamento?: indica se o valor já estava planejado.
• Valor estimado: apresenta uma previsão inicial do custo.
• Necessita cotação?: indica se será necessário consultar fornecedores.
• Quantidade de fornecedores consultados: registra quantas empresas receberam a solicitação..
• Fornecedor escolhido: identifica a empresa selecionada.
• Motivo da escolha: explica por que a proposta foi selecionada.
• Valor aprovado: registra o valor autorizado para a compra.
• Garantia: apresenta o período e as condições de cobertura.
• Nível de aprovação: identifica qual faixa ou autoridade deverá avaliar a compra.
• Aprovador: informa quem deverá tomar a decisão.
• Resultado da aprovação: registra se a compra foi aprovada, aprovada parcialmente ou reprovada.
• Motivo da reprovação: informa por que a aquisição não foi autorizada.
• Data da aprovação: registra quando a decisão foi tomada.
• Compra urgente?: indica se a solicitação exige tratamento prioritário.
• Justificativa da urgência: explica por que o fluxo precisa ser acelerado.
• Pedido de compra criado?: indica se a aquisição aprovada já foi formalizada.
• Número do pedido de compra: registra a identificação do pedido criado.
• Observações finais: reúne informações relevantes para o encerramento.

Também podem ser utilizados campos relacionados à marca, modelo, fabricante, fornecedor homologado, moeda, prazo contratual, aprovação técnica ou investimento previsto.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Personalizados" na criação de um tipo de processo:

Etapas sugeridas para o processo

O processo utiliza cinco etapas principais e duas etapas alternativas.

1. Registro

A etapa Registro é utilizada para cadastrar a necessidade e reunir as informações iniciais.

Nesse momento, devem ser informados os dados disponíveis.

Exemplos:

• nome da solicitação
• área solicitante
• solicitante
• item ou serviço
• quantidade
• justificativa
• aplicação
• data necessária
• prioridade
• responsável
• equipe

O objetivo é garantir que a demanda fique registrada e possa ser analisada.

Não é necessário conhecer o fornecedor ou o valor definitivo nessa etapa.

Perguntas que ajudam no registro:

• O que precisa ser comprado?
• Qual quantidade é necessária?
• Onde o item será utilizado?
• Por que a compra é necessária?
• Quando o item deverá estar disponível?
• Existe saldo em estoque?
• A compra está prevista no orçamento?
• Existe alguma especificação obrigatória?
• Qual será o impacto se a compra não for realizada?
• Quem acompanhará a solicitação?

Por exemplo, a Manutenção solicita quatro rolamentos para uma atividade preventiva.

O processo pode ser criado com:

• Nome: Compra de rolamentos para manutenção da prensa
• Área solicitante: Manutenção
• Item solicitado: Rolamento industrial
• Quantidade: 4 unidades
• Aplicação: Prensa hidráulica PH-01
• Justificativa: Substituição preventiva
• Data necessária: 25/08/2026
• Prioridade: Alta
• Equipe: Compras
• Responsável: comprador encarregado

2. Análise da solicitação

Na etapa Análise da solicitação, a equipe verifica se a compra é necessária e se as informações estão completas.

Procure avaliar:

• se o item foi corretamente identificado
• se a quantidade está adequada
• se existe saldo em estoque
• se já existe pedido em andamento
• se o material pode ser transferido de outro setor
• se existe produto equivalente
• se a especificação está clara
• se a data necessária é possível
• se a compra está prevista no orçamento
• se existe fornecedor homologado
• se será necessária uma aprovação técnica
• se a solicitação está duplicada

Os possíveis resultados são:

• solicitação válida
• necessidade de informações adicionais
• quantidade ajustada
• atendimento com estoque existente
• compra já em andamento
• substituição por item equivalente
• solicitação encaminhada para cotação
• solicitação reprovada
• solicitação cancelada

Quando faltarem informações, crie uma tarefa para solicitar a complementação ao setor responsável.

Algumas compras podem exigir a validação técnica de áreas especializadas. Exemplos:

• Engenharia para máquinas e componentes técnicos
• Tecnologia da Informação para computadores e sistemas
• Segurança do Trabalho para equipamentos de proteção
• Qualidade para instrumentos e serviços de calibração
• Manutenção para peças de reposição
• Produção para materiais aplicados no processo produtivo

O parecer técnico deve ser registrado antes da cotação ou da aprovação, quando necessário.

3. Cotação e comparação

Na etapa "Cotação e comparação", os fornecedores são consultados e as condições recebidas são analisadas.

A solicitação de cotação pode incluir:

• descrição do item
• código
• quantidade
• unidade de medida
• especificação
• marca de referência
• prazo necessário
• local de entrega
• condição esperada
• documentos necessários

O que deve comparar?

• preço
• prazo de entrega
• condição de pagamento
• frete
• qualidade
• marca
• modelo
• garantia
• suporte
• disponibilidade
• quantidade mínima
• validade da proposta
• histórico do fornecedor
• homologação
• atendimento às especificações

O fornecedor selecionado deve atender aos requisitos da solicitação.

A escolha pode considerar:

• melhor custo total
• menor prazo
• maior qualidade
• garantia mais adequada
• fornecedor já homologado
• disponibilidade imediata
• melhor condição de pagamento
• compatibilidade técnica
• histórico de bom atendimento

Quando a proposta escolhida não possuir o menor preço, registre o motivo.

Por exemplo: "O Fornecedor Beta foi selecionado mesmo com valor superior porque possui o item disponível para entrega imediata. A alternativa de menor preço apresentava prazo de 30 dias e não atenderia à parada programada da máquina".

Uma compra pode possuir somente uma proposta quando:

• existe fornecedor exclusivo
• o item é específico
• há contrato vigente
• a urgência impede novas consultas
• somente um fornecedor atende à especificação
• existe assistência autorizada
• o material possui distribuição limitada

O motivo da cotação única deve ser registrado.

4. Aprovação

Na etapa Aprovação, os responsáveis analisam a solicitação, as propostas e a recomendação de compra.

Antes de encaminhar a decisão, confirme se estão disponíveis:

• justificativa
• especificação
• quantidade
• data necessária
• valor estimado
• propostas recebidas
• comparação das condições
• fornecedor recomendado
• motivo da escolha
• centro de custo
• parecer técnico
• condição de pagamento
• prazo de entrega

A aprovação pode considerar:

• necessidade da compra
• disponibilidade orçamentária
• valor
• urgência
• risco operacional
• impacto sobre a produção
• alternativa escolhida
• resultado da cotação
• histórico do fornecedor
• prazo

Os responsáveis podem ser definidos de acordo com o valor ou com a categoria da compra.

Exemplos:

• aprovação do gestor da área
• aprovação de Compras
• aprovação do Financeiro
• aprovação da Diretoria
• aprovação técnica
• aprovação do responsável pelo projeto

Compras de maior valor podem exigir mais de uma aprovação.

Os possíveis resultados são:

• Aprovado: A compra foi autorizada conforme as condições apresentadas.

• Aprovado parcialmente: Somente parte da quantidade, do valor ou do escopo foi autorizada. Nesse caso, registre: quantidade aprovada, valor aprovado, condição definida e ajustes necessários.

• Reprovado: A compra não foi autorizada. O motivo deve ser registrado. Exemplos: falta de orçamento, justificativa insuficiente, valor elevado, compra não prioritária, item disponível em estoque, alternativa interna disponível, especificação incompleta, projeto cancelado e necessidade de nova cotação.

5. Concluído

O processo pode ser concluído quando:

• a análise foi realizada
• as propostas foram recebidas
• a comparação foi registrada
• o fornecedor foi escolhido
• a decisão foi documentada
• o pedido de compra foi criado, quando aprovado
• as áreas envolvidas foram informadas
• não existem tarefas importantes em aberto

Antes de concluir, registre um comentário final com:

• item ou serviço solicitado
• quantidade aprovada
• fornecedor escolhido
• valor aprovado
• prazo de entrega
• condição de pagamento
• responsável pela aprovação
• número do pedido de compra
• orientações adicionais

Exemplo de comentário final: "A compra de quatro rolamentos foi aprovada. O Fornecedor Beta foi escolhido por possuir os componentes disponíveis para entrega antes da parada programada da prensa. O valor aprovado foi de R$ 4.800,00 e o pedido de compra foi criado para entrega até 22/08/2026".

Etapa alternativa: Reprovado

A etapa Reprovado é utilizada quando a solicitação foi analisada, mas a compra não foi autorizada.

Alguns motivos podem ser:

• falta de orçamento
• compra desnecessária
• solicitação duplicada
• item disponível em estoque
• valor incompatível
• ausência de justificativa
• adiamento do projeto
• especificação inadequada
• necessidade de nova análise
• mudança de prioridade

Registre o motivo da decisão e informe o solicitante.

Uma solicitação reprovada pode ser retomada posteriormente por meio de um novo processo, caso a necessidade permaneça.

Etapa alternativa: Cancelado

A etapa Cancelado pode ser utilizada quando:

• o processo foi criado em duplicidade
• a solicitação foi registrada incorretamente
• a necessidade deixou de existir
• o projeto foi cancelado
• o item já foi adquirido por outro processo
• o atendimento ocorreu com o estoque disponível
• a solicitação foi transferida para outro registro

O cancelamento é diferente da reprovação.

Na reprovação, a compra foi analisada e não autorizada. No cancelamento, o processo foi interrompido porque a solicitação não precisava continuar.

Fluxo sugerido

O fluxo principal é:

• Registro → Análise da solicitação → Cotação e comparação → Aprovação → Concluído

Também podem ser permitidas as seguintes movimentações:

• Registro → Cancelado: quando o processo estiver incorreto ou duplicado
• Análise da solicitação → Registro: quando faltarem informações
• Análise da solicitação → Reprovado: quando a compra não for necessária
• Cotação e comparação → Análise da solicitação: quando a especificação precisar ser revisada
• Aprovação → Cotação e comparação: quando for necessária uma nova proposta
• Aprovação → Reprovado: quando a compra não for autorizada
• Qualquer etapa ativa → Cancelado: quando a solicitação não precisar continuar

Esse fluxo mantém o acompanhamento simples e permite registrar as principais decisões da compra.

Veja abaixo uma imagem da aba "Etapas" na criação de um tipo de processo:

(Opcional) Como utilizar o workflow?

O workflow pode apresentar perguntas para orientar os usuários e padronizar as decisões.

Perguntas sugeridas para o registro

• A área solicitante foi informada?
• O solicitante foi identificado?
• O item ou serviço foi descrito?
• A quantidade foi registrada?
• A justificativa foi informada?
• A data necessária foi definida?
• A prioridade foi avaliada?
• O processo pode seguir para análise?

De acordo com as respostas, o sistema pode:

• mudar a etapa
• alterar o responsável
• direcionar para outra equipe
• definir uma data programada
• atualizar um campo personalizado
• carregar outro questionário

Perguntas sugeridas para a análise da solicitação

• Existe saldo em estoque?
• Existe pedido de compra em andamento?
• A especificação está completa?
• A quantidade está adequada?
• A compra está prevista no orçamento?
• É necessária uma aprovação técnica?
• Existe fornecedor homologado?
• A solicitação deve seguir para cotação?

Perguntas sugeridas para a cotação

• Os fornecedores foram consultados?
• As propostas foram recebidas?
• As especificações foram atendidas?
• Os prazos foram comparados?
• As condições de pagamento foram avaliadas?
• O fornecedor recomendado foi definido?
• O motivo da escolha foi registrado?
• A solicitação pode seguir para aprovação?

Perguntas sugeridas para a aprovação

• A compra é necessária?
• O orçamento está disponível?
• A justificativa é suficiente?
• O fornecedor escolhido está adequado?
• O valor está aprovado?
• O prazo atende à necessidade?
• A quantidade foi aprovada?
• A compra foi autorizada?
• O pedido pode ser criado?

O workflow ajuda a evitar que a compra avance sem justificativa, cotação ou aprovação.

Para saber mais sobre o workflow, clique aqui.

(Opcional) Tarefas sugeridas

As tarefas representam as atividades necessárias durante o processo.

• Analisar a solicitação: verificar se a necessidade e a justificativa estão claras.
• Consultar o estoque: confirmar se o item já está disponível.
• Verificar pedidos em andamento: identificar se já existe uma compra aberta para o mesmo item.
• Validar a especificação: confirmar as características técnicas necessárias.
• Solicitar aprovação técnica: encaminhar o item para análise da área responsável.
• Identificar fornecedores: localizar empresas capazes de atender à necessidade.
• Solicitar cotações: enviar as informações e pedir propostas.
• Acompanhar o retorno dos fornecedores: verificar se as propostas serão entregues no prazo.
• Analisar as propostas: comparar valores, prazos e condições.
• Negociar condições: buscar melhorias no preço, no prazo ou no pagamento.
• Validar o fornecedor: confirmar se ele está autorizado ou homologado.
• Elaborar o comparativo: organizar as informações das propostas recebidas.
• Recomendar um fornecedor: registrar a opção considerada mais adequada.
• Encaminhar para aprovação: disponibilizar as informações aos responsáveis.
• Registrar a decisão: documentar a aprovação, a aprovação parcial ou a reprovação.
• Comunicar o solicitante: informar o resultado e os próximos passos.
• Criar o pedido de compra: formalizar a aquisição aprovada.
• Registrar o número do pedido: relacionar a operação ao processo.
• Acompanhar a confirmação do fornecedor: verificar se o pedido foi recebido e aceito.
• Registrar o encerramento: incluir o resumo final e concluir o processo.

Cada tarefa pode apresentar:

• tipo
• nome
• responsável
• data planejada
• horário
• descrição
• etapa relacionada
• situação pendente ou concluída

Para saber mais sobre gestão de tarefas, clique aqui.

Arquivos que podem ser anexados

A aba de arquivos anexos pode centralizar os documentos e as evidências da solicitação.

• Solicitação de compra: registra a necessidade apresentada pela área.
  Exemplo: formulário com item, quantidade, justificativa e data necessária.
• Especificação técnica: apresenta as características obrigatórias do produto ou serviço.
  Exemplo: documento com medidas, material, capacidade e modelo esperado.
• Fotografias: ajudam a identificar o item ou demonstrar a situação que motivou a compra.
  Exemplo: fotografia da peça desgastada que precisa ser substituída.
• Vídeos: demonstram o problema, a aplicação ou o funcionamento esperado.
  Exemplo: vídeo do equipamento apresentando uma falha relacionada ao componente solicitado.
• Desenhos técnicos: apresentam medidas, formatos e detalhes construtivos.
  Exemplo: desenho da peça que será comprada.
• Catálogos: apresentam as características dos produtos oferecidos.
  Exemplo: catálogo de um equipamento avaliado pela Engenharia.
• Orçamentos: registram os valores e as condições apresentados pelos fornecedores.
  Exemplo: cotação de quatro rolamentos com prazo e condição de pagamento.
• Propostas comerciais: apresentam o escopo, os valores e as condições de um serviço ou equipamento.
  Exemplo: proposta para manutenção completa de um compressor.
• Comparativo de cotações: organiza as condições recebidas.
  Exemplo: planilha com preço, prazo, frete, pagamento e garantia de três fornecedores.
• Parecer técnico: registra a avaliação da área especializada.
  Exemplo: aprovação da Engenharia para o modelo do componente.
• Comprovante de disponibilidade orçamentária: registra a confirmação de que existe valor disponível.
  Exemplo: autorização do responsável pelo centro de custo.
• Aprovação da compra: comprova a decisão tomada.
  Exemplo: documento ou registro com o valor autorizado e o responsável pela aprovação.
• Pedido de compra: formaliza a aquisição junto ao fornecedor.
  Exemplo: pedido emitido depois da aprovação.
• Contrato: apresenta as condições aplicáveis à contratação.
  Exemplo: contrato de manutenção preventiva de um equipamento.
• Documentos do fornecedor: comprovam informações necessárias para a contratação.
  Exemplo: cadastro, certificação ou condição de garantia.
• E-mails e mensagens: documentam informações e combinações relevantes.
  Exemplo: confirmação do fornecedor sobre o prazo de entrega.
• Comprovantes das ações realizadas: demonstram que as atividades planejadas foram concluídas.
  Exemplo: pedido criado, aprovação registrada ou proposta revisada.

Utilize nomes claros para facilitar a identificação dos documentos e a consulta do histórico.

Exemplo prático de solicitação e aprovação de compra

A equipe de Manutenção precisa adquirir quatro rolamentos para uma parada preventiva da prensa hidráulica.

1. Registro

O processo é criado com as seguintes informações:

• Nome: Compra de rolamentos para manutenção da prensa
• Área solicitante: Manutenção
• Solicitante: Supervisor de manutenção
• Item solicitado: Rolamento industrial
• Quantidade: 4 unidades
• Aplicação: Prensa hidráulica PH-01
• Justificativa: Substituição preventiva devido a sinais de desgaste
• Data necessária: 25/08/2026
• Compra urgente?: Sim
• Prioridade: Alta
• Equipe: Compras
• Responsável: comprador encarregado

Fotografias dos componentes e a especificação técnica são anexadas ao processo.

2. Análise da solicitação

A equipe verifica que:

• não existe saldo suficiente no estoque
• não existe pedido em andamento
• a manutenção está programada
• a especificação foi confirmada
• a substituição é necessária
• o adiamento poderá aumentar o risco de parada não planejada
• existem fornecedores homologados

A solicitação é considerada válida e segue para cotação.

3. Cotação e comparação

Três fornecedores são consultados.

Fornecedor Alfa

• Valor: R$ 4.200,00
• Prazo de entrega: 30 dias
• Condição de pagamento: 28 dias
• Frete: Incluso

Fornecedor Beta

• Valor: R$ 4.800,00
• Prazo de entrega: 5 dias
• Condição de pagamento: 28 dias
• Frete: Incluso

Fornecedor Gama

• Valor: R$ 4.500,00
• Prazo de entrega: 15 dias
• Condição de pagamento: À vista
• Frete: Não incluso

O Fornecedor Beta é recomendado porque possui disponibilidade imediata e consegue entregar antes da parada programada.

O motivo da escolha é registrado no processo.

4. Aprovação

O responsável pela aprovação analisa:

• justificativa
• impacto da manutenção
• propostas recebidas
• prazo necessário
• valor
• fornecedor recomendado
• disponibilidade orçamentária

A compra é aprovada pelo valor de R$ 4.800,00.

Os campos são atualizados:

• Fornecedor escolhido: Fornecedor Beta
• Valor aprovado: R$ 4.800,00
• Prazo de entrega: 5 dias
• Resultado da aprovação: Aprovado
• Data da aprovação: 18/08/2026

5. Conclusão

O pedido de compra é criado e o número é registrado no processo.

O comentário final informa: "A compra de quatro rolamentos foi aprovada junto ao Fornecedor Beta. A proposta foi selecionada devido ao prazo de cinco dias, necessário para atender à parada programada da prensa. O pedido de compra foi criado e a entrega deverá ocorrer até 22/08/2026".

O processo é concluído depois que a área solicitante recebe a confirmação da compra.

Veja abaixo uma imagem de um processo:

Como acompanhar os processos?

Painel de processos

No Painel de processos, as solicitações podem ser visualizadas por etapa.

Cada cartão pode apresentar informações como:

• item ou serviço
• área solicitante
• solicitante
• responsável
• prioridade
• valor estimado
• data necessária
• fornecedor recomendado
• situação da aprovação
• tempo de permanência na etapa

O painel ajuda a identificar:

• solicitações aguardando análise
• compras urgentes
• cotações pendentes
• propostas aguardando comparação
• compras aguardando aprovação
• solicitações reprovadas
• processos atrasados
• pedidos ainda não criados

Saiba mais sobre painel de processos, clicando aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:

Pesquisa avançada

A pesquisa avançada pode ser utilizada para localizar processos por:

• etapa
• responsável
• equipe
• área solicitante
• solicitante
• tipo de compra
• categoria
• item ou serviço
• prioridade
• compra urgente
• fornecedor escolhido
• resultado da aprovação
• valor
• data necessária
• período

Também é possível definir:

• as colunas apresentadas
• o agrupamento
• a ordenação
• a quantidade de registros por página

Para saber mais sobre documentos e relatórios no CRM, clicando aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela de pesquisas avançadas:

Relatórios recomendados

Solicitações em andamento

Apresenta os processos que ainda não foram concluídos.

Colunas sugeridas:

• solicitação
• área
• item ou serviço
• etapa
• responsável
• prioridade
• data necessária
• valor estimado

Solicitações aguardando análise

Apresenta os processos que ainda estão na etapa Registro.

Esse relatório ajuda a evitar que novas necessidades fiquem sem atendimento.

Cotações em andamento

Apresenta as solicitações que aguardam propostas ou comparação.

O relatório pode incluir:

• item
• fornecedores consultados
• propostas recebidas
• responsável
• prazo da cotação
• data necessária

Compras aguardando aprovação

Apresenta os processos que já possuem fornecedor recomendado e precisam de uma decisão.

Colunas sugeridas:

• solicitação
• área
• fornecedor
• valor
• justificativa
• aprovador
• data programada

Compras aprovadas

Apresenta as solicitações autorizadas dentro de um período.

O relatório pode incluir:

• item ou serviço
• área solicitante
• fornecedor
• valor aprovado
• data da aprovação
• aprovador
• número do pedido

Solicitações reprovadas

Apresenta as compras que não foram autorizadas.

Esse relatório pode ser agrupado pelos motivos de reprovação, como:

• falta de orçamento
• prioridade reduzida
• justificativa insuficiente
• item disponível
• valor elevado
• projeto cancelado
• necessidade de nova cotação

Compras por área solicitante

Agrupa os processos conforme o setor que apresentou a necessidade.

Exemplos:

• Produção
• Manutenção
• Qualidade
• Engenharia
• Administrativo
• Tecnologia da Informação

Compras por categoria

Agrupa as solicitações como:

• matéria prima
• componentes
• manutenção
• serviços
• equipamentos
• infraestrutura
• tecnologia
• segurança

Compras por fornecedor

Apresenta quantas solicitações aprovadas foram direcionadas para cada fornecedor.

Esse relatório pode incluir:

• quantidade de processos
• valor total aprovado
• prazo médio
• categorias atendidas
• áreas solicitantes

Compras urgentes

Apresenta as solicitações classificadas como urgentes.

O relatório pode ajudar a avaliar:

• principais motivos
• áreas com maior volume
• valores envolvidos
• fornecedores utilizados
• quantidade de compras sem planejamento

Tempo médio de aprovação

Apresenta o período entre a criação da solicitação e a decisão.

Pode ser agrupado por:

• área solicitante
• categoria
• responsável
• aprovador
• faixa de valor
• prioridade

Economia na cotação

Apresenta a diferença entre o valor inicial e a condição negociada.

O cálculo pode considerar:

• menor valor recebido
• valor inicialmente estimado
• valor final aprovado
• redução obtida na negociação

Processos em atraso

Apresenta as solicitações cuja data programada ou data necessária foi ultrapassada.

Pode ser agrupado por:

• responsável
• equipe
• etapa
• prioridade
• área solicitante

Boas práticas

• Registre a solicitação assim que a necessidade for identificada
• Utilize nomes claros
• Informe corretamente a área solicitante
• Descreva o item ou serviço com detalhes
• Registre a quantidade e a unidade de medida
• Apresente uma justificativa objetiva
• Informe a data necessária
• Consulte o estoque antes de realizar a compra
• Verifique se já existe pedido em andamento
• Confirme a especificação com a área técnica
• Consulte fornecedores homologados
• Solicite propostas comparáveis
• Registre preços, prazos e condições
• Não escolha o fornecedor apenas pelo menor preço
• Documente o motivo da escolha
• Registre a justificativa das cotações únicas
• Defina os aprovadores conforme o valor ou a categoria
• Mantenha a data programada atualizada
• Crie tarefas com responsáveis e prazos
• Registre o resultado da aprovação
• Informe o motivo das reprovações
• Relacione o número do pedido de compra
• Não conclua o processo com tarefas importantes em aberto
• Preserve os documentos e as aprovações
• Analise as compras urgentes
• Utilize relatórios para acompanhar solicitações paradas
• Revise periodicamente os níveis de aprovação
• Registre um comentário final com o resultado

Um processo de solicitação e aprovação de compras bem acompanhado ajuda a organizar as demandas internas, melhorar a comparação entre fornecedores e manter o histórico das decisões tomadas.

#VamosEmFrente