O guia rápido “Homologação e avaliação de fornecedores” está subdividido nas seções:

• O que é a homologação e avaliação de fornecedores?
• Qual é a diferença entre homologação e avaliação?
• Quando criar o processo?
• Como configurar o tipo de processo?
• Campos padrões recomendados
• Campos personalizados sugeridos
• Etapas sugeridas para o processo
• (Opcional) Como utilizar o workflow?
• (Opcional) Tarefas sugeridas
• Arquivos que podem ser anexados
• Exemplo prático de homologação de fornecedor
• Como realizar a reavaliação?
• Como acompanhar os processos?
• Relatórios recomendados
• Boas práticas

O que é a homologação e avaliação de fornecedores?

A "homologação e avaliação de fornecedores" é o processo utilizado para verificar se uma empresa possui condições de fornecer materiais, produtos ou serviços de acordo com os requisitos definidos.

A análise pode considerar fatores como:

• qualidade
• capacidade de fornecimento
• documentação
• prazo de entrega
• preço
• condições comerciais
• atendimento
• localização
• certificações
• estrutura técnica
• histórico de fornecimento
• conformidade com requisitos internos
• riscos relacionados ao fornecimento

No CRM, cada solicitação de homologação ou reavaliação pode ser registrada como um processo. Nele, ficam centralizados os responsáveis, os prazos, as tarefas, os comentários, os documentos recebidos e o histórico das decisões tomadas.

O fluxo sugerido é simples:

• Registro → Análise documental → Avaliação → Decisão → Concluído

O resultado final pode ser:

• Homologado
• Homologado com restrições
• Não homologado

Também pode ser utilizada a etapa "Cancelado" quando o processo não precisar continuar.

Veja abaixo uma imagem de um processo:

Qual é a diferença entre homologação e avaliação?

Homologação do fornecedor

A homologação ocorre antes de o fornecedor ser liberado para atender determinadas necessidades da empresa.

O objetivo é verificar se ele possui as condições mínimas necessárias para fornecer o material, o produto ou o serviço solicitado.

A homologação pode envolver:

• análise de documentos
• verificação de certificações
• avaliação da capacidade técnica
• análise comercial
• envio de amostras
• realização de testes
• fornecimento piloto
• visita técnica
• aprovação das áreas responsáveis

Ao final, o fornecedor pode ser homologado, homologado com restrições ou não homologado.

Avaliação do fornecedor

A avaliação verifica o desempenho do fornecedor durante ou depois dos fornecimentos realizados.

Ela pode considerar:

• qualidade dos materiais entregues
• cumprimento dos prazos
• quantidade de atrasos
• conformidade dos documentos
• índice de devoluções
• atendimento prestado
• tempo de resposta
• condições comerciais
• resolução de problemas
• estabilidade do fornecimento

Um fornecedor homologado pode ser reavaliado periodicamente ou sempre que ocorrer um problema relevante.

A homologação autoriza o início do relacionamento. A avaliação verifica se o fornecedor continua atendendo aos requisitos.

Veja abaixo uma imagem de um painel de processos:

Quando criar o processo?

O processo pode ser criado quando houver necessidade de:

• cadastrar um novo fornecedor
• adquirir um novo material
• contratar um novo serviço
• substituir um fornecedor atual
• desenvolver uma segunda fonte de fornecimento
• reduzir riscos de abastecimento
• atender a uma exigência da Qualidade
• avaliar uma empresa indicada por outro setor
• renovar uma homologação
• reavaliar um fornecedor ativo
• tratar problemas recorrentes de fornecimento
• analisar uma nova unidade do mesmo fornecedor
• aprovar um novo produto fornecido
• avaliar alterações relevantes na operação do fornecedor

Antes de criar o processo, procure responder:

• Qual fornecedor será avaliado?
• O que ele pretende fornecer?
• Qual área solicitou a homologação?
• Quais requisitos devem ser atendidos?
• Quais documentos serão necessários?
• Será preciso enviar amostra?
• Será necessário realizar um fornecimento piloto?
• Quais áreas participarão da decisão?
• Existe prazo para a conclusão?
• Quem será responsável pelo acompanhamento?

O processo de Homologação e avaliação de fornecedores permite organizar a análise, registrar as evidências e documentar a decisão final.

Veja abaixo uma imagem da criação de um processo:

Como configurar o tipo de processo?

Para realizar esse acompanhamento, crie um tipo de processo chamado Homologação e avaliação de fornecedores.

1. Acesse o menu do CRM
2. Entre em Tipos de processo
3. Crie um novo tipo de processo ou edite um cadastro existente
4. Configure os campos que devem ser utilizados
5. Cadastre as etapas do fluxo
6. Habilite os recursos necessários
7. Salve o cadastro

O processo pode utilizar:

• campos padrões
• campos personalizados
• responsáveis e equipes
• tarefas
• apontamentos
• comentários
• arquivos anexos
• workflow
• notificações
• painel de processos
• pesquisas e relatórios

O processo organiza a análise e a aprovação do fornecedor. Quando aplicável, o cadastro da pessoa, os pedidos de compra, os recebimentos, as inspeções e os demais registros devem ser realizados nas funcionalidades correspondentes do sistema.

Veja abaixo uma imagem da aba "Geral" na criação de um tipo de processo:

Campos padrões recomendados

Nome

Identifica o processo de forma resumida.

O nome deve permitir que os usuários reconheçam o fornecedor e o objeto da avaliação.

Exemplos:

• Homologação — Fornecedor Alfa — Chapas de aço
• Avaliação — Empresa Beta — Serviço de manutenção
• Homologação — Química Modelo — Tinta industrial
• Reavaliação — Transportadora Exemplo — Serviço de transporte
• Homologação — Fornecedor Gama — Componentes elétricos
• Avaliação — Laboratório Central — Ensaios técnicos

Evite nomes muito genéricos, como “Novo fornecedor” ou “Homologação nova”.

Descrição

Apresenta o contexto e o objetivo do processo.

Registre, sempre que possível:

• qual fornecedor será analisado
• o que ele pretende fornecer
• por que a avaliação foi solicitada
• qual área possui interesse no fornecimento
• quais requisitos precisam ser atendidos
• se existe urgência
• quais documentos já foram recebidos
• se serão necessários amostras ou testes
• qual resultado é esperado

Por exemplo: "A equipe de Compras solicitou a homologação do Fornecedor Alfa para o fornecimento de chapas de aço utilizadas na fabricação dos produtos. O processo deverá avaliar a documentação, a capacidade de fornecimento, as especificações do material, o prazo de entrega e o resultado da amostra".

Pessoa

Relaciona o processo ao cadastro do fornecedor.

Esse vínculo facilita a consulta dos dados cadastrais e do histórico de outros processos relacionados à mesma empresa.

Por exemplo: Fornecedor Alfa Ltda.

Contato

Identifica a pessoa responsável pela comunicação com o fornecedor.

O contato pode ser:

• vendedor
• representante comercial
• responsável pela Qualidade
• responsável técnico
• gestor de contratos
• profissional do atendimento
• proprietário

Por exemplo: João da Silva, responsável comercial.

Etapa

Indica em qual momento do fluxo o processo se encontra.

As etapas ajudam a identificar fornecedores aguardando documentos, avaliações pendentes e processos que já estão prontos para decisão.

Equipe

Identifica a equipe principal responsável pelo processo.

Exemplos:

• Compras
• Suprimentos
• Qualidade
• Engenharia
• Desenvolvimento
• Logística
• Gestão de fornecedores

Mesmo quando várias áreas participarem, é importante definir uma equipe principal para coordenar o processo.

Responsável

Indica o usuário encarregado de acompanhar a homologação ou avaliação.

O responsável deve garantir que:

• as informações estejam atualizadas
• os documentos sejam solicitados
• as tarefas possuam responsáveis
• os prazos sejam acompanhados
• as áreas envolvidas registrem seus pareceres
• os testes sejam realizados
• as pendências sejam comunicadas
• a decisão final seja documentada
• o processo avance entre as etapas

O responsável pelo processo não precisa executar todas as avaliações. Ele coordena a análise e acompanha as pendências.

Prioridade

Indica o nível de atenção necessário.

A prioridade pode considerar:

• risco de falta de material
• urgência de uma compra
• existência de somente um fornecedor atual
• impacto sobre a produção
• importância do material
• necessidade de atender a um cliente
• prazo de um projeto
• risco relacionado à qualidade
• necessidade de reduzir custos
• vencimento da homologação atual

Data programada

Registra o próximo prazo importante.

Esse campo pode representar:

• prazo para envio dos documentos
• data de avaliação da amostra
• data de uma visita
• prazo para concluir os testes
• data do fornecimento piloto
• prazo da decisão
• data do próximo contato
• previsão de conclusão da homologação

Produto

Registra o código do item quando aplicável.

A data deve ser atualizada sempre que o próximo compromisso mudar.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Padrões" na criação de um tipo de processo:

Campos personalizados sugeridos

Para organizar o processo, utilize campos que reúnam as informações essenciais do fornecedor e da avaliação.

• Tipo de processo: classifica o registro como homologação inicial, reavaliação periódica ou reavaliação extraordinária.
• Categoria de fornecimento: identifica o grupo de materiais, produtos ou serviços fornecidos.
• Área solicitante: identifica o setor que solicitou a análise.
• Motivo da homologação: apresenta por que o fornecedor está sendo avaliado.
• Fornecedor atual relacionado: informa se a empresa será alternativa ou substituta de outro fornecedor.
• Criticidade do fornecimento: classifica a importância do material ou serviço, como baixa, média, alta ou crítica.
• Capacidade de fornecimento: registra se o fornecedor consegue atender ao volume esperado.
• Prazo médio de entrega: informa o tempo normalmente necessário para o fornecimento.
• Localização: apresenta a cidade, o estado ou a região do fornecedor.
• Atende às especificações técnicas?: indica se o produto ou serviço atende aos requisitos definidos.
• Documentação completa?: informa se todos os documentos solicitados foram recebidos.
• Certificações apresentadas: registra certificações, licenças ou qualificações relevantes.
• Validade dos documentos: informa até quando os principais documentos são válidos.
• Necessita amostra?: indica se será necessário avaliar uma amostra.
• Amostra recebida?: informa se o material foi entregue para análise.
• Resultado da amostra: registra se a amostra foi aprovada, aprovada com restrições ou reprovada.
• Necessita fornecimento piloto?: indica se será necessário realizar uma compra inicial controlada.
• Resultado do fornecimento piloto: apresenta a conclusão da avaliação do primeiro fornecimento.
• Necessita visita técnica?: informa se será necessário avaliar as instalações do fornecedor.
• Resultado da visita: registra o parecer obtido durante a visita.
• Avaliação técnica: apresenta o resultado da análise realizada pela área técnica.
• Avaliação da Qualidade: registra o parecer relacionado aos requisitos de qualidade.
• Avaliação comercial: apresenta a análise de preços, condições de pagamento e negociação.
• Avaliação logística: registra a análise de prazo, transporte, embalagem e capacidade de entrega.
• Pontuação final: apresenta a nota obtida pelo fornecedor.
• Resultado da homologação: informa se o fornecedor foi homologado, homologado com restrições ou não homologado.
• Restrições: descreve as condições aplicáveis ao fornecedor homologado com restrições.
• Produtos autorizados: identifica quais materiais ou serviços podem ser adquiridos.
• Data da homologação: registra quando a decisão foi aprovada.
• Validade da homologação: informa até quando o fornecedor poderá permanecer homologado sem nova análise.
• Data da próxima avaliação: registra quando deverá ocorrer a reavaliação.
• Responsável pela aprovação: identifica quem autorizou o resultado final.
• Motivo da reprovação: informa por que o fornecedor não foi homologado.
• Necessita plano de ação?: indica se existem ajustes que deverão ser realizados pelo fornecedor.
• Prazo do plano de ação: registra a data limite para a conclusão das melhorias solicitadas.
• Observações finais: reúne informações relevantes para a conclusão.

Também podem ser utilizados campos específicos para condição de pagamento, valor mínimo de pedido, prazo de garantia, certificação ambiental, seguro, atendimento emergencial ou disponibilidade de assistência técnica.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos Personalizados" na criação de um tipo de processo:

Etapas sugeridas para o processo

O modelo pode utilizar cinco etapas principais e uma etapa alternativa.

1. Registro

A etapa Registro é utilizada para cadastrar a solicitação de homologação ou reavaliação.

Nesse momento, devem ser informados os dados iniciais disponíveis.

Exemplos:

• fornecedor
• contato
• tipo de processo
• produto ou serviço
• categoria de fornecimento
• área solicitante
• motivo
• responsável
• equipe
• prioridade
• prazo inicial

O objetivo é garantir que a solicitação fique registrada e possa ser encaminhada para análise.

Não é necessário possuir todos os documentos nessa etapa.

Perguntas que ajudam no registro:

• Qual fornecedor será avaliado?
• O que ele pretende fornecer?
• Qual área solicitou a homologação?
• Por que um novo fornecedor é necessário?
• O fornecimento é crítico?
• Existe prazo para a decisão?
• Quais documentos já estão disponíveis?
• Será necessária uma amostra?
• Quem será responsável pelo processo?

Por exemplo, a equipe de Compras identifica um novo fornecedor de chapas de aço.

O processo pode ser criado com:

• Nome: Homologação — Fornecedor Alfa — Chapas de aço
• Pessoa: Fornecedor Alfa Ltda.
• Tipo de processo: Homologação inicial
• Categoria: Matéria prima
• Produto avaliado: Chapa de aço
• Área solicitante: Compras
• Equipe: Suprimentos
• Responsável: comprador encarregado
• Prioridade: Alta
• Data programada: prazo para recebimento dos documentos

2. Análise documental

Na etapa Análise documental, são solicitados e verificados os documentos necessários.

Os documentos podem variar conforme:

• tipo de fornecimento
• criticidade
• requisitos internos
• segmento do fornecedor
• exigências legais
• requisitos de clientes
• normas adotadas pela empresa

O que pode ser analisado?

• dados cadastrais
• documentos fiscais
• licenças
• certificados
• autorizações
• documentação técnica
• política da qualidade
• capacidade declarada
• referências comerciais
• dados bancários
• condições de garantia
• documentos de segurança
• requisitos ambientais

Os possíveis resultados são:

• documentação completa e válida
• documentação parcialmente recebida
• documentos vencidos
• necessidade de correção
• necessidade de informações adicionais
• documentação incompatível com os requisitos

Quando houver documentos pendentes, crie tarefas para solicitar a regularização.

O processo deve permanecer nessa etapa enquanto faltarem informações indispensáveis para a avaliação.

3. Avaliação

Na etapa Avaliação, as áreas responsáveis analisam se o fornecedor possui condições de atender à necessidade.

A avaliação pode envolver diferentes critérios, como:

A avaliação técnica pode considerar:

• atendimento às especificações
• capacidade produtiva
• equipamentos disponíveis
• processos utilizados
• conhecimento técnico
• controle dos materiais
• rastreabilidade
• capacidade de desenvolver itens
• suporte técnico

A avaliação da qualidade pode considerar:

• controles de inspeção
• registros de qualidade
• tratamento de não conformidades
• calibração de instrumentos
• rastreabilidade
• certificações
• controle de documentos
• histórico de reclamações
• resultados de amostras

A avaliação do comercial pode considerar:

• preço
• condição de pagamento
• validade da proposta
• quantidade mínima
• reajustes
• garantia
• flexibilidade comercial
• capacidade de negociação

A avaliação da logística pode considerar:

• prazo de entrega
• localização
• transporte
• embalagem
• capacidade de atender urgências
• rastreamento
• regularidade
• possibilidade de entregas parciais

Quando houver amostra, registre:

• material recebido
• quantidade
• data do recebimento
• testes realizados
• critérios de aprovação
• resultados
• responsável pela avaliação
• conclusão

O fornecimento piloto permite avaliar o desempenho do fornecedor em uma compra controlada. Podem ser analisados:

• prazo
• quantidade entregue
• qualidade
• embalagem
• documentação
• atendimento
• resposta a eventuais problemas

A visita pode ser utilizada quando for necessário conhecer:

• estrutura
• capacidade
• controles
• equipamentos
• condições de armazenamento
• organização
• práticas de qualidade
• segurança
• processos produtivos

Os resultados devem ser registrados no processo e acompanhados de evidências quando necessário.

4. Decisão

Na etapa Decisão, os responsáveis analisam os resultados obtidos e definem a situação do fornecedor.

Antes da decisão, procure confirmar:

• se a documentação foi analisada
• se os requisitos técnicos foram avaliados
• se as áreas envolvidas registraram seus pareceres
• se a amostra foi aprovada
• se o fornecimento piloto foi concluído
• se as restrições foram identificadas
• se a pontuação foi calculada
• se existem pendências
• se a decisão possui evidências suficientes

Os possíveis resultados podem ser:

• Homologado: O fornecedor atende aos requisitos definidos e pode fornecer os produtos ou serviços autorizados.
• Homologado com restrições: O fornecedor pode ser utilizado, mas deve respeitar condições específicas. Exemplos: autorizado somente para determinados produtos, limite de quantidade, necessidade de inspeção reforçada, validade reduzida da homologação, fornecimento permitido apenas como alternativa, necessidade de concluir um plano de ação e obrigatoriedade de apresentar um documento antes de cada compra.
• Não homologado: O fornecedor não atende aos requisitos necessários. Alguns motivos podem ser: documentação insuficiente, amostra reprovada, falta de capacidade, preço ou condição incompatível, prazo inadequado, risco elevado, falhas identificadas na visita, ausência de resposta, não atendimento às especificações. 

A decisão deve ser registrada com clareza.

Quando houver restrições ou reprovação, registre os motivos e as condições necessárias para uma futura reavaliação.

5. Concluído

O processo pode ser concluído quando:

• os documentos foram analisados
• as avaliações foram realizadas
• os pareceres foram registrados
• a decisão foi aprovada
• os produtos autorizados foram informados
• as restrições foram registradas
• a validade da homologação foi definida
• a próxima avaliação foi programada
• não existem tarefas importantes em aberto

Antes de concluir, registre um comentário final com:

• objeto da homologação
• documentos analisados
• avaliações realizadas
• resultado
• produtos autorizados
• restrições
• validade
• data da próxima avaliação
• responsável pela aprovação

Exemplo de comentário final: "O fornecedor foi homologado para o fornecimento de chapas de aço conforme as especificações avaliadas. A documentação está válida, a amostra foi aprovada e o fornecimento piloto atendeu aos requisitos de qualidade e prazo. A homologação será válida por 12 meses".

Etapa alternativa: Cancelado

A etapa Cancelado pode ser utilizada quando:

• o processo foi criado em duplicidade
• a solicitação foi registrada incorretamente
• a necessidade de compra deixou de existir
• o fornecedor desistiu
• o processo foi transferido para outro registro
• a empresa deixou de responder antes da avaliação
• a área solicitante cancelou a demanda

O motivo do cancelamento deve ser registrado.

O cancelamento é diferente da não homologação. Na não homologação, o fornecedor foi analisado e não atendeu aos requisitos. No cancelamento, o processo foi interrompido antes da conclusão da avaliação.

Fluxo sugerido

O fluxo principal é:

• Registro → Análise documental → Avaliação → Decisão → Concluído

Também podem ser permitidas as seguintes movimentações:

• Registro → Cancelado: quando o processo estiver duplicado ou incorreto
• Análise documental → Registro: quando faltarem informações cadastrais básicas
• Avaliação → Análise documental: quando forem necessários novos documentos
• Decisão → Avaliação: quando faltarem testes ou pareceres
• Qualquer etapa ativa → Cancelado: quando a solicitação não precisar continuar

Esse fluxo mantém o acompanhamento simples e permite avaliar fornecedores de materiais, produtos e serviços.

Veja abaixo uma imagem da aba "Etapas" na criação de um tipo de processo:

(Opcional) Como utilizar o workflow?

O workflow pode apresentar perguntas para orientar os usuários e padronizar as decisões.

Perguntas sugeridas para o registro

• O fornecedor foi cadastrado?
• O contato foi informado?
• O produto ou serviço foi identificado?
• A área solicitante foi definida?
• O motivo da homologação foi registrado?
• O responsável foi definido?
• O processo pode seguir para análise documental?

De acordo com as respostas, o sistema pode:

• mudar a etapa
• alterar o responsável
• direcionar para outra equipe
• definir uma data programada
• atualizar um campo personalizado
• carregar outro questionário

Perguntas sugeridas para a análise documental

• Todos os documentos foram recebidos?
• Os documentos estão válidos?
• Existem documentos vencidos?
• As certificações necessárias foram apresentadas?
• Existem pendências?
• O processo pode seguir para avaliação?

Perguntas sugeridas para a avaliação

• Os requisitos técnicos foram avaliados?
• A capacidade de fornecimento foi confirmada?
• A amostra foi recebida?
• A amostra foi aprovada?
• O fornecimento piloto foi concluído?
• A visita técnica foi realizada?
• A avaliação comercial foi concluída?
• A avaliação logística foi concluída?
• O fornecedor está pronto para decisão?

Perguntas sugeridas para a decisão

• Todas as avaliações foram concluídas?
• O fornecedor atende aos requisitos?
• Existem restrições?
• Os produtos autorizados foram definidos?
• A validade foi informada?
• A próxima avaliação foi programada?
• O fornecedor foi homologado?
• O processo pode ser concluído?

O workflow ajuda a evitar que um fornecedor seja liberado sem a conclusão das verificações necessárias.

Para saber mais sobre o workflow, clique aqui.

(Opcional) Tarefas sugeridas

As tarefas representam as atividades necessárias durante a homologação.

• Confirmar os dados do fornecedor: verificar cadastro, contatos e informações iniciais.
• Solicitar documentos: enviar a relação de documentos necessários.
• Analisar a documentação: verificar validade, conteúdo e atendimento aos requisitos.
• Solicitar correções: pedir a atualização de documentos incompletos ou vencidos.
• Avaliar a capacidade de fornecimento: confirmar se o fornecedor consegue atender ao volume esperado.
• Analisar a proposta comercial: verificar preço, pagamento, prazo e garantia.
• Solicitar amostra: orientar o envio do material para avaliação.
• Receber a amostra: registrar a quantidade e a condição do material recebido.
• Realizar testes: avaliar se a amostra atende às especificações.
• Registrar os resultados: documentar medições, pareceres e evidências.
• Programar o fornecimento piloto: organizar a compra inicial controlada.
• Avaliar o fornecimento piloto: verificar qualidade, prazo, documentação e atendimento.
• Agendar visita técnica: definir a data e os participantes.
• Realizar visita ao fornecedor: avaliar estrutura, capacidade e controles.
• Registrar o parecer técnico: documentar a conclusão da área responsável.
• Registrar o parecer da Qualidade: informar o resultado da análise dos requisitos.
• Calcular a pontuação: consolidar as notas atribuídas aos critérios.
• Realizar reunião de decisão: avaliar os resultados e definir a situação do fornecedor.
• Comunicar o resultado: informar a decisão às áreas envolvidas.
• Registrar as restrições: documentar as condições aplicáveis.
• Programar a reavaliação: definir a próxima data de análise.
• Registrar o encerramento: incluir o resumo final e concluir o processo.

Cada tarefa pode apresentar:

• tipo
• nome
• responsável
• data planejada
• horário
• descrição
• etapa relacionada
• situação pendente ou concluída

Para saber mais sobre gestão de tarefas, clique aqui.

Arquivos que podem ser anexados

A aba de arquivos anexos pode centralizar os documentos e as evidências da homologação.

• Formulário cadastral: reúne os dados da empresa e os contatos.
  Exemplo: formulário preenchido pelo fornecedor com informações fiscais e comerciais.
• Documentos cadastrais: comprovam a regularidade e a identificação do fornecedor.
  Exemplo: documentos solicitados conforme os procedimentos internos.
• Certificações: comprovam sistemas, qualificações ou requisitos atendidos.
  Exemplo: certificado de sistema de gestão da qualidade.
• Licenças: demonstram que o fornecedor possui autorizações necessárias.
  Exemplo: licença aplicável à atividade executada.
• Catálogos: apresentam os produtos ou serviços oferecidos.
  Exemplo: catálogo com as características dos materiais disponíveis.
• Especificações técnicas: registram os requisitos do material ou serviço.
  Exemplo: ficha técnica da chapa de aço avaliada.
• Propostas comerciais: apresentam preços, prazos e condições.
  Exemplo: proposta utilizada na avaliação comercial.
• Fotografias: registram instalações, produtos, amostras ou condições observadas.
  Exemplo: fotos realizadas durante uma visita técnica.
• Vídeos: demonstram processos, equipamentos ou testes.
  Exemplo: vídeo enviado pelo fornecedor mostrando a linha de produção.
• Relatório de visita: apresenta as verificações realizadas nas instalações.
  Exemplo: relatório com estrutura, capacidade e pontos de atenção.
• Relatório de avaliação: reúne os critérios analisados e as notas atribuídas.
  Exemplo: formulário de avaliação técnica e comercial.
• Resultados de testes: apresentam as medições e a conclusão da análise da amostra.
  Exemplo: relatório do teste de resistência do material.
• Laudos: registram resultados técnicos ou laboratoriais.
  Exemplo: laudo da composição do material fornecido.
• Pedido piloto: identifica a compra utilizada para avaliar o primeiro fornecimento.
  Exemplo: pedido de uma quantidade reduzida para teste.
• Relatório do fornecimento piloto: apresenta o desempenho da primeira entrega.
  Exemplo: análise do prazo, da qualidade e da documentação recebida.
• Plano de ação: registra os ajustes solicitados ao fornecedor.
  Exemplo: plano para corrigir pendências encontradas durante a avaliação.
• Aprovações: comprovam a decisão das áreas responsáveis.
  Exemplo: parecer final da Qualidade e de Suprimentos.
• Comprovantes das ações realizadas: demonstram que as pendências foram tratadas.
  Exemplo: novo certificado ou relatório de correção enviado pelo fornecedor.

Utilize nomes claros e mantenha os documentos organizados para facilitar futuras reavaliações.

Exemplo prático de homologação de fornecedor

A equipe de Compras identifica um novo fornecedor de chapas de aço para reduzir o risco de desabastecimento.

1. Registro

O processo é criado com as seguintes informações:

• Nome: Homologação — Fornecedor Alfa — Chapas de aço
• Pessoa: Fornecedor Alfa Ltda.
• Categoria: Matéria-prima
• Produto avaliado: Chapa de aço
• Área solicitante: Compras
• Motivo: Desenvolvimento de uma segunda fonte
• Criticidade: Alta
• Equipe: Suprimentos
• Responsável: comprador encarregado
• Prioridade: Alta

A proposta comercial e a ficha técnica são anexadas ao processo.

2. Análise documental

O fornecedor envia:

• formulário cadastral
• documentos solicitados
• ficha técnica
• certificado do material
• certificação da empresa
• referências comerciais

A equipe verifica que os documentos estão válidos e completos.

O processo avança para Avaliação.

3. Avaliação

A área técnica analisa a ficha e confirma que o material possui as características necessárias.

Uma amostra é solicitada e submetida a:

• inspeção visual
• verificação dimensional
• teste de composição
• teste de resistência
• avaliação do acabamento

A amostra é aprovada.

Em seguida, é realizado um fornecimento piloto.

A entrega apresenta:

• quantidade correta
• prazo cumprido
• embalagem adequada
• documentação completa
• material aprovado na inspeção

A avaliação comercial também confirma que as condições são compatíveis.

4. Decisão

As áreas de Compras, Qualidade e Engenharia analisam os resultados.

São registrados:

• Documentação completa?: Sim
• Amostra aprovada?: Sim
• Fornecimento piloto aprovado?: Sim
• Avaliação técnica: Aprovado
• Avaliação da Qualidade: Aprovado
• Avaliação comercial: Aprovado
• Resultado da homologação: Homologado
• Validade da homologação: 12 meses
• Data da próxima avaliação: 12 meses após a aprovação

O fornecedor é autorizado para o fornecimento das chapas avaliadas.

5. Conclusão

O processo é concluído com o seguinte comentário: "O fornecedor foi homologado para o fornecimento de chapas de aço. A documentação está válida, a amostra foi aprovada e o fornecimento piloto atendeu aos requisitos técnicos, de qualidade, prazo e documentação. A homologação será válida por 12 meses".

Veja abaixo uma imagem da criação de um processo:

Como realizar a reavaliação?

A reavaliação pode ser realizada de forma periódica ou quando ocorrer uma situação relevante.

Alguns motivos são:

• vencimento da homologação
• aumento de atrasos
• problemas de qualidade
• devoluções frequentes
• alteração no produto fornecido
• mudança no processo do fornecedor
• mudança de endereço ou unidade
• alteração de certificações
• necessidade de revisar condições comerciais
• ocorrência de uma não conformidade grave

Na reavaliação, consulte o histórico do fornecedor e analise:

• entregas realizadas
• atrasos
• rejeições
• devoluções
• reclamações
• tempo de resposta
• qualidade dos documentos
• cumprimento de planos de ação
• desempenho comercial
• desempenho técnico

Ao final, o resultado pode ser:

• homologação mantida
• homologação mantida com restrições
• suspensão temporária
• necessidade de plano de ação
• fornecedor não homologado

Registre a nova validade e a data da próxima avaliação.

Veja abaixo uma imagem de um processo:

Como acompanhar os processos?

Painel de processos

No Painel de processos, as homologações podem ser visualizadas por etapa.

Cada cartão pode apresentar informações como:

• fornecedor
• produto ou serviço
• categoria
• responsável
• criticidade
• situação da documentação
• necessidade de amostra
• resultado da avaliação
• data programada
• tempo de permanência na etapa

O painel ajuda a identificar:

• novos fornecedores aguardando análise
• documentos pendentes
• amostras aguardando avaliação
• fornecimentos piloto em andamento
• processos aguardando decisão
• homologações atrasadas
• reavaliações próximas do vencimento

Saiba mais sobre painel de processos, clicando aqui.

Veja abaixo uma imagem de um painel de processos:

Pesquisa avançada

A pesquisa avançada pode ser utilizada para localizar processos por:

• etapa
• responsável
• equipe
• fornecedor
• categoria de fornecimento
• produto ou serviço
• tipo de processo
• área solicitante
• criticidade
• documentação completa
• resultado da amostra
• resultado da homologação
• validade
• próxima avaliação
• período

Também é possível definir:

• as colunas apresentadas
• o agrupamento
• a ordenação
• a quantidade de registros por página

Para saber mais sobre documentos e relatórios no CRM, clicando aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela de pesquisas avançadas:

Relatórios recomendados

Homologações em andamento

Apresenta os processos que ainda não foram concluídos.

Colunas sugeridas:

• fornecedor
• produto ou serviço
• etapa
• responsável
• criticidade
• data programada
• prazo previsto

Documentos pendentes

Apresenta os fornecedores que ainda não enviaram todos os documentos necessários.

O relatório pode incluir:

• fornecedor
• documento pendente
• responsável
• prazo
• etapa
• data do último contato

Amostras em avaliação

Apresenta os processos que aguardam recebimento, teste ou conclusão da análise de uma amostra.

Colunas sugeridas:

• fornecedor
• produto
• data de recebimento
• responsável pelo teste
• resultado
• prazo

Fornecedores homologados

Apresenta os fornecedores aprovados e os produtos ou serviços autorizados.

O relatório pode incluir:

• fornecedor
• categoria
• produto autorizado
• data da homologação
• validade
• próxima avaliação
• restrições

Homologados com restrições

Apresenta os fornecedores que possuem condições específicas de utilização.

Exemplos de informações:

• restrição
• produto autorizado
• limite de fornecimento
• inspeção necessária
• prazo do plano de ação
• validade reduzida

Fornecedores não homologados

Apresenta os processos com resultado negativo.

Esse relatório pode ser agrupado pelos motivos de reprovação, como:

• documentação
• qualidade
• capacidade
• prazo
• preço
• risco
• amostra reprovada
• falta de resposta

Homologações próximas do vencimento

Apresenta os fornecedores que precisam ser reavaliados dentro de um período.

Esse relatório ajuda a evitar que fornecedores continuem liberados com avaliações vencidas.

Fornecedores por categoria

Agrupa os fornecedores conforme o tipo de fornecimento.

Exemplos:

• matéria prima
• componentes
• embalagem
• transporte
• manutenção
• serviços técnicos
• materiais indiretos

Avaliações por produto

Apresenta os fornecedores avaliados para cada material, produto ou serviço.

Esse relatório pode ajudar a identificar itens que possuem somente uma fonte homologada.

Desempenho dos fornecedores

Apresenta informações obtidas durante as reavaliações.

Pode incluir:

• pontualidade
• qualidade
• devoluções
• atendimento
• documentação
• pontuação final
• resultado da avaliação

Boas práticas

• Registre a solicitação assim que surgir a necessidade
• Relacione corretamente o fornecedor e o contato
• Informe claramente o produto ou serviço avaliado
• Defina os requisitos antes de iniciar a análise
• Solicite somente os documentos necessários
• Controle a validade dos documentos
• Crie tarefas com responsáveis e prazos
• Registre os pareceres das áreas envolvidas
• Defina critérios objetivos de avaliação
• Utilize os mesmos critérios para fornecedores da mesma categoria
• Registre os resultados das amostras
• Avalie o fornecimento piloto quando necessário
• Documente as visitas técnicas
• Informe claramente as restrições
• Defina quais produtos estão autorizados
• Registre a validade da homologação
• Programe a próxima avaliação
• Não conclua o processo com tarefas importantes em aberto
• Preserve o histórico das decisões
• Reavalie fornecedores com problemas recorrentes
• Relacione não conformidades relevantes
• Utilize relatórios para acompanhar vencimentos
• Comunique a decisão às áreas envolvidas
• Registre um comentário final com o resultado

Um processo bem acompanhado reduz riscos de fornecimento, melhora a rastreabilidade das decisões e ajuda a manter uma base de fornecedores adequada às necessidades da empresa.

#VamosEmFrente