O guia rápido “Projeto de melhoria contínua” está subdividido nas seções:

• O que é um projeto de melhoria contínua?
• Quando criar um projeto de melhoria?
• Como configurar o tipo de processo?
• Campos padrões recomendados
• Campos personalizados sugeridos
• Etapas sugeridas para o processo
• (Opcional) Como utilizar o workflow?
• (Opcional) Tarefas sugeridas
• Arquivos que podem ser anexados
• Exemplo prático de projeto de melhoria contínua
• Como acompanhar os projetos?
• Relatórios recomendados
• Boas práticas
   

O que é um projeto de melhoria contínua?

Um projeto de melhoria contínua é uma iniciativa criada para melhorar um processo, solucionar um problema recorrente ou alcançar um resultado superior ao atual.

A melhoria pode ser simples, como reorganizar o armazenamento de ferramentas, ou mais ampla, como revisar todo o fluxo de uma linha produtiva.

Alguns exemplos são:

• reduzir o tempo de preparação de uma máquina.
• diminuir a perda de matéria prima.
• reduzir erros no preenchimento de documentos.
• melhorar a movimentação de produtos no estoque.
• diminuir o tempo de aprovação de compras.
• reduzir falhas em uma operação.
• padronizar uma inspeção.
• aumentar a capacidade produtiva.
• melhorar o aproveitamento de recursos.
• reduzir o consumo de energia.
• reorganizar um processo administrativo.

O objetivo do processo é garantir que a ideia não fique apenas no campo da sugestão. Ela deve ser analisada, planejada, executada e medida.

Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:

Quando criar um projeto de melhoria?

Um projeto pode ser criado quando a empresa identificar:

• um problema recorrente.
• um desperdício de tempo, material ou recurso.
• um indicador abaixo do esperado.
• uma atividade realizada de formas diferentes.
• um gargalo.
• uma oportunidade de redução de custo.
• um risco operacional.
• uma reclamação frequente.
• uma recomendação de auditoria.
• uma sugestão apresentada por um colaborador.
• uma oportunidade de melhorar a segurança.
• uma possibilidade de aumentar a produtividade.

Antes de criar o processo, procure responder a duas perguntas:

• Qual situação precisa ser melhorada?
• Como será possível confirmar que houve uma melhoria?

Essas respostas ajudam a definir o objetivo e a forma de medição do projeto.

O processo de "Projeto de melhoria contínua" permite registrar uma oportunidade de melhoria, analisar sua viabilidade, organizar as ações necessárias e acompanhar os resultados alcançados.

Esse processo pode ser utilizado por indústrias de diferentes segmentos, independentemente do porte, do produto fabricado ou do nível de maturidade da gestão.

No CRM, cada iniciativa é registrada como um processo. Nele, podem ser centralizados os responsáveis, os prazos, as tarefas, os apontamentos, os comentários, os arquivos e o histórico das decisões tomadas.

O fluxo sugerido é simples e pode ser aplicado em diferentes realidades industriais:

• Registro → Análise e planejamento → Execução → Validação dos resultados → Encerrado

Também pode ser utilizada a etapa "Cancelado" para projetos que não devem ser executados.

Veja abaixo uma imagem da tela de um processo:

Como configurar o tipo de processo?

Para utilizar esse controle, crie um tipo de processo chamado "Projeto de melhoria contínua".

1. Acesse o menu do "CRM".
2. Entre em "Tipos de processo".
3. Crie um novo tipo de processo ou edite um cadastro existente.
4. Configure os campos que devem ser utilizados.
5. Cadastre as etapas do fluxo.
6. Habilite os recursos necessários.
7. Salve o cadastro.

O processo pode utilizar:

• campos padrões
• campos personalizados
• responsáveis e equipes
• tarefas
• apontamentos
• planejamento
• comentários
• arquivos anexos
• workflow
• notificações
• painel de processos
• pesquisas e relatórios

Veja abaixo uma imagem da aba "Geral" na edição do tipo de processo:

Campos padrões recomendados

Nome

Identifica o projeto de forma resumida. O nome deve indicar claramente o que deve ser melhorado.

Exemplos:

• Redução do tempo de preparação da máquina.
• Diminuição do retrabalho na montagem.
• Melhoria da organização do estoque.
• Padronização da inspeção final.
• Redução do consumo de matéria-prima.
• Melhoria do fluxo de aprovação de compras.

Evite nomes muito genéricos, como “Melhoria da produção” ou “Projeto novo”.

Descrição

Apresenta o contexto do projeto.

Registre, sempre que possível:

• qual situação foi identificada.
• onde ela ocorre.
• quais problemas são gerados.
• quem ou quais setores são afetados.
• qual melhoria se pretende alcançar.

Exemplo: O tempo de preparação da máquina apresenta grande variação entre os turnos. Essa diferença provoca atrasos no início da produção e reduz o tempo disponível para fabricar os produtos. O projeto tem como objetivo padronizar a atividade e reduzir o tempo médio de preparação.

Etapa

Indica em qual momento do fluxo o projeto se encontra.

As etapas permitem acompanhar visualmente o andamento do processo e identificar projetos parados ou atrasados.

Equipe

Identifica a equipe principal responsável pelo projeto.

Exemplos:

• Produção
• Qualidade
• Engenharia
• Manutenção
• Logística
• Suprimentos
• Administrativo
• Financeiro
• Tecnologia da Informação
• Melhoria contínua

Mesmo quando várias áreas participarem, é importante definir uma equipe principal para coordenar o processo.

Responsável

Indica o usuário encarregado de acompanhar o projeto.

O responsável deve garantir que:

• as informações estejam atualizadas.
• as tarefas tenham responsáveis.
• os prazos sejam acompanhados.
• as decisões sejam registradas.
• os resultados sejam medidos.
• o processo avance entre as etapas.

O responsável pelo processo não precisa executar todas as atividades. Ele coordena e acompanha o projeto.

Prioridade

Indica o nível de atenção necessário.

A prioridade pode considerar:

• impacto financeiro.
• risco operacional.
• efeito sobre o cliente.
• urgência.
• segurança.
• frequência do problema.
• quantidade de áreas afetadas.
• importância estratégica.

Data programada

Registra o próximo prazo importante do projeto.

Esse campo pode representar:

• prazo para concluir a análise.
• data prevista para iniciar a execução.
• vencimento das principais ações.
• data da validação.
• previsão de encerramento.

A data deve ser atualizada quando o próximo compromisso do projeto mudar.

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos padrões" na edição do tipo de processo:

Campos personalizados sugeridos

• Área relacionada: identifica o setor, processo ou atividade que deve ser melhorado.
• Categoria da melhoria: classifica o projeto, como produtividade, qualidade, custo, segurança, prazo, organização ou processo administrativo.
• Problema ou oportunidade: descreve a situação que motivou o projeto.
• Situação atual: informa como o processo funciona antes da melhoria.
• Objetivo: registra o resultado que se pretende alcançar.
• Indicador relacionado: identifica qual informação deve ser utilizada para medir o resultado.
• Resultado atual: apresenta o valor do indicador antes da execução do projeto.
• Meta: define o resultado esperado.
• Benefício esperado: descreve os ganhos previstos, mesmo quando eles não forem financeiros.
• Custo estimado: registra o investimento previsto para executar a melhoria.
• Prazo previsto: informa a data estimada para concluir o projeto.
• Resultado alcançado: registra o resultado medido após a execução.
• Benefício obtido: descreve os ganhos efetivamente alcançados.
• Lições aprendidas: registra os principais aprendizados obtidos durante o projeto.
• Melhoria padronizada?: indica se o novo método foi incorporado à rotina da empresa.

Também podem ser adicionados campos específicos, como:

• máquina
• equipamento
• produto
• linha de produção
• unidade
• turno
• processo relacionado
• economia estimada
• economia realizada

Veja abaixo uma imagem da aba "Campos personalizados" na edição do tipo de processo:

Etapas sugeridas para o processo

O modelo pode utilizar cinco etapas principais e uma etapa alternativa.

1. Registro

A etapa "Registro" é utilizada para cadastrar a ideia, o problema ou a oportunidade de melhoria.

Nesse momento, devem ser informados os dados iniciais disponíveis.

Exemplos:

• nome do projeto
• descrição
• área relacionada
• categoria
• problema ou oportunidade
• responsável
• equipe
• prioridade
• benefício esperado

Não é necessário conhecer todos os detalhes do projeto nessa etapa. O objetivo é registrar a oportunidade de maneira clara para que ela possa ser analisada.

Perguntas que ajudam no registro:

• O que precisa ser melhorado?
• Onde essa situação ocorre?
• Com que frequência ela acontece?
• Qual problema ela causa?
• Quem é afetado?
• Qual benefício pode ser obtido?

Por exemplo: Uma indústria identifica que os operadores levam tempos muito diferentes para preparar a mesma máquina.

O processo pode ser criado com:

• Nome: Redução do tempo de preparação da máquina
• Área relacionada: Produção
• Categoria: Produtividade
• Problema ou oportunidade: tempo elevado e variável de preparação
• Benefício esperado: aumento do tempo disponível para produção

2. Análise e planejamento

Na etapa "Análise e planejamento", a empresa avalia a oportunidade e define como o projeto deve ser executado.

Essa etapa reúne duas atividades importantes:

• decidir se o projeto é viável.
• organizar as ações necessárias.

O que deve ser analisado?

• importância do problema
• impacto na operação
• benefícios esperados
• esforço necessário
• custo estimado
• riscos
• recursos disponíveis
• prazo
• possibilidade de medir os resultados

O projeto não precisa gerar obrigatoriamente uma economia financeira. Uma melhoria também pode trazer ganhos relacionados a:

• segurança
• qualidade
• organização
• confiabilidade
• prazo
• satisfação do cliente
• redução de riscos

O que deve ser planejado?

Após a aprovação, devem ser definidos:

• objetivo
• indicador
• resultado atual
• meta
• atividades
• responsáveis
• prazos
• recursos necessários
• forma de validação

Cada atividade pode ser criada como uma tarefa dentro do processo.

Por exemplo: para reduzir o tempo de preparação de uma máquina, podem ser criadas tarefas como:

• medir o tempo atual
• observar a preparação
• identificar atividades desnecessárias
• organizar ferramentas
• definir uma nova sequência
• realizar um teste
• treinar os operadores

3. Execução

Na etapa "Execução", os responsáveis realizam as atividades definidas no planejamento.

O processo deve ser atualizado ao longo da execução, e não apenas ao final.

Registre:

• tarefas concluídas
• resultados parciais
• dificuldades encontradas
• alterações realizadas no plano
• decisões tomadas
• documentos produzidos
• evidências da execução

Como acompanhar a execução?

As tarefas podem apresentar:

• tipo
• nome
• responsável
• data planejada
• horário
• descrição
• etapa relacionada
• situação pendente ou concluída

Também podem ser registrados apontamentos para controlar o tempo dedicado ao projeto.

Exemplos de atividades:

• coletar dados
• analisar o processo atual
• realizar uma reunião
• testar uma alteração
• reorganizar o ambiente
• ajustar um equipamento
• alterar um procedimento
• instalar um recurso
• treinar colaboradores
• acompanhar o funcionamento após a mudança

Quando uma atividade depender de outra área, registre essa dependência no processo e defina quem será responsável pelo acompanhamento.

4. Validação dos resultados

Na etapa "Validação dos resultados", a empresa verifica se a melhoria realmente produziu o efeito esperado.

A conclusão das tarefas não significa necessariamente que o projeto foi bem sucedido. É preciso comparar os resultados.

Analise:

• situação anterior
• meta
• resultado alcançado
• benefícios esperados
• benefícios obtidos
• custo previsto
• custo realizado
• possíveis efeitos negativos
• necessidade de novos ajustes

A validação pode ser realizada por meio de:

• comparação de indicadores
• acompanhamento de novos ciclos de produção
• inspeções
• testes
• auditorias
• entrevistas com os usuários
• análise de reclamações
• medição de tempo
• medição de perdas
• análise de custos
• acompanhamento de produtividade

O resultado pode ser classificado como:

• Alcançado: a meta foi atingida.
• Parcialmente alcançado: houve melhoria, mas a meta não foi totalmente atingida.
• Não alcançado: a melhoria não apresentou o resultado esperado.

Quando o resultado não for satisfatório, o processo pode retornar para "Análise e planejamento".

5. Encerrado

O projeto pode ser encerrado quando:

• as ações foram executadas
• os resultados foram medidos
• a meta foi avaliada
• os documentos foram anexados
• não existem tarefas pendentes
• a melhoria foi padronizada, quando necessário

Antes de encerrar, registre um comentário final com:

• problema ou oportunidade inicial
• objetivo
• principais ações realizadas
• resultado alcançado
• benefícios obtidos
• dificuldades encontradas
• lições aprendidas

Uma melhoria considerada eficaz deve ser incorporada à rotina da empresa quando aplicável.

A padronização pode envolver:

• revisão de procedimentos
• atualização de instruções de trabalho
• criação de listas de verificação
• alteração de parâmetros
• treinamento dos colaboradores
• atualização de formulários
• comunicação às áreas envolvidas

Sem a padronização, existe o risco de o processo retornar à forma anterior.

Etapa alternativa: Cancelado

A etapa "Cancelado" pode ser utilizada quando:

• o projeto foi criado por engano.
• existe outro processo para a mesma melhoria.
• a oportunidade deixou de ser relevante.
• o projeto foi considerado inviável.
• o custo é maior do que o benefício.
• não existem recursos disponíveis.
• a direção decidiu não prosseguir.

O motivo do cancelamento deve ser registrado nos comentários ou em um campo próprio.

Um projeto cancelado não deve ser simplesmente excluído quando o histórico da decisão for importante.

Fluxo sugerido

O fluxo principal é:

• Registro → Análise e planejamento → Execução → Validação dos resultados → Encerrado

Também podem ser permitidas as seguintes movimentações:

• Registro → Cancelado: quando o registro estiver duplicado ou for improcedente;
• Análise e planejamento → Cancelado: quando o projeto não for aprovado;
• Execução → Análise e planejamento: quando o plano precisar ser revisto;
• Validação dos resultados → Análise e planejamento: quando a meta não for alcançada;
• Validação dos resultados → Execução: quando forem necessários apenas ajustes na implantação.

Esse fluxo reduz a quantidade de etapas, mas mantém os principais controles necessários.

(Opcional) Como utilizar o workflow?

O workflow pode apresentar perguntas para orientar as decisões e padronizar a movimentação do processo.

Perguntas sugeridas para a etapa de registro

• A oportunidade foi descrita de forma clara?
• A área relacionada foi informada?
• Existe um benefício esperado?
• É possível analisar a melhoria?
• O projeto deve seguir para planejamento?

Conforme as respostas, o sistema pode:

• alterar a etapa
• definir o responsável
• alterar a equipe
• mudar a prioridade
• definir uma data programada
• atualizar um campo personalizado
• apresentar outro questionário

Perguntas sugeridas para análise e planejamento

• O projeto é viável?
• O objetivo foi definido?
• Existe um indicador?
• O resultado atual foi registrado?
• A meta foi definida?
• As tarefas foram criadas?
• Os responsáveis e prazos foram informados?
• O projeto está pronto para execução?

Perguntas sugeridas para a validação

• Todas as tarefas foram concluídas?
• O resultado foi medido?
• A meta foi alcançada?
• A melhoria gerou o benefício esperado?
• Existem ajustes pendentes?
• A melhoria deve ser padronizada?
• O projeto pode ser encerrado?

Quando as respostas indicarem que ainda existem pendências, o processo pode retornar para uma etapa anterior.

Para saber como configurar um workflow, clique aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela workflow:

(Opcional) Tarefas sugeridas

As tarefas devem representar atividades que precisam ser realizadas para que o projeto avance.

• Analisar a oportunidade: avaliar o problema, o impacto e os benefícios esperados.
• Levantar a situação atual: coletar informações sobre o processo antes da melhoria.
• Definir o objetivo: estabelecer claramente o resultado esperado.
• Definir o indicador: escolher como o resultado será medido.
• Registrar o resultado atual: informar a referência inicial utilizada na comparação.
• Definir a meta: estabelecer o resultado que deverá ser alcançado.
• Investigar as causas: identificar por que o problema ou desperdício acontece.
• Criar o plano de ação: definir as atividades, os responsáveis e os prazos.
• Executar um teste: aplicar a melhoria em uma situação controlada.
• Implantar a melhoria: colocar as alterações em funcionamento.
• Treinar os colaboradores: orientar as pessoas envolvidas.
• Atualizar documentos: revisar procedimentos, instruções ou formulários.
• Medir os resultados: comparar os dados antes e depois da implantação.
• Padronizar a melhoria: incorporar a nova forma de trabalho à rotina.
• Registrar as lições aprendidas: documentar os aprendizados do projeto.

Para saber como configurar uma tarefa, clique aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela tarefas no CRM:

(Opcional) Apontamentos sugeridos

Os apontamentos podem ser utilizados para registrar o tempo dedicado às atividades.

Exemplos:

• análise da oportunidade
• levantamento de dados
• reunião de planejamento
• análise de causas
• elaboração do plano de ação
• execução de testes
• implantação
• treinamento
• medição dos resultados
• validação
• padronização

Cada apontamento pode apresentar:

• evento
• responsável
• colaborador
• etapa
• data e hora de início
• data e hora de fim
• duração
• percentual de conclusão
• comentários

Os apontamentos ajudam a compreender quanto tempo foi investido no projeto e quais etapas exigiram mais esforço.

Para saber como configurar um apontamento, clique aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela apontamentos no CRM:

Arquivos que podem ser anexados

Os arquivos anexos podem ser utilizados para armazenar as evidências do projeto.

Exemplos:

• Fotografias: registram visualmente a situação antes, durante ou depois da melhoria. Por exemplo: fotos da organização do posto de trabalho antes e após a implantação do novo padrão. 
• Vídeos: demonstram o funcionamento de um processo, equipamento ou atividade. Por exemplo: vídeo mostrando a execução do procedimento antigo e da nova forma de trabalho. 
• Planilhas: organizam dados, medições, custos, prazos ou resultados do projeto. Por exemplo: planilha com os tempos de preparação da máquina antes e depois da melhoria. 
• Gráficos: facilitam a comparação dos indicadores e a visualização da evolução dos resultados. Por exemplo: gráfico mensal com a redução do índice de retrabalho. 
• Fluxogramas: representam visualmente as etapas, decisões e responsáveis de um processo. Por exemplo: fluxograma comparando o processo atual com o novo fluxo proposto. 
• Relatórios: apresentam análises, conclusões e resultados obtidos ao longo do projeto. Por exemplo: relatório de validação com os dados coletados e a comparação com a meta definida. 
• Procedimentos: documentam as regras gerais e as responsabilidades relacionadas ao processo.
  Por exemplo: procedimento atualizado de inspeção e liberação dos produtos. 
• Instruções de trabalho: descrevem detalhadamente como uma atividade deve ser executada. Por exemplo: instrução com a nova sequência de preparação e regulagem de uma máquina. 
• Desenhos: apresentam informações técnicas, medidas, layouts ou alterações planejadas. Por exemplo: desenho do novo posicionamento das máquinas no setor produtivo. 
• Orçamentos: registram os custos previstos para materiais, equipamentos ou serviços necessários.
  Por exemplo: orçamento para aquisição de um dispositivo que reduzirá o tempo da operação. 
• Propostas de fornecedores: apresentam soluções comerciais ou técnicas oferecidas por empresas externas. Por exemplo: proposta para instalação de um sistema de monitoramento do consumo de energia. 
• Resultados de testes: comprovam o desempenho da solução antes da implantação definitiva.
  Por exemplo: registro dos tempos e das falhas identificadas durante o teste de um novo método. 
• Registros de treinamento: comprovam que os colaboradores foram orientados sobre as mudanças realizadas. Por exemplo: lista de presença e conteúdo do treinamento sobre o novo procedimento.
• Apresentações: ajudam a comunicar o projeto, os resultados e as decisões às áreas envolvidas. Por exemplo: apresentação com o problema inicial, as ações realizadas e os benefícios obtidos. 
• Documentos revisados: registram as versões atualizadas de documentos afetados pela melhoria.
  Por exemplo: formulário de inspeção revisado após a inclusão de um novo ponto de controle.
•  Comprovantes das ações realizadas: demonstram que as atividades planejadas foram executadas.
  Por exemplo: ordem de serviço concluída, nota fiscal de aquisição, registro de manutenção ou confirmação de instalação.

Utilize nomes claros para os arquivos.

Exemplos:

• Levantamento da situação atual
• Resultado do teste
• Procedimento revisado
• Registro de treinamento
• Relatório de validação

Veja abaixo uma imagem da aba "Arquivos anexos" na criação de um processo:

Exemplo prático de projeto de melhoria contínua

Uma indústria identifica que o tempo de preparação de uma máquina é elevado e varia muito entre os operadores.

1. Registro

O processo é criado com as seguintes informações:

• Nome: Redução do tempo de preparação da máquina
• Área relacionada: Produção
• Categoria: Produtividade
• Problema ou oportunidade: tempo elevado e variável de preparação
• Equipe: Produção
• Responsável: supervisor de produção
• Prioridade: Alta
• Benefício esperado: aumento do tempo disponível para produzir

A descrição informa que a preparação demora, em média, 90 minutos e que existem diferenças entre os turnos.

Veja abaixo uma imagem da tela de criação de um processo:

2. Análise e planejamento

A equipe verifica que:

• a máquina é utilizada frequentemente.
• a preparação interfere diretamente no tempo produtivo.
• existem atividades realizadas com a máquina parada que poderiam ser antecipadas.
• as ferramentas não ficam organizadas.
• os operadores utilizam sequências diferentes.
• a melhoria exige pouco investimento.

O projeto é aprovado.

São definidos:

• Indicador: tempo médio de preparação;
• Resultado atual: 90 minutos;
• Meta: 60 minutos;
• Prazo previsto: 30 dias.

Também são criadas tarefas para:

• medir as etapas da preparação;
• observar diferentes operadores;
• organizar as ferramentas;
• separar atividades internas e externas;
• criar uma sequência padrão;
• testar a nova sequência;
• treinar os operadores.

Veja abaixo uma imagem de um processo na etapa "Análise e planejamento":

3. Execução

Durante a execução, a equipe:

• registra o tempo de cada atividade.
• identifica movimentos desnecessários.
• organiza ferramentas e materiais.
• prepara componentes antes da parada.
• define uma sequência única.
• realiza testes.
• ajusta o novo método.
• treina os operadores.

Os responsáveis concluem as tarefas e anexam:

• fotos.
• planilha de tempos.
• nova sequência.
• registro do treinamento.
• resultados dos testes.

Veja abaixo uma imagem do processo na etapa "Execução":

4. Validação dos resultados

A equipe acompanha as preparações realizadas após a implantação.

O tempo médio passa de 90 para 55 minutos.

São registrados:

• Resultado atual anterior: 90 minutos;
• Meta: 60 minutos;
• Resultado alcançado: 55 minutos;
• Benefício obtido: redução de 35 minutos por preparação;
• Meta alcançada: Sim.

Também é verificado que a variação entre os operadores foi reduzida.

5. Encerramento

O projeto é encerrado após:

• conclusão das tarefas.
• medição dos resultados.
• confirmação do alcance da meta.
• treinamento dos operadores.
• atualização da instrução de trabalho.
• anexação das evidências.

No comentário final, é registrado que a nova sequência foi incorporada à rotina da produção.

Veja abaixo uma imagem do processo na etapa "Encerrado";

Como acompanhar os projetos?

Painel de processos

No "Painel de processos", os projetos podem ser visualizados por etapa.

Cada cartão pode apresentar informações como:

• nome
• responsável
• equipe
• área relacionada
• categoria
• prioridade
• meta
• data programada
• tempo de permanência na etapa

O painel ajuda a identificar:

• projetos aguardando análise
• projetos em planejamento
• atividades em execução
• validações pendentes
• processos atrasados
• projetos que permaneceram muito tempo na mesma etapa

Para saber mais sobre a tela painel de processos, clique aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela de painel de processos:

Pesquisa avançada

A pesquisa avançada pode ser utilizada para localizar projetos por:

• etapa
• responsável
• equipe
• área
• categoria
• prioridade
• data de criação
• data programada
• meta alcançada
• situação
• período

Também é possível escolher:

• quais colunas serão exibidas
• a ordenação
• o agrupamento
• a quantidade de registros por página

Para saber mais sobre a pesquisa avançada de processos, clique aqui.

Veja abaixo uma imagem da tela "Pesquisa avançada de processos":

Relatórios recomendados

Projetos abertos

Apresenta todos os projetos que ainda não foram encerrados ou cancelados.

Colunas sugeridas:

• código
• nome
• etapa
• área
• categoria
• prioridade
• responsável
• data programada

Projetos por etapa

Agrupa os projetos conforme o momento do fluxo.

Esse relatório ajuda a identificar onde existe maior concentração de iniciativas.

Projetos em atraso

Apresenta os processos cuja data programada já foi ultrapassada.

Pode ser agrupado por:

• responsável
• equipe
• área
• etapa

Projetos por área

Apresenta quantos projetos estão relacionados a cada setor.

Exemplos:

• Produção
• Qualidade
• Manutenção
• Logística
• Administrativo

Projetos por categoria

Permite analisar quais tipos de melhoria são mais frequentes.

Exemplos:

• produtividade
• qualidade
• custo
• segurança
• prazo
• organização

Metas alcançadas

Apresenta os projetos encerrados e o resultado registrado na validação.

Esse relatório pode incluir:

• resultado inicial
• meta
• resultado alcançado
• benefício obtido
• melhoria padronizada

Projetos por responsável

Mostra quantos projetos cada usuário acompanha e em quais etapas eles se encontram.

Esse relatório ajuda a identificar concentração de atividades e projetos parados.

Outros indicadores recomendados

Segue abaixo, outros indicadores recomendados:

• quantidade de processos abertos
• quantidade de processos encerrados
• Processos em atraso
• Processospor etapa
• Processospor área
• Processospor categoria
• Processospor responsável
• tempo médio de conclusão
• percentual de metas alcançadas
• quantidade de melhorias padronizadas
• Processoscancelados
• benefícios obtidos
• economia estimada
• economia realizada
• redução de tempo
• redução de desperdício
• redução de falhas

A confiabilidade dos indicadores depende do preenchimento padronizado dos campos e da atualização regular dos processos.

Boas práticas

• Registre claramente o problema ou a oportunidade.
• Utilize nomes fáceis de identificar.
• Defina um objetivo específico.
• Escolha um indicador que possa ser medido.
• Registre a situação atual antes da melhoria.
• Defina uma meta clara.
• Crie tarefas com responsáveis e prazos.
• Evite iniciar muitos projetos ao mesmo tempo sem capacidade de execução.
• Atualize a etapa conforme o andamento real.
• Registre as decisões importantes nos comentários.
• Anexe evidências.
• Meça os resultados após a implantação.
• Não encerre o projeto apenas porque as tarefas foram concluídas.
• Padronize as melhorias eficazes.
• Registre as lições aprendidas.
• Acompanhe projetos atrasados por meio de relatórios.
• Compartilhe os resultados com as áreas envolvidas.

Um processo simples facilita o uso por diferentes setores e segmentos. O detalhamento deve ficar nos campos, nas tarefas, nos comentários e nas evidências, mantendo o fluxo fácil de entender e acompanhar.

#VamosEmFrente